نحن جميعًا مشغولون ، لكن في بعض الأحيان نمر بفترات يتراكم فيها العمل ويبدو أنه قد لا ينتهي أبدًا. قد يكون لديك مثل هذا العبء الثقيل في العمل لدرجة أنه من المخيف للغاية أن تبدأ.

ربما تكون قد قلت نعم لبعض أو الكثير من المشاريع ، والآن تخشى ألا تتمكن من تنفيذها. هذا عندما تحتاج إلى التراجع ، وأخذ نفسًا عميقًا ، والبدء في النظر إلى ما ينجح وما لا ينجح.

فيما يلي 13 إستراتيجية يمكنك استخدامها للخروج من عبء العمل الثقيل.

1. أقر بأنه لا يمكنك فعل كل شيء

يميل الكثير منا إلى الاعتقاد بأنه يمكننا فعل أكثر مما نستطيع فعلاً. نتحمل المزيد والمزيد من المشاريع والمسؤوليات حتى نخلق الكثير من الضغط في العمل ، مما يؤثر سلبًا على قدراتنا.

لتحقيق تقدم حقيقي وفعال ، يجب أن تتحلى بالشجاعة والحيلة لتقول ، هذا لا يعمل. اعترف أنك لا تستطيع أن تفعل كل شيء ، وابحث عن حلول أفضل.

في أي وقت من حياتك ، من المحتمل أن يكون هناك العديد من الأشياء التي لا تسير وفقًا للخطة. يجب أن تكون على استعداد لأن تكون صادقًا مع نفسك ومع من حولك بشأن ما لا يناسبك ، على المستويين الشخصي والمهني.

كلما مارست قدرتك على قول الحقيقة حول ما ينجح وما لا يعمل ، كلما أحرزت تقدمًا أسرع.

2. التركيز على نقاط القوة الفريدة الخاصة بك

سواء كنت رائد أعمال أو قائدًا أو تعمل كجزء من فريق ، يتمتع كل فرد بنقاط قوة فريدة يمكنه تقديمها إلى طاولة المفاوضات.

التحدي هو أن العديد من الأشخاص ينتهي بهم الأمر بفعل أشياء لا يجيدونها.

في السعي لتحقيق أهدافك أو تنفيذ مشروع ما ، ينتهي الأمر بالناس إلى فعل كل شيء بأنفسهم أو اتخاذ أشياء لا تتناسب مع نقاط قوتهم الفريدة. يمكن أن يؤدي هذا إلى الإحباط والإرهاق وعبء العمل الثقيل الذي لا يمكنك تحمله.

في كثير من الأحيان لا يتعلق الأمر كيف لإكمال هذا المشروع بشكل أكثر فعالية ، ولكن من الذى يمكن أن تساعد في تقديم هذا المشروع. فكر في كيفية تحقيق أكبر قيمة لعملك والمشاريع التي تقوم بها.

3. استخدم قوى أعضاء فريقك

تتمثل إحدى أبسط الطرق لإدارة عبء العمل بشكل فعال في توفير وقتك حتى تجلب أعلى مستوى من الطاقة والتركيز والقوة لكل مشروع.دعاية

وفد أو العمل الجماعي الأفضل هو الحل.

لكل فرد نقاط قوة فريدة. من الضروري التفكير في العمل الجماعي بدلاً من العمل بمعزل عن الآخرين لضمان إكمال المشاريع بفعالية. في كل مرة تتخلى فيها عن مهمة أو مشروع لا يتناسب مع نقاط قوتك الفريدة ، فإنك تفتح فرصة للقيام بشيء أكثر موهبة لديك. سيؤدي ذلك إلى تمكين نفسك ومن حولك.

بدلاً من تحمل جميع المسؤوليات بنفسك ، انظر إلى من يمكنك العمل معه لتحقيق أفضل النتائج الممكنة.

4. خذ وقتك في التخطيط

أعطني ست ساعات لقطع الشجرة ، وسأقضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس. -ابراهام لنكون

ساعة واحدة من التخطيط الفعال يمكن أن توفر ساعات من الوقت. بدلاً من مجرد الاندفاع والبدء في المشاريع ، خذ الوقت الكافي لرسم خريطة لكل شيء.

يمكنك أن تأخذ الوقت الكافي للتفكير في الغرض من المشروع ، والموعد النهائي ، والنتائج المرجوة ، ومؤشرات الأداء الرئيسية ، والتحديات المحتملة.

يمكن أن يوفر الوضوح المطلق للمشروع وتسليمات المشروع والنتيجة التي تريدها الكثير من الوقت. كما أنها تحصل عليك واضح على الأولويات والجداول الزمنية ، حتى تتمكن من حجب مقدار الوقت المطلوب لـ التركيز والتركيز على عبء العمل الثقيل.

الحصول على مخطط مثل مخطط الحياة الكاملة ستساعد نفسك على التخطيط المسبق وتنظيم حياتك اليومية بشكل أفضل. تحقق من المخطط هنا وابدأ في التخطيط لمشاريعك ومهامك بفعالية.

5. التركيز على الأولويات

لا يمثل كل شيء أولوية ، على الرغم من أنه غالبًا ما يشعر أنه في الوقت الذي يستغرق فيه كل شيء وقتًا طويلاً.

إحدى الأدوات التي يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك والتركيز على أكبر أولوياتك هي Eisenhower Matrix. هذه الأداة الإستراتيجية لاتخاذ إجراءات بشأن الأشياء الأكثر أهمية هي بسيطة. أنت تفصل بين أفعالك بناءً على أربعة احتمالات:

1. عاجل ومهم (مهام ستقوم بها على الفور).
2. مهم ، لكن ليس عاجلاً (مهام ستجدد القيام بها لاحقًا).
3. عاجل ، لكن ليس مهمًا (المهام التي ستفوضها إلى شخص آخر).
4. ليست عاجلة ولا مهمة (المهام التي ستلغيها).

جيمس كلير^[1]يحتوي على وصف رائع حول كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور: كيف تكون أكثر إنتاجية باستخدام صندوق أيزنهاور

دعاية

هل تريد معرفة المزيد حول كيفية تحديد أولويات مهامك وتطبيقها على الفور؟ هذا المصنف المجاني إنشاء المزيد من الوقت خارج جدول مشغول يستطيع مساعدتك. باستخدام هذا الكتيب التدريبي ، ستتمكن من تقييم أهمية وإلحاح جميع مهامك وتحديد جدول زمني منظم لنفسك.احصل على المصنف المجاني الخاص بك هنا.

6. خذ الوقت المستقطع

للبقاء على رأس عبء العمل الثقيل ، من المهم قضاء بعض الوقت للراحة والتعافي ، حيث يمكن أن يؤدي عبء العمل الثقيل إلى الشعور بالتوتر والارتباك.

إذا كانت مستويات الطاقة لديك مرتفعة وكان عقلك وجسمك منتعشًا ومنبهًا ، فأنت في حالة ذروة للتعامل مع عبء العمل الثقيل. خذ وقتًا من يومك للذهاب في نزهة على الأقدام أو ممارسة بعض التمارين. غادر مبكرًا عندما يكون ذلك ممكنًا واقض بعض الوقت مع الأشخاص الذين يمنحونك الكثير من الطاقة.

في الخلفية ، من الضروري الحصول على ليلة نوم هانئة وتناول طعام صحي لشحذ الذهن.

ألق نظرة على هذه المقالة للتعرف على أهمية جدولة وقت التوقف عن العمل.

7. الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة

قد يكون الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة أمرًا صعبًا. التوازن الذي نتوق إليه جميعًا مختلف تمامًا عن بعضنا البعض ، لا سيما عندما نتعامل مع عبء عمل ثقيل.

يتعلق التوازن بين العمل والحياة بإيجاد السلام داخل نفسك لتكون حاضرًا تمامًا ، أينما كنت ، سواء كان ذلك في المكتب أو في المنزل. يتعلق الأمر باختيار ما هو أكثر أهمية وخلق حياتك المتوازنة.

إذا شعرت أنه لا يوجد توازن كافٍ ، فقد حان الوقت لذلك اصنع فرق .

8. توقف عن تعدد المهام

تعدد المهام هو خرافة لأن عقلك ببساطة لا يمكنه العمل بفعالية من خلال القيام بأكثر من شيء واحد في وقت واحد - على الأقل أكثر من شيء يتطلب اهتمامًا مركّزًا.

احصل على قائمة أولوياتك ، وافعل الشيء الأكثر أهمية أولاً ، ثم انتقل إلى العنصر التالي واعمل على قائمتك.

إذا خصصت وقتًا محظورًا ووضعت حدودًا ثابتة لأنشطة والتزامات محددة ، فلن تشعر بالإرهاق أو الإرهاق في كل ما عليك القيام به.

9. العمل في فترات زمنية

للحفاظ على طاقتك لتحقيق أفضل النتائج ، من الضروري أن تأخذ فترات راحة منتظمة.دعاية

أستخدم طريقة 60-60-30 بنفسي وأعلمها لعملائي المتدربين. اعمل في مشروع لمدة 50 دقيقة متواصلة ثم خذ استراحة لمدة 10 دقائق. قد يكون هذا في نزهة على الأقدام ، أو تناول وجبة خفيفة صحية ، أو مجرد إجراء محادثة مع شخص ما.

بعد ذلك ، أواصل العمل في المشروع لمدة 50 دقيقة أخرى ، تليها استراحة أخرى مدتها 10 دقائق.

أخيرًا ، آخذ استراحة كاملة مدتها 30 دقيقة لفصل العمل. قد يكون هذا هو الوقت المناسب لتناول غداء مناسب ، أو القليل من التمارين الرياضية ، أو القراءة ، أو المشي.

بمجرد قضاء بعض الوقت ، تظل مستويات الطاقة لديك مرتفعة ، وتتحسن جودة عملك ، وتقليل خطر التعرض للإرهاق.

10. تخلص من المشتتات

قم بعمل تقدير لعدد المرات التي تشتت فيها انتباهك خلال يوم عمل متوسط ​​عندما يكون لديك عبء عمل ثقيل. الآن ، خذ هذا الرقم واضربه في 25. وفقًا لجلوريا مارك في دراستها حول تكلفة العمل المتقطع ، يستغرق الأمر منا في المتوسط ​​23 دقيقة و 15 ثانية للعودة إلى المهمة الأصلية بعد الانقطاع.^[2]

أظهر بحثنا أن تشتيت الانتباه يمكن أن يؤدي إلى زيادة التوتر والمزاج السيئ وانخفاض الإنتاجية.

المشتتات لا تأخذ وقتك فقط أثناء الإلهاء ؛ يمكنهم عرقلة تقدمك العقلي والتركيز لمدة 25 دقيقة تقريبًا. لذلك ، إذا كنت مشتتًا 5 مرات في اليوم ، فقد تفقد ما يقرب من ساعتين كل يوم من العمل المنتج وحوالي 10 ساعات كل أسبوع.

إذن كيف تحافظ على تركيزك عندما تكون محاطًا بمشتتات؟ اكتشف ذلك في Lifehack مجانًا فئة المسار السريع - التغلب على الانحرافات . إنها جلسة مركزة ستوجهك لتدريب عضلاتك المركزة والعمل مع المشتتات. انضم إلى الجلسة المجانية الآن!

11. الالتزام بوقت التركيز لمهام أصغر

تحتاج أحيانًا إلى معالجة هذه المهام واتخاذ إجراءات بشأنها ، ولكن هناك دائمًا شيء أكثر إلحاحًا.

غالبًا ما تعيق المهام الصغيرة طريقك في تنفيذ أهم مشروعاتك. إنهم يجلسون هناك في قائمة المهام اليومية الخاصة بك ولكن غالبًا ما يتم نسيانهم بسبب الأولويات الأكثر أهمية أو لأنهم لا يهتمون بك. ومع ذلك ، فإنهم يستهلكون الطاقة العقلية ويشوشون عقلك.

التزم بقضاء فترة زمنية محددة لإكمال جميع المهام الصغيرة الموجودة في قائمة المهام. سوف يمنحك راحة البال ومساحة للتركيز أكثر على أولوياتك الأكبر.

12. خذ وقت التدقيق

هل تعرف بالضبط أين يذهب وقتك كل يوم؟ هل تقضي وقتًا طويلاً على مشاريع ومهام معينة على حساب الفرص الأكبر عندما يكون لديك عبء عمل ثقيل؟دعاية

اقض بعض الوقت في تحليل المكان الذي تقضي فيه وقتك لتحسين إدارة الوقت. ستدهشك هذه البصيرة وتعطيك الوضوح لبدء تعديل المكان الذي تركز فيه وقتك وعلى أي مشاريع.

يمكنك البدء بأخذ قطعة من الورق وإنشاء ثلاثة أعمدة:

العمود أ هو عمل ذو أولوية ؛ العمود 'ب' عمل جيد ؛ العمود C هو عمل أو أشياء منخفضة القيمة.

كل يوم ، اكتب المشروع أو المهمة والوقت الذي يقضيه في كل منهما. خصص ذلك الوقت لأحد الأعمدة. في نهاية الأسبوع ، قم بتسجيل إجمالي الوقت المستغرق في كل عمود.

إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً جدًا في أنواع معينة من العمل ، فابحث عن تغيير الأشياء بحيث يكون وقت تركيزك في العمودين B و C.

13. حماية ثقتك بنفسك

من الضروري حماية ثقتنا للتأكد من أننا لا نشعر بالارتباك والتوتر ونفقد الإيمان.

عندما تكون لديك الثقة كمورد يومي ، فأنت في وضع أفضل لحل المشكلات ، والتعلم بشكل أسرع ، والاستجابة لأي شيء ، والتكيف مع أي شيء ، وتحقيق أكبر فرصك.

تمنحك الثقة القدرة على تحويل الخوف إلى تفكير وتواصل وعمل مركّز ومريح. هذا هو المفتاح لوضع عقلك في حالة إنتاجية للتعامل مع عبء العمل الثقيل.

الكلمات الأخيرة

قد يكون من الصعب التعامل مع عبء العمل الثقيل ويمكن أن يسبب الإجهاد والإرهاق والإحباط المستمر.

المفتاح هو معالجته وجهاً لوجه ، بدلاً من تركه يتراكم في تأثيرات طويلة المدى. نأمل أن تتمكن من اتخاذ إجراء بشأن واحدة على الأقل من هذه النصائح.

إذا كان الأمر أكثر من اللازم ويؤثر سلبًا على صحتك الجسدية والعقلية ، فقد حان الوقت للتحدث مع شخص ما. بدلاً من التعامل مع الأمر بمفردك والبقاء غير سعيد ، وممتعض ، والوصول إلى نقطة لا يمكنك فيها التأقلم ، عليك إجراء تغيير من أجل سلامتك العقلية.

المزيد عن التعامل مع أعباء العمل الثقيلة

• 10 علامات تدل على أنك تحت ضغط شديد في العمل
• 5 أسباب للعيش في اللحظة والتوقف عن التخطيط كثيرًا
• كيف تتغلب على التوتر عندما تطغى عليك المسؤوليات

رصيد الصورة المميز: هانا وي عبر unplash.com دعاية

المرجعي