كيفية بدء تفويض المهام بشكل فعال (دليل خطوة بخطوة)

كيفية بدء تفويض المهام بشكل فعال (دليل خطوة بخطوة)

يجب على جميع المديرين والقادة إتقان فن عملية التفويض. إن فهم كيف ومتى يتم تخصيص المسؤولية للآخرين أمر ضروري للحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية ، على المستويين الشخصي والتنظيمي. تفويض المهام ضروري أيضًا للقيادة الفعالة.

إن تعلم كيفية التفويض هو بناء فريق متماسك وفعال يمكنه الوفاء بالمواعيد النهائية. علاوة على ذلك ، فإن معرفة وقت وكيفية تفويض العمل سيقلل من عبء العمل ، وبالتالي يحسن صحتك في العمل ويزيد من رضاك ​​الوظيفي. لسوء الحظ ، العديد من القادة غير متأكدين من كيفية التفويض بشكل صحيح أو مترددون في القيام بذلك.

في هذا الدليل ، سوف تكتشف ما يستلزمه التفويض حقًا ، وكيف يفيد تفويض المهام فريقك ، وكيفية تعيين المهام بفعالية.



جدول المحتويات

  1. أهمية التفويض
  2. لماذا يخشى الناس تفويض المهام؟
  3. الفرق بين التفويض والتخصيص
  4. كيفية تفويض المهام بشكل فعال
  5. الحد الأدنى
  6. مزيد من النصائح للقيادة المنتجة

أهمية التفويض

ان قائد جيد يعرف كيف يفوض. عندما تفوض بعض عملك ، فإنك توفر وقتك وتحقق المزيد على أساس يومي.



يعزز التفويض الفعال أيضًا الإنتاجية وإدارة الوقت الجيد داخل الفريق من خلال الاعتماد على مجموعة المهارات الحالية لأعضائه والسماح لهم بتطوير معارف وكفاءات جديدة على طول الطريق. والنتيجة هي وجود فريق أكثر مرونة يمكنه مشاركة الأدوار عند الحاجة[1].

عندما تكون على استعداد للتفويض ، فإنك تعزز جوًا من الثقة والاطمئنان. ترسل أفعالك إشارة واضحة: كقائد ، أنت تثق في مرؤوسيك لتحقيق النتائج المرجوة. نتيجة لذلك ، سوف يفكرون فيك كقائد محبوب وفعال يحترم مهاراتهم واحتياجاتهم.



لا يتعلق التفويض بأوامر نباح وأمل أن يتماشى فريقك مع الأمر. وظيفة المدير هي الحصول على الأفضل من أولئك الذين هم تحت إشرافهم ، وبذلك تعظيم الإنتاجية والربح [اثنين].

إليك مثال على التفويض السيئ:دعاية



ديلبرت - تفويض العمل

التفويض الدقيق يساعد على تحديد نقاط القوة والضعف الفريدة لأعضاء الفريق والاستفادة منها. يعزز التفويض أيضًا مشاركة الموظفين لأنه يثبت أن المديرين مهتمون بالاستفادة من مواهبهم.[3]

لماذا يخشى الناس تفويض المهام؟

يعزز التفويض الإنتاجية ، ولكن ليس كل المديرين راغبين أو قادرين على التفويض.[4]لماذا ا؟ إليك بعض الأسباب الشائعة:

  • إنهم مستاؤون من فكرة أن شخصًا آخر قد يحصل على الفضل في مشروع ما.
  • إنهم على استعداد للتفويض من حيث المبدأ لكنهم يخشون ألا يتمكن فريقهم من تحمل المزيد من المسؤولية.
  • إنهم يشكون في أن موظفيهم مرهقون بالفعل ويشعرون بالتردد في زيادة العبء عليهم.
  • إنهم يعتقدون أنه من الأسهل والأسرع القيام بالمهمة بأنفسهم.
  • إنهم يكرهون فكرة التخلي عن المهام التي يستمتعون بها.
  • إنهم يخشون أنه إذا قاموا بتفويض المسؤولية ، فسوف يستنتج مديرهم أنهم لا يستطيعون التعامل مع عبء العمل.

الفرق بين التفويض والتخصيص

يعتقد معظم الناس أن التفويض والتخصيص مترادفان ، ولكن هناك تمييز مهم يجب القيام به بين الاثنين.[5]

عندما تقوم بتخصيص مهمة ، فأنت تقوم فقط بإرشاد المرؤوس للقيام بعمل معين. أنت تخبرهم بما يجب عليهم فعله ، وهم يفعلون ذلك - الأمر بهذه البساطة.

من ناحية أخرى ، يتضمن التفويض نقل بعض عملك الخاص إلى شخص آخر. إنهم لا يتلقون فقط مجموعة من التعليمات.الجزء المهم هو أن يتم وضعهم في دور يتطلب أن يتخذوا القرارات وأن يكونوا مسؤولين عن إكمال المهمة.[6]

كيفية تفويض المهام بشكل فعال

إذن ما هي أفضل طريقة لتفويض العمل حتى تتمكن من محاربة الخوف من التفويض وبناء فريق فعال والعمل بشكل أسرع؟ فيما يلي دليل تفصيلي:

1. تعرف متى تفوض

من خلال فهم مقدار التحكم الذي تحتاجه للحفاظ على الموقف ، يمكنك تحديد أفضل استراتيجية لتمكين العمال. هناك 7 مستويات من التفويض تقدم للعمال درجات مختلفة من المسؤولية.دعاية

يشرح هذا الفيديو المختصر هذه المستويات ويقدم أمثلة على الوقت المناسب لاستخدام كل منها:

يحدث التفويض على طول طيف. يحدث أدنى مستوى من التفويض عندما تخبر الآخرين بما يجب عليهم فعله. يوفر فرصة ضئيلة للموظفين لتجربة أساليب جديدة. يحدث أكثر أشكال التفويض تمكينًا عندما تكون قادرًا على التخلي عن معظم سيطرتك على المشروع للموظف.

تساعدك معرفة كيفية تفويض العمل على فهم كيفية ربط الأشخاص بالمهام التي تحقق أفضل استفادة من مواهبهم. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، فإنه يضمن حصولك على أفضل نتيجة نهائية.[7]

عندما تقرر كيفية تفويض العمل ، اطرح الأسئلة التالية:

  • هل يجب أن تكون مسؤولاً عن هذه المهمة ، أم يمكن لشخص آخر أن يقوم بها؟
  • هل هذا يتطلب انتباهك لتكون ناجحًا؟
  • هل سيساعد هذا العمل الموظف على تطوير مهاراته؟
  • هل لديك الوقت لتعليم شخص ما كيفية القيام بهذه الوظيفة؟
  • هل تتوقع أن تتكرر مهام من هذا النوع في المستقبل؟

2. تحديد أفضل شخص للوظيفة

عليك أن تمرر الشعلة إلى عضو الفريق المناسب لكي يعمل التفويض. هدفك هو خلق موقف تتمتع فيه أنت وشركتك والموظف بتجربة إيجابية.

فكر في مهارات أعضاء الفريق واستعدادهم للتعلم وأساليب عملهم واهتماماتهم.سيتمكن الشخص الذي فوضته من تنفيذ العمل بشكل أكثر فعاليةإذا كانوا قادرين ، ومتقنين ، ومهتمين. عندما يكون ذلك ممكنًا ، امنح الموظف فرصة للعب مع نقاط قوته.

قد يحتاج العمال عديمي الخبرة إلى مزيد من التوجيه أكثر من المحاربين المخضرمين. إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لإعداد الموظف الجديد لتحقيق النجاح ، فليس من العدل تفويضه إليه.

عليك أيضًا التفكير في مدى انشغال موظفيك. آخر شيء تريد القيام به هو إرباك شخص ما بإعطائه الكثير من المسؤوليات.دعاية

3. أخبر وقم بالبيع للحصول على اشتراك العضو

بعد العثور على الشخص المثالي للوظيفة ، لا يزال عليك حمله على تحمل المسؤولية الجديدة. دعهم يعرفون سبب اختيارك للوظيفة.[8]عندما تُظهر للآخرين أنك تدعم نموهم ، فهذا يبني ثقافة الثقة. الموظفون الذين يرون المهام المفوضة على أنها فرص هم أكثر عرضة للاستثمار في النتيجة.

عندما تعمل مع موظفين جدد ، عبر عن رغبتك في تقديم دعم وتعليقات مستمرة. للموظفين المتمرسين ، ضع أفكارهم وخبراتهم في الاعتبار.

4. كن واضحًا ومحددًا بشأن العمل

من المهم أن تشرح للموظفين سبب أهمية المشروع ، وما تتوقعه منهم ، ومتى يحين موعده.[9]إذا كانوا يعرفون ما تتوقعه ، فسيكونون أكثر عرضة لتحقيقه.

من خلال تحديد توقعات واضحة ، فإنك تساعدهم في التخطيط لكيفية تنفيذ المهمة. قم بإعداد معالم المشروع بحيث يمكنك التحقق من التقدم دون إدارة دقيقة. إذا واجه موظفك مشكلة في تلبية معلم رئيسي ، فلا يزال لديه الوقت لتصحيح المسار قبل استحقاق المنتج النهائي.

يشيع استخدام هذا النوع من المساءلة في الجامعات. إذا كان الطلاب يعرفون فقط تاريخ الاستحقاق والمتطلبات الأساسية لاستكمال الأوراق البحثية الرئيسية ، فقد يؤجلون العمل حتى الساعة الحادية عشرة. تتطلب العديد من البرامج من الطلاب مقابلة المستشارين أسبوعيًا للحصول على التوجيه ، وبنية العنوان ، والعمل على مكامن الخلل في أساليبهم قبل المواعيد النهائية. تعمل هذه الإجراءات على إعداد الطلاب للنجاح مع منحهم مساحة لإنتاج عمل رائع.

5. دعم موظفيك

لمعرفة أفضل النتائج الممكنة للتفويض ، يحتاج مرؤوسوك إلى موارد ودعم منك. اربطهم بالتدريب والمواد لتطوير مجموعات المهارات التي لا يمتلكونها بالفعل.[10]

قد يستغرق توفير الموارد وقتًا أطول مقدمًا ، ولكنك ستوفر الوقت من خلال إنجاز العمل بشكل صحيح. بالنسبة للمهام المتكررة ، فإن هذا التدريب يؤتي ثماره بشكل متكرر.

يحتاج الموظفون أحيانًا إلى المساعدة لمعرفة ما يقومون به بشكل جيد وكيف يمكنهم تحسينه. يعد إعطاء الملاحظات وتلقيها جزءًا أساسيًا من تفويض المهام. هذه أيضًا طريقة جيدة لمراقبة المهام المفوضة كقائد. بينما يمكنك تتبع تقدم المهام ، فأنت لست كذلك إدارة دقيقة الموظفون.دعاية

خلال المشروع ، اسأل موظفيك بشكل دوري عما إذا كانوا بحاجة إلى دعم أو توضيح. أوضح أنك تثق بهم للقيام بالعمل ، وتريد إنشاء مساحة لهم لطرح الأسئلة وتقديم الملاحظات. ستساعدك هذه الملاحظات على تحسين طريقة تفويض العمل.

6. أظهر تقديرك

أثناء تسجيلات الوصول الدورية ، تعرف على أي مكاسب رأيتها في المشروع حتى الآن. اعترف بأن موظفيك يحرزون تقدمًا نحو الهدف. مبدأ التقدم يوضح مدى أهمية الاحتفال بالمكاسب الصغيرة للحفاظ على تحفيز الموظفين.[أحد عشر]سيكون العمال أكثر فعالية وتفانيًا إذا علموا أنك لاحظت جهودهم.

يساعد التعرف على الموظفين عندما يقومون بعمل جيد على فهم جودة العمل الذي تتوقعه. يجعلهم أكثر استعدادًا للعمل معك مرة أخرى في المشاريع المستقبلية.

الحد الأدنى

الآن بعد أن عرفت بالضبط ما يعنيه التفويض وتقنيات تفويض العمل بكفاءة ، فأنت في وضع رائع لتبسيط مهامك وزيادة الإنتاجية في فريقك.

التفويض هو منح الاستقلالية والسلطة لشخص آخر ، وبالتالي تخفيف عبء العمل الخاص بك وبناء فريق جيد الاستعانة به.

قد تبدو مهارات التفويض معقدة أو مخيفة ، لكنها تصبح أسهل بمرور الوقت. ابدأ صغيرًا عن طريق تفويض بعض القرارات لأعضاء فريقك خلال الأسبوع أو الأسبوعين المقبلين.

مزيد من النصائح للقيادة المنتجة

رصيد الصورة المميز: CoWomen عبر unsplash.com

المرجعي

[1] ^ التوظيف BOS: 5 فوائد للتفويض - قم بتمكين فريقك
[اثنين] ^ بريان تريسي انترناشونال: كيفية تفويض المهام الصحيحة للأشخاص المناسبين: مهارات الإدارة الفعالة لتحقيق النجاح في القيادة
[3] ^ MindTools: التفويض الناجح: استخدام قوة مساعدة الآخرين
[4] ^ شركة سريعة: المخاوف الثلاثة الأكثر شيوعًا حول التفويض: دحض
[5] ^ أبهيناف جاين: تفويض العمل مقابل تخصيص العمل
[6] ^ أنتوني دونوفان: التدريب الإداري: التفويض الفعال
[7] ^ الإدارة 3.0: الممارسة: تفويض المجلس
[8] ^ التركيز: مدونة الإبداع والإنتاجية: دليل لتفويض المهام بشكل فعال
[9] ^ شركة: 6 طرق للتفويض بشكل أكثر فعالية
[10] ^ موسى: القواعد العشر للتفويض الناجح
[أحد عشر] ^ تيريزا أمابيل وستيفن كرامر: مبدأ التقدم