عندما يبدأ الأشخاص في استكشاف عالم الإنتاجية الشخصية وإدارة المهام لأول مرة ، فإنهم إما لا يعرفون من أين يبدأون أو لا يمكنهم أن يجدوا موطئ قدم لهم عندما يفعلون ذلك. إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص ، فقد جمعت 35 نصيحة سريعة وبسيطة لتحسين الإنتاجية - تلك التي يمكنك استخدامها على الفور والبدء في رؤية النتائج في عملك وفي حياتك. لا تحتاج إلى أن تأخذ جميع الـ 35 (في الواقع ، أوصي بأخذ أقل بكثير والعودة إلى هذه القطعة لأنك تشعر بالراحة في تحمل المزيد) ، ولكن يمكن استخدام كل منها لتزويدك بعينة من كيف تبدو الإنتاجية المحسّنة.

هيا بنا نبدأ…دعاية

1. لا تستخدم البريد الإلكتروني كمدير مهام. يُقصد بالبريد الإلكتروني أن يكون شكلاً من أشكال الاتصال ، وليس كمدير مهام. السبب في ضياعنا في صناديق البريد الإلكتروني لدينا هو أننا نستخدمها لأكثر مما كان من المفترض استخدامها من أجله. لا تقضي ساعات في الاستماع إلى بريدك الصوتي أو انتظار ساعي البريد لتسليم رسالة ، كما أنك لا تضع ملاحظات لاصقة على هاتفك لتمثيل كل مهمة مرتبطة بكل مكالمة هاتفية تتلقاها. استخدام تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك للبريد الإلكتروني ؛ استخدم تطبيق إدارة المهام لإدارة مهامك.
2. التقط بعض الأشياء ، ولكن ليس كل شيء . إنها لفكرة رائعة أن تدون أفكارك وأفكارك والمهام المحتملة عند ظهورها ، ولكن إذا كان بإمكانك فعل شيء ما في الوقت الحالي ، فلا تكلف نفسك عناء كتابته. بالتأكيد ، من الجيد دائمًا تحديد المربع ، ولكن إذا لم تكن بحاجة إلى إنشاء المربع للتحقق منه لأنه يمكنك القيام بذلك الآن - فلماذا تضيع وقتك؟ إنه شعور زائف بالإنجاز عندما تفعل ذلك.
3. طقوس بانتظام . من خلال بناء طقوس للصباح والمساء وتنقلاتك إلى العمل والأوقات العادية الأخرى ، فإنك تخلق عادة يسهل عليك الالتزام بها. ينتهي بك الأمر أيضًا إلى تحرير عقلك للقيام برفع أثقل ، لأنه يعرف بالفعل ما يجب القيام به كجزء من طقوس. طقوس ما يمكنك طقوسه بشكل معقول. إنه يوفر وقتًا رائعًا.
4. احتفظ بقلم وورقة معك في جميع الأوقات. قد يكون الأمر مؤلمًا ، ولكن عندما تحتاج إلى التقاط شيء ما ، يفشل جهازك الإلكتروني في تحقيقه ، ستكون سعيدًا لأنك حصلت عليه.
5. لا تعدد المهام. اعمل على مهمة واحدة في كل مرة. تعد تعدد المهام خرافة ، ومحاولة القيام بذلك تقسم تركيزك فقط.
6. أغلق الباب. إذا كنت بحاجة إلى التخلص من كل من الانحرافات والمشتتات ، فأغلق باب منطقة عملك. إذا لم يكن لديك باب ، فضع بعض سماعات الرأس واصنع هذا الهدوء بدلاً من ذلك.
7. افتح النافذة. قد يبدو هذا غير بديهي بالنظر إلى آخر نصيحة ، لكن الهواء النقي ليس شيئًا سيئًا أبدًا. طالما يمكنك الاستمرار في التركيز والإنتاجية ، امنح نفسك بعض الهواء الخارجي لتتنفسه أثناء عملك.
8. يذهب للمشي. يعد المشي (بدون تثبيت سماعات الأذن على أذنيك) طريقة رائعة لتصفية ذهنك واستعادة التركيز حتى تتمكن من العودة إليه. استخدم جهاز المشي إذا كان الطقس غير متعاون - ولكن الخروج في الهواء الطلق هو الأفضل دائمًا.
9. خذ فترات راحة. بينما أنا لست من محبي تقنية بومودورو ، أنا من محبي أخذ فترات الراحة. يحتاج عقلك وجسمك إلى الراحة وإعادة الشحن حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة منه بشكل يومي. لا يهم كيف تختار قضاء فترات الراحة ، ولكن تأكد من أخذها كل بضع ساعات. سيظهر في عملك إذا قمت بذلك - وإذا لم تفعل ذلك.
10. تناول الغداء بعيدًا عن منطقة عملك. لا تأكل في محطة العمل الخاصة بك. فهو لا يمنعك من ذلك الوقت الذي ذكرته للتو فحسب ، بل إنه يدعو أيضًا زملاء العمل إلى الفرصة لتشتيت انتباهك وربما تكديس المزيد من العمل في طريقك. اذهب إلى غرفة الطعام أو اخرج من المكتب.
11. اشرب الكثير من الماء. يحتاج عقلك وجسمك إلى الماء أكثر مما يحتاج إلى فترات الراحة. مثلما الماء منعش للشرب ، فإنه ينعش العقل والجسم حتى يتمكن من الاستمرار في الأداء على مستوى عال. اشرب الكمية الموصى بها يوميًا - والتي يمكن أن تختلف حسب الشخص ، وفقًا لهذا المقال في Mayo Clinic .
12. ركز على المهام وليس على الوقت. هناك فرق كبير بين إدارة المهام وإدارة الوقت. عندما تركز على الوقت ، يبدو عدد الساعات التي لديك في اليوم صغيرًا مقارنة بما يجب عليك إنجازه. ولكن إذا ركزت على المهام ، فإنك تنظر إلى الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها وترتيبها حسب الأولوية وفقًا لذلك ، ويصبح الوقت أقل أهمية - خاصة إذا كنت تتجنب الوقوع في ديون الموعد النهائي. سينتهي بك الأمر أيضًا إلى القيام بالأشياء الأكثر أهمية في كثير من الأحيان عندما تركز على المهام في متناول اليد بدلاً من الوقت المتاح.
13. استخدم شيئًا ذا معنى لإبقائك على المسار الصحيح. عندي لوحة معدنية التي تلقيتها في إصداري المحدود Do The Work من تأليف ستيفن بريسفيلد على مرأى من الجميع وأنا أكتب هذا. لديّ أيضًا رأسي bobblehead بجانبه وأرتدي خاتم Green Lantern على إصبعي - والذي أرتديه فقط عندما أكتب - كل ذلك لأن لديهم معنى بالنسبة لي ويضيفون معنى إلى المهام والمشاريع التي أعمل عليها ككاتبة وإنتاجية . بالتأكيد ، قد تكون اختياراتي للأشياء غريبة بشكل لا يصدق ، لكنها تخصني وتعمل من أجلي. ابحث عن واحد (ق) يناسبك وقد يلعب دورًا جيدًا في زيادة إنتاجيتك.
14. كن ذكيا. الصلابة هي عدو الإنتاجية. عليك أن تكون قادرًا على السير مع التيار. خلاف ذلك ، سوف ينتهي بك الأمر بائسة - لأنه لن يسير كل شيء وفقًا للخطة.
15. لا تقاتل ساعة جسمك. لا تحاول أن تصبح مستيقظًا مبكرًا إذا كان لديك تاريخ من البومة الليلية. ولا تسهر حتى وقت متأخر لإنجاز المهام إذا كنت تعلم أن عقلك وجسمك يغلقان مبكرًا حتى تتمكن من النهوض مع شروق الشمس. تمامًا كما تحتاج إلى أن تكون ذكيًا في التعامل مع ما ترميه الحياة عليك ، يجب أن تكون قادرًا على العمل بالطريقة التي أنت عليها. أنا بومة الليل. حاولت أن أصبح مستيقظًا مبكرًا (خاصة الآن بعد أن أنجبت أطفالًا) ولم ينجح الأمر بشكل جيد. العب على نقاط قوتك واستمع إلى ساعة جسمك. إنها تعرفك جيدًا.
16. الحصول على الكثير من الراحة. يسير هذا جنبًا إلى جنب مع الطرف أعلاه. إذا كنت تضرب الكيس في الساعة 1 صباحًا ، فلا تستيقظ في الساعة 5 أو 6 صباحًا في اليوم التالي. احصل على نومك ، كيفما أمكنك ذلك ومتى تستطيع ذلك. يحتاج عقلك وجسمك إلى الازدهار.
17. يكون الاجتماعية. اخرج وكن حول الناس بانتظام. سيقدمون لك بعض الأفكار والإحصاءات الرائعة ، وستقضي وقتًا ممتعًا ، ويمكن أن يكون شكلاً من أشكال الاسترخاء.
18. مارس الرياضة وتناول الطعام بشكل صحيح. إذا كنت تريد أن يعمل عقلك وجسدك بجد ، فعليك إعداده على هذا النحو. تمرن بانتظام وتناول الطعام بشكل صحيح وسوف يكافئك عقلك وجسمك على ذلك.
19. يضحك. يُخفف الضحك من التوتر ويمكن أن يزيد الإنتاجية بالفعل ، وفقًا لـ هذه المقالة من وظائف AOL . مضحك ، أليس كذلك؟
20. يكتشف. تعلم أشياء جديدة واستكشفها بنفسك. انظر حولك ، انتبه. لن يمنحك قسم تكنولوجيا المعلومات استراحة من قائمة المهام هذه فحسب ، ولكنه قد يوفر لك بعض الأفكار عن عملك لم تكن قد ابتكرتها بنفسك.
21. اقرأ كثيرًا. ليس فقط مدونات مثل Lifehack ، ولكن الكتب. (ربما حتى تلك المصنوعة من الورق.) خيالي وغير خيالي ، اقرأ مجموعة متنوعة من المواد. إنه يوسع العقل وسوف تنمو كشخص. وهو أيضًا شيء رائع يجب القيام به أثناء أخذ إحدى فترات الراحة التي ذكرتها.
22. اكتب كثيرًا. سجل أفكارك في نهاية اليوم أو الأسبوع. احتفظ بمجلة. كما أن القراءة تعزز النمو ، كذلك الكتابة.
23. استخدم نظام. يجب أن يكون لديك نظام أو هيكل لتكون أكثر إنتاجية. يمنحك محكًا - شيء يمكنك العودة إليه عندما تخرج عن المسار الصحيح. هناك العديد من الطرق المتاحة ، ولكن اختر طريقة (أو مزيجًا من عدة طرق) تناسبك والتزم بها. تحدث Aaron Mahnke و Dave Caolo عن أنظمة الإنتاجية حلقة حديثة من بودكاست العمل المنزلي - امنحه الاستماع للأفكار التي قد تساعدك في بناء نظام وهيكل خاص بك.
24. قضاء بعض الوقت وحده. لن تكون هناك فرصة أفضل للتركيز والوضوح والهدوء عندما تذهب بمفردك. اقضِ وقتًا مع نفسك وأفكارك. سيساعدك هذا في التواصل مع ما تريده حقًا - وكيفية الوصول إليه بالطريقة التي تناسبك بشكل أفضل.
25. ابتعد. سيكون هذا استراحة كبيرة - إجازة. اخرج من مدينتك أو بلدتك واذهب إلى مكان تستمتع به لإعادة شحن بطارياتك. بعد ذلك ستكون جاهزًا ومستعدًا للانطلاق عند عودتك.
26. تصور أين تريد أن تكون. لن تصل إلى حيث تريد أن تكون دون معرفة ما هو ذلك. العمل على أن تكون أكثر إنتاجية فقط من أجل الإنتاجية ليس هو الهدف ؛ يجب أن يكون لديك رؤية شاملة في الاعتبار. ضع ذلك في ذهنك أولاً واعمل من هناك وستضع نفسك في وضع أفضل بكثير للوصول إلى حيث تريد حقًا أن تكون.
27. خطط مسبقا. لتجنب إدارة الوقت وإدارة المهام بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون كل تاريخ تاريخ تنفيذ. الطريقة الوحيدة التي يمكن أن يحدث بها ذلك هي من خلال التخطيط المسبق. خذ الوقت الكافي للقيام بذلك (من الناحية المثالية بعد تحديد الرؤية التي تتطلع إلى تحقيقها) ولن تكون قادرًا فقط على الإنتاج مع ضغط أقل في حياتك ، ولكن ستكون قادرًا على أن تكون أكثر ذكاءً من إذا لم تفعل.
28. نظّم إشعاراتك. ألق نظرة فاحصة على الإشعارات التي تتلقاها واكتشف منها المهم حقًا. ثم انظر إليهم مرة أخرى وقيّمهم مرة أخرى. ثم قم بإيقاف تشغيل أولئك الذين لا يحتاجون إلى اهتمامك الفوري لتقليل الاضطرابات وزيادة الإنتاجية.
29. تحقق من البريد الإلكتروني بمعدل أقل. لا يظهر ساعي البريد إلا مرة واحدة يوميًا لتسليم بريدك ، أليس كذلك؟ أنا لا أقول أنه يجب عليك التحقق من البريد الإلكتروني مرة واحدة فقط في اليوم ، ولكن 3 مرات هو ما يجب عليك التصوير من أجله. ذكّر أولئك الذين يستخدمون البريد الإلكتروني كمراسلة فورية أو (لمسات!) أنه يجب عليهم استخدام هذه الأنظمة الأساسية بدلاً من ذلك لأنك لا تتحقق من البريد الإلكتروني كثيرًا. خدمة مثل بعيدًا مثالي للتأكد من عدم تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة مع عدم السماح لصندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بحكمك في هذه العملية.
30. ضع الأشياء بدلًا من تنحيتها جانبًا. عند تثبيت تطبيق جديد من المفترض أن يجعل الأمور أكثر كفاءة وفعالية أو إذا قرأت عن إستراتيجية جديدة من شأنها أن تفعل الشيء نفسه ، فلا تبدأ في استخدامه دون إعداده بشكل صحيح أولاً. من خلال وضع عملية الإعداد جانبًا ، فإنك تضر نفسك أكثر مما تنفع. اقض الوقت في عملية الإعداد الأولية الآن حتى تتمكن من توفير المزيد من الوقت لاحقًا.
31. استوعب بعض ملفات البودكاست. مثل قراءة الكتب ، هناك بعض المدونات الصوتية المفيدة حقًا. استمع إليهم أثناء تنقلاتك أو أثناء قيامك ببعض المهام العادية مثل جز العشب أو غسل الصحون 9 كما أفعل). من المحتمل أن تتعلم شيئًا ما وستستمتع في نفس الوقت.
32. احتضن وقت التوقف. غالبًا ما يؤدي عدم القيام بأي شيء إلى تحسين المرة القادمة التي تقوم فيها بشيء ما بشكل أفضل. عندما يكون لديك فترة نقاهة ، احتضنها. لا تحاول أن تملأه.
33. ضع ميزانية. افعل هذا من أجل أموالك وعقلك. كن صريحًا مع ما يمكن أن يتخذه عقلك لأكثر من شهر (أو حتى عام) وقم بتخصيص المساحة الذهنية وفقًا لذلك. هذه طريقة رائعة لتفادي الإرهاق والحصول على أفضل النتائج مما تفعله في النهاية.
34. التمسك بها ، رغم كل التفكير الآخر عكس ذلك. هناك أوقات ستعتقد فيها أن استخدام مدير المهام هو مضيعة للوقت ، وأن إجراء مراجعة منتظمة ليس أمرًا مهمًا في هذه الأثناء ، بل ستدفع نفسك للاعتقاد بأنك لا تنجز أي شيء أكثر مما تفعله. كانوا من قبل. هذا هراء. سيحاول الآخرون إقناعك بذلك أيضًا من وقت لآخر. ابق هذه الأفكار في حياد. التزم بها وستجني ثمار إنتاجية أفضل على المدى القصير والطويل.
35. استمر بالمتابعة. استخدم القوائم وراجعها. تحتاج إلى تتبع المكان الذي كنت فيه وأين كنت حتى تتمكن من الحصول على فكرة جيدة عن كيفية الوصول إلى المكان الذي تريد الذهاب إليه.

رصيد الصورة المميز: إيان دولي عبر unplash.com دعاية