يتطلب الأمر التزامًا بالبقاء مركزًا وجعل أسبوعك مثمرًا. أظهر بحث أجرته جامعة كاليفورنيا أنك بحاجة إلى 30 دقيقة لإعادة التركيز بعد تشتيت انتباهك في مهمة ما^[1]. مع وجود الكثير من عوامل التشتيت التي تشد انتباهنا ، كيف يمكننا إكمال قوائم المهام الأسبوعية؟

مع إدخال التقنيات الجديدة وتعميم العمل عن بُعد ، يمكنك توقع المزيد والمزيد من مصادر التشتيت. في غضون ذلك ، من الممكن أن تريح نفسك من الضغط والعبء عندما تتقن كيفية تنظيم الأعمال والمهام والمسؤوليات الخاصة بك من خلال قوائم المهام الأسبوعية.

جدول المحتويات

1. ما هي قائمة المهام؟
2. كيفية إعداد قوائم المهام الأسبوعية
3. كيفية تحديد أولويات قوائم المهام
4. افكار اخيرة
5. مزيد من النصائح حول إنجاز الأمور

ما هي قائمة المهام؟

قائمة المهام هي جدول يحدد ما تحتاج إليه ومتى يتعين عليك القيام به. يتمثل جوهر قائمة المهام في تمكينك من تبسيط حياتك وتحسين إدارة المهام.

كيفية إعداد قوائم المهام الأسبوعية

اتبع هذه الخطوات لتجهيز نفسك للأسبوع القادم بقائمة مهام شاملة وبسيطة.

1. حدد قناة

من المهم العثور على وسيط مناسب لقوائم المهام الخاصة بك.يمكنك استخدام قلم وقائمة مهام قابلة للطباعةأو الاستفادة من التطبيقات الرقمية في إدارة قوائم المهام الأسبوعية. ومع ذلك ، تشير الأبحاث إلى أنه يمكنك تذكر المعلومات بشكل أفضل عندما تكتب باليد^[اثنين]. ومع ذلك ، ابحث عن ما يساعد في تحفيزك أكثر والتزم بذلك.

2. تطوير قوائم متعددة

يجب أن تحتوي قوائمك المتعددة على:

• قائمة الماجستير
• قائمة المشروع الأسبوعية
• قائمة الاغتيالات

تتضمن قائمتك الرئيسية كل مهمة تريد تحقيقها على المدى الطويل. على سبيل المثال ، أكمل جميع دورات Lifehack ونظف حوض الاستحمام وما إلى ذلك. تحتوي قائمة مشروعك على جميع المهام التي تتطلب انتباهك في غضون الأيام السبعة المقبلة. وبعد ذلك ، تتضمن قائمتك ذات التأثير العالي ، أو قائمة HIT ، المهام التي تحتاج إلى حضورها في غضون 24 ساعة.

كل مساء ، حدد العناصر التي تحتاج إلى نقلها من قائمة المهام الأسبوعية إلى قائمة HIT لليوم التالي.دعاية

3. اجعلها بسيطة

يجب ألا تكون قوائم المهام الأسبوعية مخيفة. يمكنك تبسيط قائمة HIT الخاصة بك من خلال إبراز المهام والمسؤوليات التي تريد إكمالها اليوم وتقسيمها إلى قسمين. عشرة عناصر مثالية لقائمة الضربات الخاصة بك.يشكل تراكم عناصر قائمة HIT الخاصة بك مهامك الأسبوعية

ابدأ قائمة HIT بمهمتين أو ثلاث مهام مهمة تحتاج إلى تنفيذها في غضون 24 ساعة. بهذه الطريقة ، لن تضيع وقتك في تنظيف حوض الاستحمام بدلاً من إكمال العرض التقديمي الذي يحين موعده صباح الغد.

4. كسر الأهداف أسفل

بدلاً من الحصول على عنصر مثل العمل على كتاب Kindle ، يمكنك أن تكون أكثر تحديدًا من خلال جعل أهدافك أكثر قابلية للإدارة. بهذه الطريقة ، ستقضي على عامل الخوف. يمكن أن يكون لديك شيء مثل: اكتب مخطط الكتاب يوم الاثنين ، اكتب الفصل الأول يوم الثلاثاء ، والفصل التالي في اليوم التالي.

5. تضمين معلومات مفصلة

يجب أن تدعم كل عنصر في قائمة المهام الأسبوعية بمعلومات لإكمال المهمة. على سبيل المثال ، إذا كان هناك عنصر يشير إلى التسجيل في دورة تدريبية ، فيجب عليك تضمين موقع الويب وعنوان الدورة التدريبية. بهذه الطريقة ، ستوفر على نفسك وقت البحث عن المعلومات لاحقًا.

6. وقت كل عنصر

لديك 10080 دقيقة كل أسبوع لإكمال جميع المهام في قوائم المهام الأسبوعية الخاصة بك. من المعقول تخصيص وقت لكل عنصر في قائمتك. على سبيل المثال: اكتب المقدمة من الساعة 9 صباحًا حتى 12 ظهرًا ، ونظف حوض الاستحمام من الساعة 4-5 مساءً ، واحضر بعض البقالة من السوبر ماركت من الساعة 5-6 مساءً. بمجرد انتهاء الوقت الخاص بك ، يمكنك الانتقال إلى العنصر التالي.

7. إنشاء فواصل

تحتاج إلى الراحة قليلاً بعد تنظيف حوض الاستحمام قبل الخروج. يمكنك تخصيص 15 دقيقة لتهدئة عقلك أو الاستعداد للمهمة التالية.

8. اجعلها مرئية وعامّة

يمكنك مشاركة قائمة المهام الخاصة بك مع شريكك في المساءلة.أيضًا ، انشره على ملاحظاتك اللاصقة ، أو أضف مهام إلى تقويم رقمي يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليه.

9. تخصيص الوقت للجدولة

يستغرق الأمر وقتًا لإعداد قوائم المهام الأسبوعية ، وأفضل طريقة هي تحديد موعد لهذه المهمة. امنع ظهيرة يوم الجمعة لتنظيم العناصر في قوائم المهام الأسبوعية.دعاية

10. ابدأ بقائمة جديدة

لا تسمح للمهام القديمة بأن تسد جدولك الزمني. التأكد منتنظم مهامك بقائمة جديدة كل أسبوع. أكمل قائمة HIT كل يوم حتى لا تحظر قوائم مشاريعك الأسبوعية بالعناصر القديمة.

الآن ، لا يكفي إعداد قوائم المهام الأسبوعية ؛ تحتاج إلى إتقان كيفية تحديد الأولويات مع القائمة لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

كيفية تحديد أولويات قوائم المهام

استخدم الأساليب التالية لزيادة إنتاجيتك من خلال تحديد الأولويات.

1. استخدم طريقة Getting Things Done (GTD)

أكد David Allen ، خبير الإنتاجية والمؤلف ، أنه يمكنك أن تكون منتجًا على الرغم من وجود قائمة مهام طويلة. كيف تخطط هو ما يهم. ال تقنية Getting Things Done تمكنك من التركيز على المهام الأكثر تأثيرًا (MITs) بدلاً من عدد المهام.

2. التركيز على مهمة واحدة في كل مرة

أنت على دراية بالمهمة التي تحتاج إلى اهتمام عاجل. كل ما تحتاجه هو التركيز على تلك المهمة وتاريخ استحقاقها قبل القيام بالمهمة التالية.

إنها ليست قائمة طويلة تقتل ، لكن تعدد المهام .

إذا اخترت عدم القيام بمهام متعددة ، فسوف تدرك أنه يمكنك إحراز تقدم ملحوظ في المشاريع الصعبة. ليس ذلك فحسب ، بل سينخفض ​​مستوى التوتر لديك وستجد المزيد من المتعة في المهام التي تكملها^[3].

3. تقييم التقدم الأسبوعي الخاص بك

ليس من السهل اختيار بعض الخطط المهمة لكل أسبوع. لهذا السبب تحتاج إلى التفكير في نهاية كل أسبوع فيما نجح في الأسبوع الماضي وما لم ينجح.دعاية

أيضًا ، في أي وقت تُكمل فيه مهمة ، لا تكتفي بوضع علامة عليها كمكتملة ، بل صنفها على أنها تقدم.

في مساء الجمعة، تقييم قائمة التقدم الخاصة بك ، ودراسة كل بند. كيف يمكن تطويره؟ اتبع هذه العملية كل أسبوع.

4. اطلب المساعدة

في بعض الأحيان ، تخرج الأمور عن السيطرة. أفضل إستراتيجية هي طلب المساعدة من زملائك في الفريق أو المديرين أو شريك المساءلة.

تجنب المماطلة في الأنشطة التي تتجاوز قدراتك.

5. تعلم أن تقول لا

في بعض الأحيان ، تشعر أنك مضطر للموافقة على كل طلب ، وتفضل التضحية بجميع العناصر الموجودة في قوائم المهام الأسبوعية لتقول نعم.

قل لا^[4]للأشياء التي لا يمكن لجدولك وطاقتك استيعابها. افعل ما هو مهم لتحقيق أهدافك طويلة المدى.

تعلم كيف تقول لا تستخدم هذا المقال .

6. التركيز على النتائج وليس على الطريقة

يساعدك التركيز على النتائج في تحديد كيفية تقييم إنجازك. إذا ركزت على الأساليب ، فقد تجد صعوبة في تحديد ما إذا تم تحقيق عنصر ما.دعاية

سيمكنك النهج الموجه نحو النتائج من تحديد هدفك على أنه تقدم.

7. شارك إستراتيجية الإنتاجية الخاصة بك

عندما تشارك ما تعمل عليه مع زملائك في الفريق ، فهذا يساعدك على الاستمتاع بأقصى مستوى من الدعم. علاوة على ذلك ، عندما تحقق أهدافك ، شارك النتائج مع فريقك وألهمهم ليفعلوا الشيء نفسه.

8. اختر موضوعات لأسبوعك

إذا كانت لديك مهام مختلفة ، فيمكنك تقسيم قوائم المهام الأسبوعية إلى خمسة أيام من أقسام العمل المختلفة. ثم قم بهذه المهام كل أسبوع. تأكد من أنك تحمل زملائك في الفريق على طول تركيز يومك.

جاك دورسي^[5]، الرئيس التنفيذي لشركة Twitter ، كان شديد التركيز عندما كان يعمل 80 ساعة في الأسبوع في شركتين. كان يركز بشكل استثنائي على التخطيط ليومه ، لذلك طور موضوعًا لأسبوعه:

• الاثنين: الحضور إلى قضايا الإدارة
• الثلاثاء: العمل على المنتجات
• الأربعاء: التسويق والاتصالات والنمو
• الخميس: المطورون والشراكات
• الجمعة: ثقافة الشركة

كان ستيف جوبز منتجًا أيضًا بسبب خطته المتسقة. وعقد اجتماعات تنفيذية يوم الاثنين ، بينما كرس الأربعاء للإعلان والتسويق.

9. احترم وقت الآخرين

لا أحد يحب المقاطعة ، سواء كان ذلك عبر الاجتماعات أو رسائل البريد الإلكتروني. احترم وقت الآخرين: لا توجد رسائل نصية أو بريد إلكتروني أو دعوة لعقد اجتماعات غير ضرورية. عندما تفعل هذا ، من المرجح أن يحترم الآخرون وقتك ، مما يساعدك على تجنب الإلهاءات غير الضرورية.

افكار اخيرة

يمكن أن تكون قوائم المهام الأسبوعية أداة رائعة لإبقائك مسؤولاً ومسؤولاً عن المهمة. استخدم قوائم المهام الخاصة بك لزيادة وقتك إلى أقصى حد من خلال تحقيق مجموعة أصغر من المهام المهمة وبذل قصارى جهدك.

تدرب على تحديد الأولويات من خلال إكمال المهام الأكثر أهمية أولاً ، واشعر بالإنتاجية على الفور. سيحفزك هذا على الاستمرار في بقية الأسبوع.دعاية

مزيد من النصائح حول إنجاز الأمور

• كيفية إنشاء قائمة مهام وإنجاز الأمور بالفعل
• 24 من أفضل تطبيقات قائمة المهام لإبقائك على المسار الصحيح في عام 2020
• كيف تنهي الأمور فعلاً بقائمة مهامك

رصيد الصورة المميز: إيما ماثيوز إنتاج المحتوى الرقمي عبر موقع unsplash.com

المرجعي