لدينا جميعًا تلك الأيام التي يبدو فيها إكمال المهام الموكلة إلينا بعيد المنال. مع إغراء وسائل التواصل الاجتماعي وألعاب الجوال والإنترنت بشكل عام - ناهيك عن الصخب المستمر للأشخاص في المكتب - من السهل الوقوع فريسة للاضطرابات والمشتتات في العمل.

إذا ماذا يمكننا أن نفعل بشأنه؟ كيف تكون منتجا في العمل؟

على الرغم من أننا لا نمتلك نظامًا مضمونًا يمكنه القضاء تمامًا على الاضطرابات وعمليات التحويل ، إلا أن لدينا 9 قواعد أساسية يمكن تطبيقها للمساعدة في زيادة مستويات الإنتاجية لديك.

استمر في القراءة لمعرفة نصائحنا حول إنتاجية العمل.

جدول المحتويات

1. ماذا يعني أن تكون منتجًا؟
2. 9 قواعد أساسية حول كيفية أن تكون منتجًا في العمل
3. الخط السفلي
4. المزيد من نصائح الإنتاجية

ماذا يعني أن تكون منتجًا؟

كيف تكون منتجا في العمل؟ هو السؤال القديم الذي يعاني منه الموظفون وأصحاب العمل على حد سواء في جميع أنحاء العالم. بغض النظر عن مكان عملك وما تفعله ، يبحث الجميع دائمًا عن طرق جديدة ليكونوا أكثر كفاءة وفعالية.

لكن ما الذي يستلزمه كونك منتجًا في الواقع؟

لا يعني إكمال المزيد من المهام في قائمتك أو العمل لساعات أطول بالضرورة أنك أكثر إنتاجية. هذا يعني فقط أنك مشغول أكثر ، ويجب عدم الخلط بين الإنتاجية والانشغال.

تعني الإنتاجية تحقيق نتائج فعالة في أقصر فترة زمنية ممكنة ، مما يتيح لك المزيد من الوقت للاستمتاع بحرية.

إنها تنطوي على العمل بذكاء وليس بجهد أكبر. إنه يعني تحسين العمليات ، وتسريع سير العمل ، وتقليل فرص الانقطاعات.

يتم تحقيق الإنتاجية بشكل أفضل عند النظر إلى طريقتك الحالية في العمل ، وتحديد الاختناقات والعيوب والعقبات ، ثم إيجاد طرق للتحسين.

9 قواعد أساسية حول كيفية أن تكون منتجًا في العمل

1. تجنب تعدد المهام

يمكن أن يعطي تعدد المهام انطباعًا بأنه يمكن إنجاز المزيد من المهام أثناء قيامك بأشياء متعددة في وقت واحد. ومع ذلك، فإن العكس هو الصحيح.دعاية

أظهرت الأبحاث أن محاولة القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت تؤثر سلبًا على الإنتاجية وأن الانتقال بين المهام يمكن أن يكلف ما يصل إلى 40 بالمائة من وقت الشخص.^[1]هذا بسبب إعاقة تركيزك وتركيزك باستمرار بسبب الاضطرار إلى التبديل بين المهام.

إذا كان لديك الكثير من المهام على طبقك ، تحديد أولوياتك وخصص وقتًا كافيًا لكل مهمة. بهذه الطريقة يمكنك العمل على ما هو عاجل أولاً ولديك وقت كافٍ لإكمال بقية مهامك.

2. قم بإيقاف تشغيل الإخطارات

وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة غالوب ، يعترف أكثر من 50 في المائة من مالكي الهواتف الذكية في الولايات المتحدة بفحص هواتفهم بضع مرات في الساعة.^[اثنين]

يعد إيقاف تشغيل هاتفك - أو على الأقل إشعاراتك - أثناء ساعات العمل طريقة جيدة لمنعك من فحص هاتفك طوال الوقت.

الأمر نفسه ينطبق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كان لديك امتياز الوصول إلى الوسائط الاجتماعية على سطح مكتب العمل ، فقم بإيقاف تشغيل الإشعارات الموجودة هناك.

نصيحة جيدة أخرى هي تسجيل الخروج من حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك. لذلك عندما تشعر بالحاجة إلى التحقق من ذلك ، فقد تتأثر لأن صفحتك لا يمكن الوصول إليها بسهولة.

3. إدارة الانقطاعات

هناك بعض الاضطرابات في المكتب التي لا يمكن تجنبها مثل أن يطلب مديرك اجتماعًا سريعًا أو يطلب زميلك المساعدة. من أجل التعامل مع هذا ، فإن أفضل نهج لك هو معرفة كيفية التعامل مع الانقطاعات مثل المحترفين.

كن استباقيًا وأخبر الأشخاص من حولك بحاجتك إلى التركيز. قم بتشغيل حالتك على أنها مشغولة / غير متاحة على تطبيق الدردشة الخاص بالعمل.

إذا كنت على موعد نهائي ، فأخبر زملائك أنك بحاجة إلى التركيز وستقدر حقًا عدم مقاطعتك في الوقت الحالي ، أو حتى العمل من المنزل إذا كان هذا خيارًا ممكنًا بالنسبة لك.

من خلال توقع ووضع خطة لإدارتها ، سيؤدي ذلك إلى تقليل فرصك في التأثر بالمقاطعات.

4. أكل الضفدع

قال مارك توين ذات مرة ما يلي:دعاية

إذا كانت وظيفتك أن تأكل الضفدع ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعتين ، فمن الأفضل أن تأكل الأكبر أولاً.

ما يعنيه هذا بشكل أساسي هو أنه يجب عليك إنجاز المهمة الأكبر والأكثر إلحاحًا من الطريق أولاً.

لدينا جميعًا تلك المهمة الكبيرة والمهمة التي لا نريد القيام بها ولكننا نعلم أنه يتعين علينا القيام بها لأنها تحمل أكبر عواقب إذا لم نكملها.

أكل الضفدع هي تقنية إنتاجية تشجعك على القيام بالمهمة الأكثر أهمية وغير المرغوب فيها أولاً. سيمنحك إكمال هذه المهمة المحددة قبل أي شيء آخر إحساسًا كبيرًا بالإنجاز. سوف يضبط الكرة تتدحرج لبقية اليوم ويحفزك على إكمال مهامك الأخرى بفارغ الصبر.

5. قلل من الاجتماعات

يمكن أن تستغرق الاجتماعات الكثير من الوقت ، وهو الوقت الذي يمكن استخدامه للقيام بشيء مفيد.

عليك أن تنتظر وصول الجميع ، وبعد أن تنتهي المجاملات ، يمكنك أخيرًا أن تتورط فيها. وأحيانًا ، قد يستغرق حل مشكلة واحدة ساعة كاملة.

البديل؟ لا ترتب لقاء على الإطلاق. ستندهش من عدد الأشياء التي يمكن حلها من خلال رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية سريعة.

لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك إلغاء الاجتماعات تمامًا. هناك ظروف معينة حيث المناقشات والمفاوضات وجها لوجه لا تزال ضرورية. فقط تأكد من موازنة الخيارات مسبقًا.

إذا كانت مجرد مشاركة المعلومات ، فمن الأفضل لك إرسال بريد إلكتروني ؛ ولكن إذا كان العصف الذهني أو المناقشة المتعمقة مطلوبًا ، فسيكون الاجتماع شخصيًا هو الأفضل.

6. استخدام الأدوات

يعد امتلاك الأدوات المناسبة للعمل أمرًا بالغ الأهمية لأنك لا تقل جودة عن الموارد المتاحة لك. لن تكون قادرًا على إكمال المهام بأكبر قدر ممكن من الكفاءة فحسب ، بل يمكنك أيضًا تبسيط العمليات. العمليات المذكورة ضرورية للأعمال التجارية لأنها تدير المهام ، وتبقي الموظفين على اتصال ، وتحتفظ ببيانات مهمة.

إذا كنت مديرًا أو صاحب عمل ، فتأكد من أن فريقك لديه الأدوات المناسبة.دعاية

وإذا كنت موظفًا وتعتقد أن الأدوات التي يتعين عليك العمل بها حاليًا ليست على قدم المساواة ، فأخبر مديرك. يتفهم قائد الفريق الجيد أهمية امتلاك الأدوات المناسبة وكيف يمكن أن تؤثر على إنتاجية الموظف.

بعض الأمثلة على الأدوات التي يمكن استخدامها:

الاتصالات

• تثاقل للدردشة الجماعية والتعاون.
• نفس الصفحة لبرنامج مؤتمرات الفيديو.
• زينديسك لمشاركة خدمة العملاء.

ادارة المهام

• زينكيت لتعاون المهمة والمشروع.
• Wunderlist لسرد المهام الخاصة بك.
• ويكان لخيار مفتوح المصدر.

إدارة قاعدة البيانات

• Zoho Creator للحصول على قاعدة بيانات مجانية على الإنترنت.
• نينوكس لمجموعة متنوعة من القوالب.
• QuintaDB لمنشئ نماذج الويب وإدارة علاقات العملاء.

تتبع الوقت

• كلوكيفي لتعقب مجاني.
• متري لعمليات تكامل مساحة العمل.
• تايم كامب لمراقبة الحضور والإنتاجية.

يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على هذه أفضل 10 أدوات إنتاجية لمساعدتك على تحقيق 10 أضعاف في وقت أقل .

7. Declutter وتنظيم

يمكن أن يحد وجود مساحة عمل غير منظمة وفوضوية من قدرتك على التركيز. وفقًا للباحثين ، يمكن أن تؤثر الفوضى الجسدية سلبًا على قدرتك على التركيز واستيعاب المعلومات.^[3]وهذا هو سبب أهمية الحفاظ على بيئة العمل جيدة التنظيم وخالية من الفوضى.

تأكد من أن لديك نظام التنظيم الخاص بك حتى تعرف ما يجب القيام به عندما تبدأ الأعمال الورقية في التراكم.

سيضمن لك التنظيم أيضًا أنك تعرف مكان العثور على القرطاسية أو الأدوات أو المستندات المناسبة عندما تحتاج إليها. كشفت دراسة أمريكية أن العامل العادي يمكن أن يضيع أسبوعًا واحدًا في السنة في البحث عن أشياء في غير محلها.^[4]

إليك دليل مفيد لمساعدتك على التخلص من الفوضى والتنظيم: كيفية التخلص من الفوضى في حياتك وتقليل التوتر (الدليل النهائي)

8. خذ فترات راحة

أخذ فترات راحة منتظمة أمر ضروري للحفاظ على الإنتاجية في العمل. يمكن أن يؤدي العمل أمام الكمبيوتر إلى نمط حياة خامل مما قد يعرضك لخطر أكبر للإصابة بأمراض القلب والسكري والسمنة. يمكن أن يؤدي حتى خط صغير مدته 30 ثانية إلى زيادة مستويات الإنتاجية بنسبة تصل إلى 30 بالمائة.

بالإضافة إلى صحتك الجسدية ، تعتبر فترات الراحة أيضًا ضرورية لصحتك العقلية والعاطفية. ذلك لأن دماغك يشبه العضلة ، فكلما كان يعمل دون انقطاع ، أصبح من الأسهل أن يتآكل.

التأكد من حصولك على فترات راحة فعلية يمكن أن يمنعك من المعاناة من إجهاد اتخاذ القرار. يمكن أن يساعد أيضًا في تعزيز الإبداع.

ألقِ نظرة على هذه المقالة وتعرف على سبب وجوب البدء في جدولة وقت فترات الراحة: أهمية جدولة وقت التوقفدعاية

9. اشرب الماء

على الرغم من أننا نعلم أنه يجب علينا ذلك ، فمن السهل أن ننسى شرب كمية كافية من الماء خلال يوم العمل.

يلجأ الكثير منا إلى الشاي أو القهوة للحصول على جرعة الكافيين لإبقائنا مستمرين. ومع ذلك ، مثل أخذ فترات راحة ، فإن مياه الشرب ضرورية للحفاظ على مستويات الإنتاجية في العمل. إنها بسيطة وفعالة.

يمكن عدم شرب كمية كافية من الماء يؤدي إلى الجفاف وكذلك الصداع والتعب وزيادة الوزن.

نصيحة جيدة لتجنب الجفاف هي الاحتفاظ بزجاجة ماء على مكتبك لأنها يمكن أن تكون بمثابة تذكير بشرب الماء باستمرار.

إذا وجدت طعم الماء خفيفًا بعض الشيء ، أضف بعض الفاكهة مثل الخيار أو الليمون لإعطائها مذاقًا أفضل.

يمكنك أيضًا الحصول على مزيد من الأفكار حول كيفية شرب المزيد من الماء هنا: كيف تشرب المزيد من الماء (ولماذا يجب عليك)

الخط السفلي

لم تكن القواعد الأساسية التسعة السابقة حول إنتاجية العمل هي كل شيء ، بل هي النهاية. قد يكون لديك أنت والشركة التي تعمل بها نصائح أخرى حول أفضل طريقة لزيادة الإنتاجية والحفاظ عليها.

بعد كل شيء ، إنه شيء يمكن إدراكه بشكل مختلف اعتمادًا على الوظيفة وبيئة العمل بالضبط.

ومع ذلك ، فإن القواعد الأساسية التسعة تعمل كأساس جيد لأي شخص يجد نفسه خاضعًا للاضطراب والإلهاء ، ويبحث عن طرق للتغلب عليها.

من النصائح الجيدة التي يجب وضعها في الاعتبار أن التغيير لا يحدث بين عشية وضحاها. ابدأ صغيرًا وكن متسقًا . إذا سقطت ، فقط نفض الغبار عن نفسك وحاول مرة أخرى.

يحدث تطوير العادات تدريجيًا ، وطالما أنك تواكبها ، ستبدأ قريبًا في ملاحظة التغييرات التي تجريها وتستمتع في النهاية بثمار عملك.دعاية

المزيد من نصائح الإنتاجية

• الدليل النهائي لتحديد أولويات عملك وحياتك
• أفضل 30 كتابًا عن الإنتاجية يجب أن تقرأها لزيادة إنتاجيتك
• 13 إستراتيجيات لتحفيز إنتاجيتك
• فن التفويض الدقيق

رصيد الصورة المميز: كاثرين لافري عبر unplash.com

المرجعي