كيفية إنشاء قائمة مهام وإنجاز الأمور بالفعل

كيفية إنشاء قائمة مهام وإنجاز الأمور بالفعل

واحدة من أقوى الطرق لتقليل التوتر والإرهاق عندما تشعر بالقلق بشأن عملك هي الجلوس بقلم وقطعة من الورق وكتابة كل الأشياء التي عليك القيام بها. ما مؤلف إنجاز الأمور ، ديفيد ألين يدعو اكتساح العقل. إنه يريح عقلك من الحمل المعرفي الزائد وعندما يمكنك أن ترى كل الأشياء التي عليك القيام بها مدرجة في القائمة ، ستشعر بالراحة مع العلم أن الأمر ليس بالسوء الذي يخبرك به عقلك.

ومع ذلك ، فإن مجرد إخراج كل تلك الأشياء التي يتعين عليك القيام بها من رأسك ، لا يؤدي إلى إنجاز العمل. إنها فقط الخطوة الأولى.

للاستفادة حقًا من إنشاء قائمة مهام ، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها والتي ستجعل قائمة مهامك أكثر فاعلية.



1. كن واضحًا بشأن ما عليك القيام به

غالبًا ما أرى أن أقوم بعمل قوائم بمهام مكتوبة مثل تحدث إلى تيم أو تحضير العرض . المشكلة في كتابة مثل هذه المهام هي أنها غير واضحة. هناك عدد من الأسئلة التي لا تزال دون إجابة. تحدث إلى تيم عن ماذا؟ ما العرض؟ ما الذي يحتاج للتحضير؟



عندما تكتب مهمة ، ستعرف ما تريد القيام به ؛ ولكن بعد عطلة نهاية الأسبوع أو أيام قليلة ، أصبح ما تريد تحقيقه موحلًا وغير واضح. من الأفضل بكثير أن تكتب تحدث إلى تيم بشأن رحلة الأسبوع المقبل إلى برلين أو إعداد مخطط لعرض الأسبوع المقبل على مجلس الإدارة . بالتأكيد ، قد يستغرق الأمر بضع ثوانٍ أخرى لكتابة الكلمات الإضافية ، لكنك ستشكر نفسك لاحقًا عندما تأتي للقيام بالمهمة.

كتابة مهام مثل هذه توضح ما تريد القيام به . وعندما تجلس لبدء عملك ، ستعرف بالضبط ما الذي ينطوي عليه القيام بهذه المهام حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أفضل بشأن ما يجب العمل عليه.دعاية



كما أنه يوفر الكثير من الوقت لأن الوضوح يعني أنك ستتمكن من الحصول على الملفات الصحيحة والبدء على الفور ، بدلاً من الاضطرار إلى قضاء بضع دقائق في محاولة تذكر ما عليك القيام به.

2. لا تقوم بالمهام بشكل عشوائي

من المغري جدًا إضافة تاريخ إلى كل مهمة تكتبها - فأنت لا تريد أن تنسى القيام بذلك ، أليس كذلك؟ - المشكلة في المواعدة العشوائية لكل مهمة تضعها في قائمة المهام الخاصة بك هي أنك ستنتهي بـ قائمة يومية كبيرة من المهام التي لا تحتاج إلى القيام بها في اليوم الذي اخترته ، وإما أنك ستعيد جدولة المهام أو ستتجاهلها فقط.



بدلا من ذلك ، كن أكثر استراتيجية. ضع موعدًا لمهمة فقط إذا كنت تنوي القيام بذلك في ذلك اليوم. لقد رأيت يوميًا إعداد قوائم تحتوي على عشرين إلى ثلاثين مهمة عندما يكون لدى الشخص يومًا من الاجتماعات المتتالية. في ظل هذه الظروف ، لا توجد طريقة لإنجاز المهام.

لا بأس في وضع مهمة تذكير في قائمة المهام اليومية - شيء من هذا القبيل تذكير : مراجعة المشروع X - هل تحتاج إلى فعل أي شيء؟ أو قم بإنشاء قائمة بالمكالمات التي تريد إجراؤها ولديك مهمة يومية واحدة تخبرك بمراجعة قائمة مكالماتك. فقط اعمل على إبقاء قائمة المهام اليومية الخاصة بك قابلة للإدارة وواقعية.

سيساعدك قضاء بعض الوقت كل أسبوع في التخطيط لأسبوعك بناءً على ما هو موجود في التقويم الخاص بك في الحفاظ على قائمة مهامك أكثر فعالية. يمكنك إضافة التواريخ إلى المهام الخاصة بك بعد ذلك. عندما يكون لديك يوم هادئ في المكتب بدون اجتماعات ، فلديك قائمة طويلة من المهام. إذا كنت بعيدًا في رحلة عمل ، فقلل عدد المهام في قائمتك.

3. احتفظ بقائمتك اليومية بما لا يزيد عن عشر مهام

عندما أقترح هذا على الناس ، غالبًا ما يسخرون مني. إنهم يعتقدون أنهم أكثر انشغالًا من ذلك ويجب أن يكون لديهم ما لا يقل عن عشرين مهمة في قائمتهم.دعاية

تكمن المشكلة هنا في كل عوامل التشتيت وحالات الطوارئ والمقاطعات التي ستواجهها كل يوم ؛ لن تنجز تلك المهام العشرين. ستصل إلى نهاية اليوم محبطًا لأنك تعيد جدولة خمسة وعشرين إلى خمسين بالمائة من المهام التي كانت لديك في قائمتك.

بدلًا من ذلك ، في نهاية اليوم ، اقضِ حوالي عشر إلى خمس عشرة دقيقة لترتيب أولويات اليوم التالي. اختر أهم عشر مهام في قائمتك وتسليط الضوء عليها بطريقة ما. لدى العديد من مديري قوائم المهام طريقة لوضع علامة على المهام وبالتالي يمكنك إضافة علامة إلى المهام العشر التي تريد إنجازها في اليوم التالي.

هذا لا يجعلك تركز فقط على ما هو مهم ، ولكنه يفرض عليك أيضًا اختيار المهام التي سيكون لها أكبر تأثير إيجابي على يومك.

عندما تبدأ في تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك بهذه الطريقة ، ستصبح بطبيعة الحال أكثر تركيزًا وستقضي المزيد من وقتك الثمين في المهام التي تدفعك إلى الأمام في مشاريعك وأهدافك.

4. تجميع المهام المتشابهة معًا

عندما تنظر إلى قائمة المهام الخاصة بك ، ستلاحظ أن العديد من المهام متشابهة في طبيعتها.

الاتصال بعملائك ، على سبيل المثال. إذا كان لديك مهمتان أو ثلاث مهام في قائمتك اليومية تتضمن الاتصال بعملائك ، فجمع هذه المهام معًا وقم بها في نفس الوقت. حدد ثلاثين دقيقة أو نحو ذلك لإجراء مكالماتك وقم بإجراءها واحدة تلو الأخرى. وبالمثل ، إذا كانت لديك مهام تتضمن البريد الإلكتروني ، فقم بتجميعها معًا أيضًا. ستجد أنك تنجز الكثير وأن عقلك أكثر تركيزًا على العمل الذي تقوم به.دعاية

يمكن أن تصبح فوضوية عندما تقوم بالتبديل بين أنواع مختلفة من العمل طوال اليوم. إنه أفضل بكثير لفعاليتك وإنتاجيتك القيام بمهام مماثلة معًا . لديك الأدوات المناسبة (التطبيقات والبريد الإلكتروني عبر الهاتف وما إلى ذلك) مفتوحة وستوفر لك الكثير من الوقت.

5. اجعل قائمة المهام الخاصة بك محفزة

عندما تكتب مهام مثل الرد على البريد الإلكتروني أو إجراء مكالمات متابعة للعملاء ، فلا يوجد دافع حقيقي هناك. يبدو الأمر وكأنك تمر روتين القيام بالعمل. حيثما أمكن ، اكتب مهام مثل تحويل صندوق البريد الإلكتروني إلى الصفر واتصل بعملائي للتأكد من أنهم سعداء. قد يبدو هذا بسيطًا ، لكن في كثير من الأحيان لا تحتوي قائمة المهام على قيمة عاطفية. إنها مجرد قائمة عمل يجب القيام به.

للمساعدة في جعل القائمة أكثر إلهامًا ، كتابة المهام حتى تثير استجابة عاطفية . سيكون إرضاء عملائك أكثر تحفيزًا من مجرد الاتصال بهم ، لأن هذه هي وظيفتك أو التنافس مع نفسك للحصول على صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك إلى الصفر كل يوم يضيف المزيد من الشرارة إلى المهمة.

هناك طريقة أخرى لجعل قائمة المهام الخاصة بك أكثر تحفيزًا وهي القيام بذلك اجعل القائمة اليومية قصيرة . كما كتبت أعلاه ، عندما لا تحتوي قائمة مهامك اليومية على أكثر من عشر مهام ، ستشعر بإمكانية تحقيقها. إذا كانت تحتوي على ما بين عشرين إلى ثلاثين مهمة ، فستشعر بالإرهاق. من الأفضل بكثير إلقاء نظرة على قائمتك اليومية والشعور بالإلهام بدلاً من إلقاء نظرة على قائمتك والشعور بالإحباط.

6. قم بإجراء مراجعة أسبوعية

لمن قرأ كتاب ديفيد ألين إنجاز الأمور كتاب ، ستعرف كل شيء عن المراجعة الأسبوعية. ومع ذلك ، يفاجئني عدد الأشخاص الذين يتخطون القيام بذلك. إذا كنت تريد أن تظل قائمة المهام الخاصة بك فعالة ومحدثة ، فإن المراجعة الأسبوعية ضرورية.

على مدار الأسبوع الذي تتسارع فيه وتفعل الأشياء ، ستفوتك الأشياء. نحن بشر وسننسى التحقق من المهام التي قمنا بها ، وسنضيف مهامًا حساسة للوقت ولن نضيف تاريخًا وسننسى إضافة مهام. المراجعة الأسبوعية هي المكان الذي تتوقف فيه لمدة ساعة وتلتقط صورة كبيرة لما عليك القيام به.دعاية

من الناحية المثالية ، يجب أن تتم المراجعة الأسبوعية في مكان خالٍ من الإلهاء بحيث يمكنك التركيز فقط على العمل الذي يتعين عليك القيام به والتخطيط للأسبوع التالي. جمّع جميع مهامك معًا - ربما تكون قد كتبت المهام في دفتر ملاحظات ولم تقم بإضافتها إلى قائمة المهام الخاصة بك - وقم بمسح المهام التي لم تعد مطلوبة أو تم تنفيذها.

يمنحك إجراء المراجعة الأسبوعية تحكمًا كاملاً. يسمح لك بالبقاء على رأس عملك ، وتحديد ما يجب القيام به بعد ذلك وما يمكن تأجيله إلى وقت لاحق. إنها أفضل طريقة أعرفها بدء الأسبوع بخطة واتجاه وهي طريقة للتأكد من قيامك بالأشياء الصحيحة وعدم الوقوع في مهام صغيرة لا تدفعك إلى الأمام في مشاريعك أو أهدافك.

الخط السفلي

عند استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تكون قائمة المهام هي الدافع والمحرك الذي يدفعك إلى القيام بأفضل أعمالك وتحقيق أشياء مذهلة. إنه يبقيك مركزًا على الأشياء المهمة ويمنعك من تفويت المهام التي قد تضيع بخلاف ذلك.

تساعدك قوائم المهام أيضًا على تقليل التوتر والإرهاق لأنه بدلاً من محاولة تذكر كل شيء في رأسك ، قمت بإخراج كل العمل الذي عليك القيام به لتحرير مساحة في عقلك لمزيد من المساعي الإبداعية.

دعنا نلخص النقاط الرئيسية:

  • اكتب المهام بحيث يكون من الواضح جدًا ما عليك القيام به. إذا كان عليك الاتصال بشخص ما ، فضع رقم هاتفه في المهمة لتوفير الوقت في البحث عن الرقم.
  • أضف التواريخ التي تكون ذات مغزى وليست عشوائية. عندما تحتوي قائمة المهام اليومية الخاصة بك فقط على المهام التي يجب القيام بها في ذلك اليوم ، فسوف تكون أكثر تركيزًا على العمل الصحيح.
  • اسمح فقط بحد أقصى من 10 إلى 12 مهمة تم وضع علامة عليها يوميًا في قائمة مهامك. هذا لا يعني أنك تقوم بهذه المهام فقط. إذا كان لديك الوقت والطاقة في نهاية اليوم ، فيمكنك دائمًا فعل المزيد.
  • قم بتجميع المهام المتشابهة معًا حتى تتمكن من التركيز على نوع العمل الذي تقوم به في نفس الوقت. هذا يساعد على تجنب مخاطر تعدد المهام .
  • اكتب مهامك حتى تكون ذات مغزى وتحفزك. أنت تريد إلقاء نظرة على قائمتك وتكون متحمسًا للوقوع في العمل والقيام بالعمل.
  • لا تفوت القيام بمراجعة أسبوعية كاملة. هذا هو الغراء الذي يحافظ على كل شيء معًا وملائمًا.

المزيد من نصائح الإنتاجية

رصيد الصورة المميز: كاثرين لافري عبر unplash.com دعاية