أنت لست وحدك: نحن جميعًا أكثر انشغالًا مما كنا عليه في السابق. إن القيام بأي مهمة بطريقة فعالة من حيث الوقت يبدو مستحيلًا هذه الأيام.

سواء كنت أم عاملة ، أو طالبة جامعية ، أو صاحب مشروع صغير ، فإن إدارة وقتك يمكن أن يكون أمرًا صعبًا. بين الفصول الدراسية والاجتماعات ومواعيد الطبيب وأحداث ما بعد المدرسة للأطفال ، كيف يجد أي شخص وقتًا لممارسة الرياضة أو المتعة ، لا سمح الله؟

نحصل جميعًا على 24 ساعة في اليوم. إذن كيف يبدو أن بعض الأشخاص ينجزون مهامهم بسهولة بينما يتعثر البقية منا؟ لقد تعلموا كيف يتسمون بالكفاءة والفعالية من حيث الوقت.

جدول المحتويات

1. ماذا يعني توفير الوقت؟
2. فعال مقابل فعال
3. 6 طرق لتحقيق كفاءة الوقت
4. الحد الأدنى
5. المزيد عن إدارة الوقت

ماذا يعني توفير الوقت؟

تعرف Merriam-Webster الكفاءة بأنها ، قادرة على تحقيق النتائج المرجوة مع القليل من الهدر أو بدون إهدار (حسب الوقت أو المادة).^[1]ولكن ماذا يعني أن تكون فعالًا في كيفية قضاء أيامك؟

أن تكون موفرًا للوقت يعني التفاوض على ظروف كل يوم مع ضمان أن لديك وقتًا كافيًا للأمور غير القابلة للتفاوض مثل النوم والرعاية الذاتية. لا تعني الكفاءة دائمًا الجلوس على مكتب في الصباح ، وتقليل قائمة المهام ، ومغادرة المكتب بحلول الساعة 5 مساءً. تعني الكفاءة بذل قصارى جهدك ، على الرغم من العوامل الداخلية والخارجية ، مما يترك متسعًا من الوقت للاعتناء بنفسك.

أبدأ أيام عملي بكتابة مخرجاتي. ومع ذلك ، فأنا حتمي في اجتماع غير متوقع أو مكالمة مستثمر. نعم ، يمكنني أن أبقى مستيقظًا طوال الليل لأقوم بالعمل لتحقيق المواعيد النهائية - ولكن إذا فعلت ذلك ، فسأكون متعبًا جدًا في اليوم التالي لإنجاز أي شيء. هذا فعال وليس كفؤ.

لكي أكون فعالاً ، قد أقسم العمل مع زميل ، أو أكمل نصف المهمة وأطلب تمديدًا.

عندما تتلاعب بين العمل والأبوة والحياة الاجتماعية ، عليك تحسين أيامك باستمرار وتحميل نفسك المسؤولية. لكن ، بالطبع ، لا يزال عليك أن تكون فعالًا أيضًا.دعاية

فعال مقابل فعال

ببساطة، أن تكون فعالاً يعني تحقيق نتيجة محددة ؛ أن تكون فعالاً يعني تحقيق تلك النتيجة دون إضاعة الوقت أو الجهد . من الناحية النظرية ، يجب أن تكون فعالاً من حيث الوقت حتى تكون فعالاً ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا.

انظر إلى الأمر بهذه الطريقة: لديك مهمة يجب أن تستغرق ساعة لإكمالها. ولكن بين عوامل التشتيت مثل الإنترنت والمحادثات المكتبية ، تنتهي هذه المهمة بأربع ساعات. لقد أنجزت هدفك النهائي ، لذا كنت فعالاً ، لكنك لم تكن فعالاً لأنه استغرق وقتًا أطول بكثير مما ينبغي.

إذا كانت لديك وظيفة تغطي رأسك وطعامك على طاولتك ، فهذا يعني أنك فعال بما يكفي في العمل للحصول على راتب شهري. ومع ذلك ، ربما لا يعكس شيك راتبك مقدار الوقت الذي تقضيه على الشبكات الاجتماعية في كل فترة دفع.

الاستثناء هو رواد الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة. لكسب المزيد من المال ، يحتاج الأشخاص الذين يمتلكون شركة إلى أن يكونوا فعالين وفعالين.

6 طرق لتحقيق كفاءة الوقت

الفعالية هي نتيجة ثانوية للكفاءة. على الرغم من أنه من الآمن القول إن معظم رواد الأعمال يتسمون بالكفاءة ، إلا أنها مهارة تتطلب الممارسة.

حتى إذا كنت لا تحاول إدارة عمل تجاري مربح ، فلا يزال بإمكانك الاستفادة من إدارة الطريقة التي يعمل بها قادة الأعمال الناجحون.

1. تحديد أهداف قابلة للقياس

على الرغم من أن كل رائد أعمال لديه طريقته الخاصة ، إلا أن خبراء الإنتاجية يقترحون الإعداد الأهداف الذكية . تعمل الأهداف المحددة والقابلة للقياس والقابلة للتحقيق والواقعية والمعتمدة على الوقت على تعزيز الكفاءة والفعالية - ليس فقط يمكن تحقيقها بشكل واقعي ، ولكن يمكن التحقق من التقدم نحوها كميًا^[2].

يمكنك معرفة المزيد حول أهداف SMART من خلال الفيديو التالي:دعاية

لنفترض أنك تريد تحقيق 100000 دولار كل ربع سنة. يمكنك تحديد معالم أسبوعية بقيمة 8000 دولار ، مما يجعل الهدف أكثر قابلية للإدارة ويمنحك وسادة في حالة تقصرك لمدة أسبوع واحد.

يساعدك تحديد الأهداف على أن تكون فعالاً من حيث الوقت لأنه يركز طاقتك على ما تريد. وهذا بدوره يحسن قدرتك على تحقيق تلك الأهداف.

2. التواصل وفقًا لشروطك

سواء كان الأمر يتعلق بتخطيط الوجبات أو تطوير المنتجات ، فإن معظم المشاريع تتطلب فريقًا. ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يتعين عليك تحديث بريدك الإلكتروني كل خمس دقائق للحصول على التحديثات. يضيع المهنيون العاملون ما معدله 21 دقيقة يوميًا في المبالغة في التحقق من بريدهم الوارد^[3]. على مدار أربعة أسابيع عمل ، أي ما يقرب من 7 ساعات في الشهر يمكنك استرداد الأموال.

رجال الأعمال ، على وجه الخصوص ، بحاجة إلى توخي الحذر مع البريد الإلكتروني. قد تستحق رسائل المستثمر استجابة سريعة ، على سبيل المثال. هل يهم حقًا مدى سرعة قراءة البريد الإلكتروني الخاص بالترحيب بالموظف الذي تم نسخك عليه؟

إذا احتاج الموظف إلى شيء ما على الفور ، فاطلب منه الاتصال بك أو توقف عند مكتبك. حدد وقتًا وخصص ساعة أو ساعتين في الأسبوع تمشيط بريدك الوارد بالكامل لضمان عدم تفويت شيء مهم.

3. الافتراضي للثقة

حتى إذا كنت لا تعمل مع فريق ، فإنك لا تزال تعتمد على الآخرين. عندما أضفت أنا وزوجتي غرفة غسيل في الطابق العلوي من منزلنا ، كان علي أن أثق في المقاولين للقيام بوظائفهم. كان علي أن أثق بزوجتي للإجابة على كل هؤلاء أين تريدها؟ الأسئلة التي ظهرت لا محالة.

إذا لم أكن قد تخلفت عن الثقة ، كنت سأبطئ المشروع وربما حتى ألغيته تمامًا.

تعلم أن تثق بالآخرين بنفس الطريقة التي تثق بها مع شريكك الرومانسي. كن واضحا بشأن نواياك. تأكد من أن أفعالك تتطابق مع كلماتك ، وافترض أن الآخرين يفعلون ذلك أيضًا.دعاية

كن صادقا في طريقة تواصلك. الأهم من ذلك ، تقبل أن الآخرين هم أفراد فريدون. لا يعمل كل شخص أو يتواصل بنفس الطريقة ، ولا بأس بذلك.

4. خذ فترات راحة منتظمة

كلما زاد الوقت الذي تقضيه في مشروع ، زادت سرعة إنجازه ، أليس كذلك؟ ليس بالضرورة.

تشير الأبحاث إلى أن العمال الأكثر إنتاجية وفعالية من حيث الوقت يأخذون في الواقع معظم فترات الراحة. أظهرت دراسة أجرتها مجموعة Draugiem أن إيقاع العمل المثالي هو في الواقع 52 دقيقة تليها استراحة لمدة 17 دقيقة^[4]. على الرغم من أن الدراسة لم تبحث في أنواع أخرى من العمل ، إلا أنه رهان عادل حيث تعمل الفواصل على تعزيز الكفاءة في جميع المجالات.

اضبط مؤقتًا لتذكيرك بأخذ قسط من الراحة كل ساعة. إذا كانت الفواصل الزمنية الأقصر أكثر ملاءمة لمهمتك ، فجرّب تقنية الطماطم . اعمل لمدة 25 دقيقة ، ثم افعل شيئًا آخر لمدة الخمس التالية^[5]. لن تنجز المزيد من الأعمال فحسب ، بل ستكون أقل توتراً عند الإقلاع.

5. استخدام الموارد الخاصة بك

منذ وقت ليس ببعيد ، اضطررت إلى قطع بعض الأشجار في باحتي لحماية منزلي. كان بإمكاني سحب المنشار المقوس وقضيت الساعة التالية أشق طريقي ببطء عبر الجذع ، لكنني لم أفعل ذلك ، لأنني كان لدي منشار الجنزير جالسًا في المرآب. بمجرد تشغيله ، استغرق العمل على الشجرة حوالي عشر دقائق ، مما يترك لي وقتًا إضافيًا لأداء مهام أخرى.

اتبع نفس النهج في العمل. إذا كنت بحاجة إلى نقل المعلومات بين نوافذ متصفح متعددة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فيمكنك النقر باستمرار ذهابًا وإيابًا بين علامات تبويب متعددة. أو يمكنك توصيل الشاشة الاحتياطية الموجودة في المخزن ، مما يساعدك على العمل بشكل أسرع وارتكاب أخطاء أقل.

6. اعرف متى تقول لا

المشاريع الصغيرة لديها عادة سيئة في التحول إلى مشاريع أكبر. إذا كان كل ما عليك فعله هو جز حديقتك ، فالتزم بذلك. لا تخبر نفسك (أو تدع أي شخص آخر يخبرك) أنه عليك أيضًا تقليم الأدغال وإزالة الأعشاب الضارة.

افعل ما تريد وامض قدمًا. هذا فعال بالإضافة إلى توفير الوقت.دعاية

ماذا لو كان مشروع عمل؟ قد لا تتمكن من قول لا مباشرة لرئيسك في العمل ، ولكن يمكنك اقتراح البدائل. إذا كنت قلقًا من أن المهمة مضيعة للوقت ، فتخلص من فكرة مختلفة.

إذا لم يكن لديك حقًا وقت في التقويم ، فاطلب منه / منها مساعدتك في تحديد أولويات قائمة مشروعاتك. افعلها بشكل صحيح ، وقد يشكرك رئيسك على توفير وقت الشركة.

يعد الفهم الكامل لإدارة الوقت أمرًا أساسيًا لمعرفة متى يجب أن تقول لا ومتى يمكن أن يكون هناك شيء منطقي لاستثمار الوقت.

تعرف على المزيد حول فن قول لا مع هذه المقالة.

الحد الأدنى

التخطيط هو المفتاح. سواء كنت رائد أعمال مثلي أو والدًا مقيمًا في المنزل ، فلديك وظيفة لتقوم بها. قد يختلف العمل في حد ذاته ، لكن لا تختلف قيمة العمل بكفاءة وفعالية. إذا كنت تريد أن تنجح - ولديك متسع من الوقت لنفسك - فكر قبل أن تقضي يومك بعيدًا.

العمل بحكمة أفضل من العمل الجاد. تعلم الثقة بالآخرين أكثر أهمية من النتيجة التي تبدو تمامًا مثل ما يدور في ذهنك. قد تختلف الكفاءة والفعالية ، لكن كلاهما يتلخص في شيئين: وجود خطة والتركيز حسب الحاجة.

المزيد عن إدارة الوقت

• 20 نصيحة سريعة لإدارة الوقت لزيادة إنتاجيتك بشكل فائق
• 10 طرق عملية لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت
• كيف تكون منتجًا في العمل: 9 قواعد أساسية

رصيد الصورة المميز: أليكس بريسا عبر unplash.com

المرجعي