3 تقنيات لتحديد الأولويات بشكل فعال

من السهل ، في بداية الحياة ، أن تصبح مفاعلًا - للاستجابة لكل ما يأتي ، لحظة ظهوره ، وإعطائه انتباهك الكامل حتى ظهور الشيء التالي.

هذه بالطبع وصفة للجنون. إن الشعور بفقدان السيطرة على ما تفعله ومتى يكون كافياً لدفعك إلى حافة الهاوية ، وإذا لم يخبرك ذلك ، فإن حطام المشاريع غير المكتملة التي تتركها في أعقابك سوف يلحق بك بالتأكيد.

يمكن أن يساعدك امتلاك صندوق وارد ومعالجته بطريقة منهجية على استعادة بعض من هذا التحكم. ولكن بمجرد الانتهاء من معالجة البريد الوارد وإدراج جميع المهام التي تحتاج إلى حلها ، لا يزال يتعين عليك معرفة ما يجب القيام به اللحظة التالية . أي من هذه المهام ستقضي وقتك بشكل أفضل ، وأي منها يمكن أن تنتظر؟

عندما لا نحدد الأولويات ، فإننا نميل إلى اتباع المسار الأقل مقاومة. (واتباع المسار الأقل مقاومة ، كما ذكرنا الراحل يوتا فيليبس العظيم ، هو ما يجعل النهر ملتويًا!) أي أننا سنختار ونفرز الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها ونعمل على أسهلها - ترك المهام الأكثر صعوبة والأقل متعة لوقت لاحق ، والتي ، في كثير من الحالات ، لا تأتي أبدًا - أو الأسوأ من ذلك ، تأتي قبل انتهاء الإجراء مباشرة ، مما يلقي بنا في دوامة من النشاط والتوتر والندم.

هذا هو سبب أهمية تحديد الأولويات.دعاية

3 مناهج فعالة لتحديد الأولويات

هناك ثلاث مقاربات أساسية لتحديد الأولويات ، كل منها ربما يناسب أنواعًا مختلفة من الشخصيات. الأول هو للمماطلين ، الأشخاص الذين يؤجلون المهام غير السارة. والثاني هو للأشخاص الذين ينجحون في الإنجاز ، والذين يحتاجون إلى سلسلة من الانتصارات الصغيرة ليتمكنوا من تجاوز اليوم. والثالث هو للأنواع الأكثر تحليلاً ، الذين يحتاجون إلى معرفة أنهم يعملون بشكل موضوعي على أهم شيء ممكن في هذه اللحظة. بالترتيب إذن هم:

1. أكل الضفدع

هناك قول مأثور مفاده أنه إذا استيقظت في الصباح وأكلت ضفدعًا حيًا ، فيمكنك أن تقضي اليوم وأنت تعلم أن أسوأ شيء يمكن أن يحدث لك في ذلك اليوم قد مضى بالفعل. بعبارة أخرى ، لا يمكن إلا أن يتحسن اليوم!

اشتهر في كتاب بريان تريسي أكل هذا الضفدع! ، الفكرة هنا هي أنك معالجة المهمة الأكبر والأصعب والأقل جاذبية أول شيء كل يوم ، حتى تتمكن من التحرك خلال بقية اليوم مع العلم أن الأسوأ قد مضى بالفعل.

عندما يكون لديك ضفدع عجوز سمين على طبقك ، عليك حقًا أن تنكمش. هناك قول مأثور آخر يقول أنه عندما يتعين عليك أكل ضفدع ، لا تقضي وقتًا طويلاً في النظر إليه! من المفيد أن تضع هذا في الاعتبار إذا كنت من النوع الذي يماطل عن طريق التخطيط لهجومك وإثارة نفسك لمدة نصف يوم. فقط افتح على مصراعيه وقضم بصوت عالي هذا الضفدع ، أيها الأصدقاء! وإلا ، فمن شبه المؤكد أنك ستتوقف عن فعل أي شيء على الإطلاق.

2. تحريك الصخور الكبيرة

ربما لا تكون مسوفًا بقدر ما تكون عازفًا ، شخصًا يملأ وقته أو يضطرب على المهام الصغيرة. أنت مشغول طوال الوقت ، ولكن بطريقة ما ، لا يبدو أنه تم إنجاز أي شيء مهم.دعاية

أنت بحاجة إلى حكمة جرة المخلل. خذ برطمان مخلل واملأه بالرمل. حاول الآن وضع حفنة من الصخور هناك. لا يمكنك ، أليس كذلك؟ ليس هناك مكان.

إذا كان من المهم وضع الصخور في الجرة ، فعليك أن تضع الصخور أولاً. املأ الجرة بالصخور ، حاول الآن صب بعض الحصى. انظر كيف يتدحرجون وملء المساحة المتاحة؟ الآن رمي بضع حفنات من الحصى. مرة أخرى ، ينزلق مباشرة في الشقوق. أخيرًا ، اسكب بعض الرمل.

بالنسبة للمعاقين مجازًا ، فإن جرة المخلل هي كل وقتك في يوم واحد. يمكنك أن تملأها بمهام صغيرة لا معنى لها للعمل المزدحم ، ولا تترك مجالًا للأشياء الكبيرة ، أو يمكنك القيام بالأشياء الكبيرة أولاً ، ثم الأشياء الصغيرة ، وأخيراً ملء لحظات الفراغ بالأشياء عديمة الفائدة.

لوضعها موضع التنفيذ ، اجلس الليلة قبل الذهاب إلى الفراش واكتب أهم ثلاث مهام عليك إنجازها غدًا . لا تحاول أن تتناسب كل شىء تحتاج ، أو تعتقد أنك بحاجة ، إلى القيام بأهم ثلاثة أشياء فقط.

في الصباح ، أخرج قائمتك وهاجم أول صخرة كبيرة. اعمل عليها حتى تنتهي أو لا يمكنك إحراز أي تقدم آخر. ثم ننتقل إلى الثانية ، ثم الثالثة. بمجرد الانتهاء من كل منهم ، يمكنك البدء بالأشياء الصغيرة ، مع العلم أنك قد أحرزت تقدمًا جيدًا في جميع الأشياء الكبيرة. وإذا لم تصل إلى الأشياء الصغيرة؟ ستشعر بالرضا بمعرفة أنك أنجزت ثلاثة أشياء كبيرة. في نهاية اليوم ، لم يتمنى أي شخص أن يقضوا وقتًا أطول في ترتيب درج أقلام الرصاص بدلاً من كتابة روايتهم ، أو طباعة ملصقات بريدية بدلاً من الحصول على عميل كبير.دعاية

3. كوفي الأرباع

إذا كنت لا تستطيع الاسترخاء إلا إذا كنت تعرف تمامًا أنك تعمل على أهم شيء يمكن أن تعمل عليه في كل لحظة ، فإن نظام ستيفن كوفي رباعي كما هو مكتوب في العادات السبع للأشخاص ذوي الكفاءة العالية: دروس قوية في التغيير الشخصي قد يكون لك.

يقترح كوفي تقسيم قطعة من الورق إلى أربعة أقسام ، ورسم خطًا عبرها وخطًا من الأعلى إلى الأسفل. في كل من هذه الأرباع ، تضع مهامك وفقًا لما إذا كانت:

هام وعاجل
هام وليس عاجلاً
ليست مهمة ولكنها عاجلة
غير مهم وغير عاجل

عناصر الربع الثالث والرابع هي المكان الذي نتعثر فيه في الأمور التافهة: المكالمات الهاتفية ، والانقطاعات ، والاجتماعات (QIII) والعمل المزدحم ، وإطلاق النار على النسيم ، وغير ذلك من ضياع الوقت (QIV). على الرغم من أن بعض هذه الأشياء قد يكون لها بعض القيمة الاجتماعية ، إلا أنها إذا كانت تتعارض مع قدرتك على القيام بالأشياء التي تهمك ، فيجب أن تذهب.

الربع الأول والثاني هما المهام التي تهمنا. تحسين الجودة عبارة عن أزمات ، ومواعيد نهائية وشيكة ، وأعمال أخرى يجب القيام بها فى الحال أو ستحدث أشياء فظيعة. إذا كنت حقًا على رأس إدارة وقتك ، فيمكنك تقليل مهام الربع الأول إلى الحد الأدنى ، ولكن لا يمكنك التخلص منها مطلقًا - حادث سيارة ، أو إصابة شخص ما ، أو كارثة طبيعية ، هذه الأشياء كلها تتطلب إجراءات فورية ونادرًا ما يتم التخطيط لها.دعاية

ترغب في قضاء أكبر قدر ممكن من الوقت في Quadrant II ، والتخلص من المهام المهمة مع توفير الكثير من الوقت للانخراط فيها حقًا والقيام بأفضل وظيفة ممكنة. هذه هي الأشياء التي تستغرق عناصر QIII و QIV وقتًا بعيدًا عنها ، لذلك بعد رسم مهامك على شبكة Covey الرباعية ، وفقًا لإحساسك الخاص بما هو مهم وما هو غير ذلك ، اعمل قدر الإمكان على العناصر في الربع الثاني (ومهام الربع الأول عند ظهورها).

اتعرف عليك

اقض بعض الوقت في تجربة كل من هذه الأساليب من أجل الحجم. من الصعب تحديد ما قد يعمل بشكل أفضل لأي شخص معين - ما يناسب شخصًا مثل القفاز سيكون ملزمًا ومقيّدًا للغاية بالنسبة للآخر ، وفضفاض جدًا وغير منظم بالنسبة لشخص ثالث. ستجد أيضًا أنك بحاجة إلى قضاء بعض الوقت في اكتشاف ما يجعل شيئًا ما مهمًا لك - ما هي الأهداف التي تهدف أفعالك إلى دفعك نحوها.

في النهاية ، تحديد الأولويات هو تمرين في معرفة الذات. تحتاج إلى معرفة المهام التي ستتعامل معها على أنها متعة وأيها مثل التعذيب ، وما هي المهام التي تؤدي إلى أهدافك وأيها تؤدي إلى ضلالك أو ، في أحسن الأحوال ، هل تدير عجلاتك ولا تذهب إلى أي مكان.

هذه الثلاث هي الإستراتيجيات الأكثر شهرة والأكثر اختبارًا للوقت ، ولكن ربما لديك فكرة مختلفة ترغب في مشاركتها؟ أخبرنا كيف تحدد أولوياتك في التعليقات.