كيفية تحديد الأولويات في 10 دقائق والعمل بشكل أسرع 10 مرات

كل فرد من أعضاء فريقي لديه مجموعة كبيرة من المهام التي يحتاجون إلى التعامل معها كل يوم عمل. علاوة على ذلك ، فإن معظم مهامهم إما مهام إبداعية أو مهام لحل المشكلات. كان على كل واحد منهم أن يتعلم كيفية تحديد أولويات المهام من أجل إنجاز كل شيء.

على الرغم من وجود العديد من المهام للتعامل معها ، فإن فريقنا قادر على الحفاظ على التركيز والإبداع والعمل نحو أهدافنا باستمرار في فترة زمنية محددة.

سأكشف لكم كيف ساعدت فريقي في إنجاز المزيد من الأشياء في وقت أقل من خلال قوة تحديد الأولويات الصحيح. إن قضاء بضع دقائق في قراءة هذا المقال يمكن أن يوفر لك حرفيًا آلاف الساعات على المدى الطويل. لذا ، فلنبدأ بطريقي حول كيفية تحديد أولويات الأشياء:

كيفية ترتيب الأولويات باستخدام طريقة المقاييس

جاء إليّ أحد المحررين الجدد في اليوم الآخر وأخبرني كيف كانت تكافح من أجل مواكبة العديد من المهام التي تحتاج إلى التعامل معها والمواعيد النهائية التي تحتاجها باستمرار للالتزام بها.

في نهاية كل يوم ، شعرت أنها فعلت الكثير من الأشياء لكنها غالبًا ما فشلت في ابتكار أفكار إبداعية ونشر المقالات بنجاح. مما أخبرني به ، كان من الواضح أنها شعرت بالإرهاق وكانت محبطة بشكل متزايد بسبب الفشل في تحقيق أهدافها على الرغم من تخصيص ساعات إضافية في معظم الأيام. كل هذا جعل من المستحيل عليها تطوير توازن جيد بين العمل والحياة على المدى الطويل.

بعد أن استمعت إلى نصيحتي حول استخدام طريقة الميزان ، شهدت على الفور زيادة كبيرة في الإنتاجية ، والتي بدت على النحو التالي:

يمكنها أن تنتج ثلاثة أضعاف الأفكار الإبداعية لمقالات المدونة.
يمكنها تنشر جميع مقالاتها في الوقت المحدد.
ويمكنها إنهاء جميع أعمالها في الوقت المحدد كل يوم ( لا مزيد من العمل الإضافي !).

إذا كنت مهتمًا بكيفية قيامها بذلك ، فاقرأ الدليل التفصيلي خطوة بخطوة:

1. خصص 10 دقائق للتخطيط

عندما يتعلق الأمر بمعالجة مشكلات الإنتاجية ، فمن المنطقي التخطيط قبل اتخاذ إجراء. ومع ذلك ، لا تنخرط في التخطيط بحيث تصبح محاصرًا فيه ولا تتجاوز القاعدة الأولى أبدًا.دعاية

نصيحتي هي أن تمنح نفسك فترة زمنية محددة للتخطيط ، ولكن اجعلها قصيرة. يجب أن تكون 10 أو 15 دقيقة كافية للتفكير في خطتك.

استخدم هذا الوقت من أجل:

انظروا إلى الصورة الكبيرة.
فكر في الهدف الحالي والهدف الذي تريد / تريد تحقيقه.
ضع كل المهام التي تحتاج إلى القيام بها.

2. محاذاة المهام الخاصة بك مع هدفك

هذا هو المكون الأساسي الذي يجعل طريقة المقاييس فعالة عندما تتعلم كيفية تحديد الأولويات.

يعمل مثل هذا:

ألق نظرة على جميع المهام التي تقوم بها ، وراجع أهمية كل منها. على وجه التحديد، قياس أهمية المهمة من خلال تكلفتها وفوائدها .

حسب التكلفة ، أشير إلى الجهد المطلوب لكل مهمة (بما في ذلك الوقت والمال والموارد الأخرى). الفائدة هي مدى قرب مساهمة المهمة في تحقيق هدفك.

لتسهيل ذلك عليك ، أدرجت أدناه أربع مجموعات ستمكنك من تحديد أولوية كل مهمة من مهامك بسرعة وسهولة:دعاية

تكلفة منخفضة + فائدة عالية

نفذ هذه المهام أولاً لأنها أبسط المهام التي يجب إكمالها ، لكنها ستساعدك على الاقتراب من هدفك.

من المحتمل أن تناسب الموافقة على العمل الفني الذي تم إنشاؤه لكتيب المبيعات هذه الفئة. يمكنك بسهولة أن تقرر ما إذا كنت تحب العمل الفني / التخطيط ، ولكن قرارك بالموافقة عليه سيؤدي إلى إنتاج المنشور وفوائد المبيعات اللاحقة لإرساله إلى العملاء المحتملين.

تكلفة عالية + فائدة عالية

قسّم مهمة التكلفة العالية إلى مهام أصغر. بعبارة أخرى ، قسّم المهمة الكبيرة إلى مهام صغيرة تستغرق أقل من ساعة لإكمالها ، ثم أعد تقييم هذه المهام الصغيرة وحدد مستوى الأولوية الصحيح لها.

تخيل لو طُلب منك كتابة خطة إطلاق منتج لمكمل مسحوق بروتين جديد وخالي من المذكرات. بدلاً من محاولة كتابة الخطة في جلسة واحدة ، حاول كتابة الأقسام المختلفة في أوقات مختلفة (على سبيل المثال ، اقضِ 30 دقيقة في كتابة المقدمة ، وساعة واحدة في كتابة النص الأساسي ، و 30 دقيقة في كتابة الخاتمة).

تكلفة منخفضة + فائدة منخفضة

عند تعلم كيفية تحديد أولويات الوقت والمهام ، يجب أن تكون هذه المجموعة الخاصة هي أقل أولوياتك. امنح نفسك من 10 إلى 15 دقيقة للتعامل مع هذه المهمة ، أو ضع هذه الأنواع من المهام بين المهام القيمة كفترة راحة مفيدة.

ربما تكون هذه مهام ضرورية (مثل المهام الروتينية مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني) ، لكنها لا تساهم كثيرًا في الوصول إلى هدفك المنشود. احتفظ بها في أسفل قائمة أولوياتك.

تكلفة عالية + فائدة منخفضة

راجع ما إذا كانت هذه المهام ضرورية حقًا. فكر في طرق لتقليل التكلفة إذا قررت أن إكمال المهمة مطلوب.

على سبيل المثال ، هل يمكن لأية أدوات أو أنظمة أن تساعد في تسريع أداء المهمة؟ في هذه الفئة ، من المحتمل أن تجد أشياء مثل التحقق من جداول بيانات جهات اتصال المبيعات وتحديثها. قد يكون هذا أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً للقيام به دون ارتكاب أخطاء. ومع ذلك ، هناك الكثير من التطبيقات التي يمكن أن تجعل هذه العملية فورية وسلسة.دعاية

الآن ، بالعودة إلى المحرر الذي أشرت إليه سابقًا ، دعنا نلقي نظرة على قائمة مهامها اليومية المعتادة:

بعد الاستماع إلى نصيحتي ، قامت بتفكيك ملف تكلفة عالية + فائدة عالية مهمة إلى أصغر. ثم بدت مهامها على النحو التالي (مرتبة حسب الأولوية):

وبالنسبة لمهمة الترويج للمقالات على منصات مختلفة ، بعد مراجعة فوائدها ، قررنا التركيز على النظام الأساسي الأكثر فاعلية فقط ، وبالتالي تقليل تكلفة الوقت المرتبطة بشكل كبير.

بمجرد أن تقوم بتحليل تكلفة وفوائد مهامك اليومية بشكل فعال ، يمكنك الغوص في ذلك هذا مخطط الحياة الكاملة للتأكد من إكمال كل شيء في قائمتك بأفضل طريقة ممكنة.

نصيحة إضافية: معالجة المهام في المواعيد النهائية

بمجرد تقييم مهامك ، ستعرف أهمية كل منها. سيعطيك هذا على الفور صورة واضحة تمامًا حول كيفية تحديد الأولويات بناءً على المهام التي ستساعدك على تحقيق المزيد (من حيث تحديد الأهداف). ومع ذلك ، في بعض الأحيان ، لن تتمكن من تحديد أولوية كل مهمة لأنه ستكون هناك تواريخ استحقاق تحددها جهات خارجية ، مثل المديرين والوكالات.

في مثل هذه الحالات ، أقترح ، بعد النظر في أهمية وقيم مهامك الحالية ، محاذاة القائمة بطريقة تساعدك على الوفاء بالمواعيد النهائية وتعديل الأولويات وفقًا لذلك. دعاية

على سبيل المثال ، لنتعمق في عالم المحرر مرة أخرى.

يجب نشر بعض المقالات التي حررتها في تواريخ محددة ، لذا فهذه مهام عاجلة ومهمة. تسمح طريقة المقاييس بذلك ، وفي هذه الحالة ، ستبدو قائمة المهام المعدلة كما يلي:

نأمل أن تتمكن الآن من معرفة مدى سهولة تقييم أهمية المهام وكيفية ترتيبها حسب الأولوية في ترتيب عملي.

الخط السفلي

تختلف طريقة الميزان عن أي طريقة أخرى جربتها. من خلال اعتماد طريقة المقاييس ، ستبدأ في تحديد أولويات عملك بشكل صحيح وزيادة إنتاجيتك بما يصل إلى 10 مرات!

على عكس الطرق الأخرى التي لا تشرح حقًا كيفية تحديد أهمية المهمة ، ستساعدك طريقي في تقسيم كل مهمة من مهامك إلى جزأين: التكلفة والفائدة. ستساعدك طريقي أيضًا على اتخاذ إجراءات المتابعة بناءً على مجموعات التكلفة والمزايا المختلفة ، والتي يمكن أن تعزز تطور حياتك المهنية بشكل عام.

ابدأ الآن قضاء 10 دقائق في تقييم مهامك اليومية الشائعة وكيف تتوافق مع هدفك (أهدافك). بمجرد حصولك على هذه المعلومات ، سيكون من السهل جدًا وضع مهامك في قائمة الأولويات. كل ما تبقى هو أن تبدأ يوم عملك التالي باتباع القائمة الرئيسية الجديدة.