14 فكرة حول كيفية قياس الإنتاجية لإحراز تقدم

لقد سمع الجميع مصطلح الإنتاجية ، ويتحدث الناس عنها من حيث ارتفاعها وكيفية تحسينها. لكن القليل منهم يعرفون كيفية قياس الإنتاجية ، أو حتى ما نتحدث عنه بالضبط عند استخدام مصطلح الإنتاجية.

في أبسط أشكالها ، تبدو صيغة الإنتاجية كما يلي: الإخراج ÷ الإدخال = الإنتاجية .

على سبيل المثال ، لديك اثنان من مندوبي المبيعات يجري كل منهما 10 مكالمات للعملاء في الأسبوع. الأول يبلغ متوسط مبيعات 2 في الأسبوع والثاني بمتوسط 3 مبيعات في الأسبوع. من خلال إدخال الأرقام نحصل على مستويات الإنتاجية التالية لكل مندوب مبيعات.

بالنسبة لمندوب المبيعات الأول ، يكون الناتج 2 مبيعات والمدخل 10 مبيعات: 2 ÷ 10 = .2 أو 20٪ إنتاجية. بالنسبة لمندوب المبيعات الثاني ، يكون الناتج 3 مبيعات والمدخل 10 مبيعات: 3 ÷ 10 = 0.3 أو 30٪ إنتاجية.

معرفة كيفية قياس وتفسير الإنتاجية هو أصل لا يقدر بثمن لأي مدير أو صاحب العمل في عالم اليوم. على سبيل المثال ، في السيناريو أعلاه ، من الواضح أن مندوب المبيعات رقم 1 لا يعمل بشكل جيد مثل مندوب المبيعات رقم 2.

بمعرفة هذه المعلومات ، يمكننا الآن تحديد مسار العمل الذي يجب اتخاذه مع مندوب المبيعات رقم 1 بشكل أفضل.

قد تكون بعض النتائج المحتملة هي طلب مزيد من التدريب الداخلي لمندوب المبيعات هذا ، أو جعلهم يرافقون مندوب المبيعات الأكثر إنتاجية لتعلم تقنية أفضل. قد يكون مندوب المبيعات رقم 1 ليس مناسبًا للمبيعات وقد يقوم بعمل أفضل في منصب مختلف.

كيفية قياس الإنتاجية بتقنيات الإدارة

تتيح لك معرفة كيفية قياس الإنتاجية ضبط عملك من خلال تقليل التكاليف وزيادة الأرباح إلى الحد الأقصى:

1. تحديد الأهداف طويلة وقصيرة المدى

يعد الفهم الجيد لأهدافك (أو أهداف شركتك) أمرًا أساسيًا لقياس الإنتاجية.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك هدف الشركة هو زيادة حصتك في السوق إلى الحد الأقصى ، فسترغب في قياس إنتاجية فريقك من خلال قدرته على اكتساب عملاء جدد ، وليس بالضرورة على المبيعات الفعلية التي تم إجراؤها.

2. تقسيم الأهداف إلى أهداف أسبوعية أصغر

قد يكون هدفك طويل المدى هو الحصول على 1000 عميل جديد في السنة. سيكون هذا 20 عميلًا جديدًا في الأسبوع. إذا كان لديك 5 أشخاص في فريقك ، فحينئذٍ يحتاج كل فرد إلى جلب 4 عملاء جدد كل أسبوع.

الآن بعد أن قمت بتقسيمها ، يمكنك تتبع إنتاجية كل شخص أسبوعًا بعد أسبوع فقط عن طريق إدخال الأرقام:دعاية

الإنتاجية = عدد العملاء الجدد ÷ عدد مكالمات المبيعات التي تم إجراؤها

3. إنشاء نظام

هل سبق لك أن لاحظت أنه كلما دخلت إلى مطعم ماكدونالدز ، تكون آلة القلي الفرنسية دائمًا على يسارك؟

هذا لأن ماكدونالدز أنشأت نظامًا. لقد قرروا أن الطريقة الأكثر فاعلية لإعداد المطبخ هي وضع آلة القلي الفرنسية دائمًا على اليسار عند دخولك.

يمكنك فعل الشيء نفسه وتكييفه مع عملك.

لنفترض أنك تعلم أن مندوبي المبيعات الأكثر إنتاجية يحققون أكبر قدر من المبيعات بين الساعة 3 و 7 مساءً. إذا كان مندوبو المبيعات الآخرون يعملون من الساعة 9 صباحًا حتى 4 مساءً ، فمن المحتمل أن تزيد الإنتاجية من خلال شيء بسيط مثل تعديل يوم العمل.

تتيح لك معرفة كيفية قياس الإنتاجية إعداد الأنظمة ومراقبتها وضبطها لتعظيم الإنتاج.

4. قم بتقييم ، تقييم ، تقييم!

لقد تطرقنا بالفعل إلى استخدام أرقام الإنتاجية هذه لتقييم ومراقبة موظفيك ، ولكن لا تنس تقييم نفسك باستخدام نفس هذه القياسات.

إذا قمت بإعداد نظام لتتبع وقياس أداء الموظفين ، ولكنك لا تزال لا تحقق الأهداف ، فقد يكون الوقت قد حان للنظر في أسلوب إدارتك. بعد كل ذلك، إدارتك جزء كبير من جانب الإدخال في المعادلة.

هل أنت من نوع المديرين الجزرة أم العصا؟ ربما يمكنك محاولة أن تكون من النوع المعاكس لمعرفة ما إذا كان ذلك يغير الإنتاجية. هل تدير موظفيك كمجموعة؟ ربما يكون اتباع نهج فردي أكثر طريقة أفضل للاستفادة من نقاط القوة والضعف لدى كل فرد.

فقط تذكر أنك وأسلوب إدارتك يساهمان بشكل مباشر في إنتاجية موظفيك.

5. استخدم مقياس التقييمات

يعد وجود أهداف واضحة وموجزة للموظفين الفرديين جزءًا مهمًا من أي محاولة لزيادة إنتاجية مكان العمل. بمجرد تحديد الأهداف أو الأهداف ، من المهم أن يتم إعطاء موظفيك ملاحظات منتظمة بشأن تقدمهم.

يعد استخدام مقياس التصنيفات طريقة جيدة لتوفير تمثيل مرئي موحد للتقدم. يعد استخدام مقياس من 1-5 أو 1-10 طريقة جيدة لتقديم ملاحظات واضحة وموجزة على أساس فردي.دعاية

إنها أيضًا طريقة جيدة لتتبع التقدم والنمو على المدى الطويل في المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

6. استئجار المتسوقين المقنعين

هذا مفيد بشكل خاص في عمليات البيع بالتجزئة حيث تكون خدمة العملاء أمرًا بالغ الأهمية. يمكن للمتسوق الخفي تقديم ملاحظات بناءً على ما يحتمل أن يجربه العميل العادي.

يمكنك توظيف المتسوق الخاص بك ، أو هناك شركات ستوفرها لك. بغض النظر عن المسار الذي تختاره ، من المهم أن يكون لدى المتسوقين السريين قائمة تحقق موحدة لتقييمهم.

يمكنك طلب تقييمات لود موظفيك ، والمدة التي استغرقتها لتحية المتسوق ، ومعرفة الموظفين بالمنتجات أو الخدمات ، وأي شيء آخر مهم لعملية البيع بالتجزئة.

7. تقديم نماذج التعليقات

يعد استخدام نموذج التعليقات طريقة رائعة للحصول على مدخلات مباشرة من العملاء الحاليين. هناك أمران فقط يجب مراعاتهما عند استخدام نماذج التعليقات.

أولاً ، اجعل النموذج قصيرًا ، من 2-3 أسئلة كحد أقصى مع ترك مساحة لأي تعليقات إضافية. ستؤدي مطالبة الأشخاص بملء نموذج طويل بالكثير من الأسئلة إلى تقليل كمية المعلومات التي تتلقاها بشكل كبير.

ثانيًا ، يجب أن تدرك أنه من المرجح أن يقوم العملاء بإرسال نماذج التعليقات عندما يكونون غير سعداء أو لديهم شكوى أكثر من احتمال قيامهم بالرضا.

يمكنك تعويض هذا الاتجاه من خلال مطالبة الجميع بإجراء الاستطلاع في نهاية تفاعلهم. سيؤدي ذلك إلى زيادة الامتثال ويمنحك نطاقًا أوسع من تجارب العملاء ، مما سيساعدك أثناء تعلمك كيفية قياس الإنتاجية.

8. تتبع فعالية التكلفة

يعد هذا مقياسًا رائعًا ، خاصة إذا كان لدى موظفيك بعض السلطة التقديرية بشأن ميزانياتهم. يمكنك تتبع مقدار ما ينفقه كل شخص وكيف ينفقه مقابل إنتاجيته.

مرة أخرى ، من السهل إدخال هذه المعادلة في المعادلة: الإنتاجية = مقدار الأموال التي يتم جلبها ÷ مبلغ الأموال التي يتم إنفاقها .

إن الحصول على هذه المعلومات مفيد جدًا في التنبؤ بالنفقات وتقدير الميزانيات.

9. استخدام التقييمات الذاتية

إن مطالبة موظفيك بإجراء تقييمات ذاتية يمكن أن يكون مفيدًا للجميع. أظهرت الدراسات أنه عندما يشعر الموظفون بأنهم متورطون وأن مدخلاتهم تؤخذ على محمل الجد ، تتحسن الروح المعنوية. وكما نعلم جميعًا ، مرتفع معنويات الموظف تترجم إلى إنتاجية أعلى .دعاية

يعد استخدام التقييمات الذاتية أيضًا طريقة جيدة للتأكد من توافق أهداف الموظفين وأرباب العمل.

10. مراقبة إدارة الوقت

هذا هو القاتل الأول للإنتاجية في مكان العمل. يساهم الوقت المستغرق في تصفح الإنترنت وممارسة الألعاب والتحقق من البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الشخصية في تقليل الإنتاجية^[1].

الحيلة هي الحد من هذه الأنشطة دون أن تصبح متعجرفًا وتؤثر على الروح المعنوية. أظهرت الدراسات أن معظم الناس سيلتزمون بالقواعد التي يشعرون بأنها عادلة ويتم تطبيقها على الجميع على قدم المساواة.

بينما من الناحية المثالية ، قد نعتقد أنه لا ينبغي القيام بأي من هذه الأنشطة في وقت الشركة ، فمن شبه المؤكد أن يكون للموظفين رأي مختلف. من وجهة نظر الإنتاجية ، من الأفضل أن يكون لديك سياسات وقواعد يُنظر إليها على أنها عادلة لكلا الجانبين بينما تتعلم كيفية قياس الإنتاجية.

11. تحليل اكتساب العملاء الجدد

لقد سمعنا جميعًا العبارة القائلة بأن الحصول على عميل جديد أكثر تكلفة من الاحتفاظ بعميل حالي. وعلى الرغم من أن هذا صحيح للغاية ، لكي يستمر عملك في النمو ، ستحتاج إلى إضافة عملاء جدد باستمرار.

إن معرفة كيفية قياس الإنتاجية من خلال اكتساب عملاء جدد سيضمن إنفاق أموال التسويق الخاصة بك بأكثر الطرق فعالية. هذا مقياس آخر يسهل إدخاله في الصيغة: الإنتاجية = عدد العملاء الجدد ÷ مقدار الأموال التي يتم إنفاقها لاكتساب هؤلاء العملاء .

على سبيل المثال ، إذا قمت بتشغيل أي نوع من الحملات الإعلانية ، فيمكنك مقارنة النتائج وتحديد إنفاقك المستقبلي وفقًا لذلك.

لنفترض أن إجمالي ميزانيتك الإعلانية هو 3000 دولار. تضع 2000 دولار في الإعلانات التليفزيونية ، و 700 دولار في الإعلانات الإذاعية ، و 300 دولار في الإعلانات المطبوعة. عندما تتعقب النتائج ، تجد أن إعلانك التلفزيوني أنتج 50 عميلًا جديدًا ، وأن إعلانك الإذاعي أنتج 15 عميلًا جديدًا ، وأن إعلانك المطبوع أنتج 9 عملاء جدد.

دعنا نعوض بهذه الأرقام في معادلتنا. أنتج التلفزيون 50 عميلًا جديدًا بتكلفة 2000 دولار (50 2000 = 0.025 ، أو معدل إنتاجية 2.5٪). أنتجت الإعلانات الإذاعية 15 عميلًا جديدًا وبتكلفة 700 دولار (15 × 700 = .022 ، أو معدل إنتاجية بنسبة 2.2٪). جلبت الإعلانات المطبوعة 9 عملاء جدد وتكلفتها 300 دولار (9 300 = 0.03 ، أو 3٪ عائد على الإنتاجية).

من هذا التحليل ، من الواضح أنك ستحصل على أكبر فائدة من دولاراتك الإعلانية باستخدام الإعلانات المطبوعة.

12. الاستفادة من ملاحظات الزملاء

هذا مفيد بشكل خاص عند الأشخاص الذين يعملون في فرق أو مجموعات. في حين أن التقييمات الذاتية يمكن أن تكون مفيدة للغاية ، فإن الشخص العادي سيئ السمعة في تقييم قدراته الخاصة.دعاية

فقط اسأل غرفة مليئة بالناس عن عدد الأشخاص الذين يعتبرون أنفسهم سائقًا فوق المتوسط وسترى 70٪ من الأيدي ترتفع^[2]! نحن نعلم الآن بوضوح أن حوالي 25٪ من السائقين في الواقع أقل من المتوسط ، و 25٪ فوق المتوسط ، و 50٪ في المتوسط.

هل كل هؤلاء الناس يكذبون؟ لا ، ليس لديهم تقييم دقيق لقدراتهم.

إنه نفس الشيء في مكان العمل. غالبًا ما يوفر استخدام تعليقات الزملاء تقييمًا أكثر دقة لقدرة الشخص مقارنةً بالتقييم الذاتي.

13. تشجيع الابتكار وعدم معاقبة الفشل

عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية ، يمكن أن يكون تشجيع مدخلات الموظفين وتبني أفكارهم طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية. فقط تأكد من أن أي تغييرات تتبناها ستترجم إلى إنتاجية أعلى.

لنفترض أن شخصًا ما يأتي إليك ويطلب ميزانية ترفيهية حتى يتمكن من اصطحاب العملاء المحتملين للعب الغولف أو الخروج لتناول العشاء. من خلال استخدام مقاييس الإنتاجية البسيطة ، يمكنك بسهولة إنتاج تحليل التكلفة والمزايا وإما توسيع البرنامج ليشمل بقية فريق المبيعات ، أو إنهائه تمامًا.

في كلتا الحالتين ، اكتسبت معرفة قيمة وعززت الروح المعنوية من خلال تضمين الموظفين في عملية إتخاذ القرار .

14. استخدم مقيماً خارجياً

استخدام مقيِّم خارجي هو ذروة التقييمات الموضوعية. تستخدم الشركات التي تقدم التقييمات المهنية موظفين مدربين تدريباً عالياً حتى أنهم متخصصون في صناعات معينة.

سيقومون بتصميم تحليل كامل لمستوى إنتاجية عملك. في تقريرهم النهائي ، سيقدمون اقتراحات وتوصيات حول كيفية تحسين الإنتاجية.

في حين أن فوائد التقييم المهني كثيرة ، إلا أن تكاليفها تجعلها باهظة بالنسبة لمعظم الشركات.

افكار اخيرة

هذه ليست سوى عدد قليل من الأشياء التي يمكنك القيام بها عند تعلم كيفية قياس الإنتاجية. قد يعمل البعض من أجل وضعك الخاص ، والبعض الآخر قد لا يعمل.

أهم شيء يجب تذكره عند تحديد كيفية تتبع الإنتاجية هو اختيار طريقة تتوافق مع أهدافك. بمجرد أن تقرر ذلك ، فإن الأمر يتعلق فقط بالمراقبة المستمرة لتقدمك ، وإجراء تعديلات طفيفة ، وتحليل نتائج تلك التعديلات.

يتغير عالم الأعمال بسرعة ، وامتلاك الأدوات المناسبة لتتبع ومراقبة إنتاجيتك يمكن أن يمنحك ميزة على منافسيك.دعاية

المرجعي

[1]	^	التوازن: 11 نصائح لإدارة الوقت التي تعمل
[2]	^	جمعية العلوم النفسية: عندما يتعلق الأمر بالقيادة ، يعتقد معظم الناس أن مهاراتهم أعلى من المتوسط