أثناء جلوسك لقراءة هذا المقال ، أعتقد أنك واجهت مصادر تشتيت في العمل مرة واحدة على الأقل اليوم ، وربما أكثر من مرة.

من المحتمل أن تتم مقاطعتك قبل أن تنتهي بالفعل من قراءة هذه المقالة.

الحقيقة البسيطة هي أننا جميعًا نواجه الإلهاءات في العمل كل يوم ، وعادةً كل ساعة ، قد يتسبب شيء ما أو شخص ما في تشتيت انتباهك.

مع وجود العديد من الاجتماعات التي يجب حضورها والمحادثات أو تسجيل الدخول من قبل زملاء العمل والمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والإشعارات الاجتماعية والعديد من الانقطاعات الأخرى ، قد يبدو في كثير من الأحيان تحديًا حقيقيًا أن تظل منتجًا وإنجاز الأشياء المهمة.

الانحرافات تقلل من إنتاجيتنا وطاقتنا.

إنها تؤثر على قدرتنا على التركيز والالتزام بالمشاريع أو المهام لفترة كافية لرؤيتها من خلال.

إذا كنت تفكر في أسبوع عملك ، فأنا متأكد من أنه يمكنك سرد 5 إلى 10 أشياء أو أشخاص تسببوا في تشتيت الانتباه في العمل.

ولكن كم من هذه الانحرافات التي تسببها لنفسك وكم هي نتيجة لبيئة العمل الخاصة بك؟

جدول المحتويات

1. لماذا يجب التخلص من المشتتات في العمل؟
2. 7 عوامل إلهاء شائعة في العمل (وكيفية معالجتها)
3. الحد الأدنى
4. المزيد عن التركيز على البقاء

لماذا يجب التخلص من المشتتات في العمل؟

ما يقرب من 3 من كل 4 عمال (70٪) يقرون بأنهم يشعرون بالتشتت في العمل ، حيث صرح 16٪ من الأشخاص أنهم دائمًا ما يكونون مشتتين.^[1]

وشمل تأثير الانحرافات في مكان العمل ، بحسب التقرير ، ما يلي:

• قال 54٪ أنهم لا يؤدون كما ينبغي
• 50٪ قالوا أنهم أقل إنتاجية بشكل ملحوظ
• 20٪ قالوا إنهم غير قادرين على الوصول إلى الإمكانات الكاملة والتقدم في حياتهم المهنية

أشار نفس الاستطلاع من Udemy إلى الفوائد القصوى لتقليل تشتيت الانتباه في مكان العمل عن الأشخاص الذين تمت مقابلتهم:

• ذكر 75٪ أنني أنجز المزيد وأنني أكثر إنتاجية
• ذكر 57٪ أنني متحمس لأبذل قصارى جهدي
• صرح 51٪ بأنني أكثر ثقة في قدرتي على القيام بعملي بشكل جيد
• صرح 49٪ بأنني أسعد في العمل
• صرح 44٪ أنني أقدم أعمالًا عالية الجودة

تضمنت أهم مصادر التشتيت التي حددتها Udemy for Business في استطلاعها زملاء العمل الثرثارة (تم الاستشهاد بها من قبل 80٪ من العمال الذين شملهم الاستطلاع) ، وضوضاء المكاتب (70٪).

تم إلقاء اللوم على الاجتماعات بسبب انخفاض الإنتاجية من قبل 60٪ من المستجيبين ، بينما قال 58٪ إنه على الرغم من أنهم لا يحتاجون إلى وسائل التواصل الاجتماعي للقيام بوظائفهم ، إلا أنهم لا يستطيعون الاستمرار في يوم العمل دون التحقق من منصات مثل Facebook و Twitter و انستغرام.

7 عوامل إلهاء شائعة في العمل (وكيفية معالجتها)

أظهر استطلاع أجري عام 2016 على 2000 مدير توظيف ومديري موارد بشرية في الولايات المتحدة من قبل CareerBuilder أن أهم المذنبين في تشتيت الانتباه شمل الهواتف الذكية (55٪) ، والإنترنت (41٪) ، والقيل والقال (37٪) ، ووسائل التواصل الاجتماعي (37٪) ، وزملاء العمل. (27٪) ، استراحات التدخين أو تناول الوجبات الخفيفة (27٪) ، البريد الإلكتروني (26٪) ، الاجتماعات ، (24٪) ، زملاء العمل المزعجين (20٪).^[2]

قال ما يقرب من ثلاثة أرباع أرباب العمل الذين شملهم الاستطلاع من قبل CareerBuilder أن ساعتين أو أكثر في اليوم ضاعت في الإنتاجية بسبب الانحرافات في مكان العمل ، مع تقدير ما يقرب من النصف (43٪) أنهم فقدوا ثلاث ساعات أو أكثر في اليوم.

أفادت دراسة استقصائية أجريت على 2000 شخص أجرتها خدمة الإدارة المالية Think Money في المملكة المتحدة أن ثلث الموظفين مشتت انتباههم في العمل لمدة تصل إلى ثلاث ساعات في اليوم.^[3]

لذا ، تخيل لو كان لديك قدر أقل من مصادر التشتيت في العمل وكنت قادرًا على زيادة تركيزك وإنجاز المزيد من أفضل أعمالك.

مع وضع هذه الاستطلاعات حول الانحرافات في مكان العمل في الاعتبار ، فقد حددت السبعة عوامل التشتيت الرئيسية التي ربما تواجهها الآن وبعض الاستراتيجيات القابلة للتنفيذ لمساعدتك في التغلب عليها لزيادة إنتاجيتك وإبداعك:

1. زملاء شاتي

بناء العلاقات مع فريقك وزملائك في العمل أمر ضروري.

المحادثات اليومية مهمة لبناء ثقافة ودية وتعاونية وجو داخل المكتب ، ولكن من السهل الوقوع في شرك المحادثات والقيل والقال التي لا تنتهي.دعاية

إذا كان بابك مفتوحًا دائمًا ، فمن السهل جدًا على شخص ما أن يدخل رأسه إلى المكتب لطرح الأسئلة ، مما يأخذك بعيدًا عن عملك المنتج.

كيف تحافظ على تركيزك وتقلل من الإلهاء

إذا كنت تواجه مشكلات في الدردشة المستمرة أو تشتيت انتباه أعضاء الفريق ، فحاول إجراء محادثة منفصلة معهم حول تأثير ذلك على يومك.

بدلاً من ذلك ، أغلق باب مكتبك إذا كان لديك واحدًا. هناك طريقة أخرى لاستخدامها إذا كنت بحاجة إلى التركيز والتركيز وهي ارتداء زوج من سماعات الرأس (إذا كان مكتبك يسمح بذلك).

2. مكتب الضوضاء

كشفت الأبحاث التي أجراها كيم ودي دير في جامعة سيدني أن 30 في المائة من العمال في المقصورات وحوالي 25 في المائة في المكاتب التي لا تحتوي على أقسام مقسمة كانوا غير راضين عن مستويات الضوضاء في العمل.^[4]

يُظهر البحث الذي أجرته شركة Ipsos وفريق Workspace Futures التابع لشركة Steelcase أن 85٪ من الأشخاص غير راضين عن بيئة عملهم ولا يمكنهم التركيز. من بين الذين شملهم الاستطلاع ، قال 95٪ أن العمل في القطاع الخاص مهم بالنسبة لهم ، لكن 41٪ فقط قالوا إنهم يستطيعون القيام بذلك ، واضطر 31٪ إلى مغادرة المكتب لإنجاز العمل.^[5]

تم مسح أكثر من 10000 عامل في 14 دولة ، وأظهرت النتائج الرئيسية أيضًا ما يلي:

• يفقد موظفو المكاتب 86 دقيقة يوميًا بسبب عوامل التشتيت
• كثير من الموظفين غير متحمسين وغير منتجين ومجهدين بشكل مفرط
• لديهم القليل من القدرة على التفكير والعمل بشكل خلاق وبناء

إذا كنت تعمل في مكتب كبير أو صغير ، فأنا متأكد من أنك قد اختبرت أن المكاتب يمكن أن ترتفع صوتها حقًا ، سواء كانت محادثات أو مكالمات هاتفية أو موسيقى أو ضوضاء أخرى.

كيف تحافظ على تركيزك وتقلل من الإلهاء

إذا كان لديك مكتب ، فإن أبسط ما يمكنك فعله هو إغلاق الباب حتى تتمكن من الحصول على بعض الخصوصية والتركيز والهدوء.

عندما يكون لديك زملاء عمل تعلم أنهم يتسببون في الكثير من الضوضاء ، هل يمكنك الاقتراب منهم وإجراء محادثة هادئة حول كيفية تأثير أفعالهم على قدرتك على التركيز؟ هل يجب أن تعمل من مكتبك؟

إذا كان لديك مشروع محدد ، فأنت بحاجة إلى العمل في المكان الذي تحتاج فيه إلى وقت هادئ وغير منقطع ، استكشف العمل من مكان هادئ داخل المبنى الخاص بك.

تشمل البدائل العمل من المنزل (إن أمكن) أو من مكان آخر مثل المنتزه أو المقهى.

سيكون هناك دائمًا ضوضاء في المكتب وسيكون ذلك محتملًا في معظم الأوقات ، ولكن في بعض الأحيان تحتاج إلى تغيير بيئتك لإنجاز أهم أعمالك.

3. استهلاك البريد الإلكتروني

وفقًا لتيم فيريس ، نحتاج إلى:

الحد من استهلاك البريد الإلكتروني والإنتاج. هذا هو أكبر انقطاع منفرد في العالم الحديث.

نعلم جميعًا كيف يمكن أن يكون البريد الإلكتروني مشتتًا.

في يوم عادي كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها وترسلها؟

هل هذا يبدو مألوفا؟

أنت تعمل في مشروع مهم وتلقيت إشعارًا بأنك تلقيت رسالة بريد إلكتروني.

الآن لديك خياران.

يمكنك التوقف عما تفعله وكسر تركيزك وقراءة البريد الإلكتروني ، أو يمكنك الاستمرار في المهمة وإلقاء نظرة على البريد الإلكتروني لاحقًا.دعاية

كثير من الناس يمرون طوال يومهم هكذا. إنهم يشاركون بشكل كامل في العمل على شيء مهم ثم ينبثق إشعار بريد إلكتروني.

تتوقف عما تفعله ، وتنتقل إلى البريد الوارد ، وتقرأ البريد الإلكتروني ، وفي كثير من الأحيان يكون البريد الإلكتروني غير ذي صلة تمامًا ولا يساهم بأي شيء في أولوياتك الحالية.

يمكن أن تخلق رسائل البريد الإلكتروني هذه شعورًا دائمًا بالانشغال وستؤدي غالبًا إلى مشاريع غير مكتملة في نهاية اليوم.

وهذا بدوره ، يمكن أن يخلق شعورًا بأننا لم نحظى بالفعل بيوم مثمر.

كيف تحافظ على تركيزك وتقلل من الإلهاء

حظر الوقت

خصص قدرًا محددًا من الوقت غير المنقطع للعمل على مشروع أو مهمة. الالتزام بعدم النظر إلى رسائل البريد الإلكتروني (أو الرد على المكالمات الهاتفية) خلال هذه الفترة الزمنية.

بناءً على نصيحة تيم ، قررت التحقق من البريد الإلكتروني مرتين فقط في اليوم. لها بالفعل تأثير هائل. هذا ما أقترحه:

العمل في وضع غير متصل بالشبكة

اضبط جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول على وضع عدم الاتصال ، ودع رسائل البريد الإلكتروني تتراكم في بريدك الوارد حتى تكون مستعدًا للرد عليها.

بدلاً من عرض رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها واحدة تلو الأخرى ، اتركها تتراكم ثم خصص وقتًا مركزًا لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها.

سيستغرق الرد على رسائل البريد الإلكتروني المجمعة وقتًا أقل من الرد واحدًا تلو الآخر ، ويسمح لك بالاستمرار في التركيز على المشروع قيد البحث دون تشتيت انتباهك.

تحقق من البريد الإلكتروني في أوقات معينة كل يوم

تم تقديم هذه الطريقة من قبل عدد من عملائي المدربين على ريادة الأعمال وساعدتهم على توفير الوقت والتركيز بشكل أكبر.

ستكون ظروف عملك مختلفة ، لذا من المهم العثور على عملية تناسبك أنت والأعضاء الآخرين في فريقك.

تتمثل إحدى الطرق في تخصيص وقتين محددين في اليوم للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وقد تكون أخرى ثلاث مرات في اليوم - في الصباح ووقت الغداء وفي الساعة التي تسبق مغادرتك للتأكد من أنك محاصر.

إذا قررت تنفيذ هذه التقنية ، فسيكون من الحكمة إنشاء رسالة خارج المكتب.

لا تفحص البريد الإلكتروني أولاً

قد يكون من الصعب تنفيذ هذه التقنية اعتمادًا على ظروفك ، ولكن إذا استطعت ، فستكون أكثر إنتاجية. إليكم السبب.

بدلاً من التحقق من البريد الإلكتروني أولاً ، اقض هذا الوقت الثمين عندما تكون أكثر نشاطًا وتركيزًا في العمل على واحدة أو اثنتين من أكبر أولوياتك في اليوم.

4. استخدام الهواتف الذكية (والأجهزة الأخرى)

يؤدي النظر المستمر إلى هاتفك إلى مقاطعة تدفق العمل والتركيز.دعاية

وفقًا لبحث حديث أجرته شركة Deloitte ، يفحص الشخص العادي هاتفه الذكي 47 مرة في اليوم.^[6]

إذا كنت تستخدم متوسط ​​47 مرة في اليوم وكنت تعمل لمدة 8 ساعات في اليوم ، فهذا يعني أنك قد تتحقق من هاتفك 6 مرات تقريبًا كل ساعة.

هذا يكفي لإلهاء أي شخص.

نعلم جميعًا أن الهواتف الذكية والأجهزة الأخرى تقاطعنا كثيرًا ، وتصرف انتباهنا بعيدًا عن المشروع أو المهمة التي نعمل عليها.

من السهل أن نأخذ استراحة بشكل متكرر من مهامنا المهمة للتحقق من هواتفنا وساعاتنا وأدواتنا الأخرى.

كيف تحافظ على تركيزك وتقلل من الإلهاء

انقل هاتفك إلى مكان آخر

من المغري جدًا التحقق من هواتفنا ، حتى لو كنا نعمل على مشروع مهم.

الحل؟ ضع هاتفك في درج أو حرّكه بعيدًا عن ذراعيك حتى لا تنجذب إلى إلقاء نظرة سريعة.

قم بإيقاف تشغيل الإشعارات

قم بإيقاف تشغيل جميع الإشعارات التي لا تتطلب اهتمامًا فوريًا ، وخاصة إشعارات الوسائط الاجتماعية. يتضمن هذا البريد الإلكتروني إذا كنت قد قمت بإعداده على هاتفك أيضًا.

إذا كانت بعض الإشعارات مهمة حقًا ، فاجعلها صامتة وقم بإخفائها من شاشة القفل.

5. وسائل التواصل الاجتماعي

كم من الوقت تقضيه على مواقع التواصل الاجتماعي في العمل؟ Instagram و LinkedIn و Twitter و Facebook و Pinterest ... إن قائمة التطبيقات والمواقع الإلكترونية التي تجتمع معًا لتولي الكثير من اهتمامنا تكاد لا تنتهي.

هناك تدفق مستمر للمعلومات المتاحة هناك ، من أصدقائنا وزملائنا ، من منافذ الأخبار ، من شركاتنا. ربما يقوم بعض زملائك بالتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم الآن أثناء قراءة هذا المقال.

في TED Talk بواسطة Cal Newport ، مؤلف عمل عميق ، هو قال الذهاب إلى مواقع التواصل الاجتماعي يشبه الذهاب إلى الكازينو .

أنت تتوقع الحصول على الإعجابات وتخرج منها. عد إلى التفكير ، سأحصل على المكافأة في المرة القادمة. سأحصل على المكافأة في المرة القادمة. سأحصل على المكافأة في المرة القادمة. وأنت جالس فقط في انتظار وصول إشعار حتى تتمكن من العودة.

كيف تحافظ على تركيزك وتقلل من الإلهاء

مثل استخدام هاتفك الذكي والبريد الإلكتروني ، حاول تعيين أطر زمنية أو معلمات محددة عندما تتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي.

تأكد من إيقاف تشغيل جميع الإشعارات عندما يتعين عليك قضاء وقت مركّز ومنتج في مهمة أو مشروع معين.

ألق نظرة على هذه المقالة لمعرفة المزيد: 9 خطوات لقطع الاتصال بوسائل التواصل الاجتماعي والتواصل مع الحياة مرة أخرى

6. الاجتماعات

خلال أسبوع مزدحم ، فإن آخر شيء يريده القائد أو المدير هو إضاعة ساعة أو ساعتين في اجتماع غير مثمر.

إذا سألتك عن الطريقة الأكثر فاعلية لتكون غير فعال ، فأنا متأكد من أن العديد منكم سيقولون الاجتماعات السيئة.دعاية

تستهلك اجتماعات اليوم ساعات عمل أكثر من أي وقت مضى. يحضر معظم الموظفين 62 اجتماعاً في الشهر ، لكن نصفها يعتبر مضيعة للوقت.

بشكل عام ، يتم قضاء 31 ساعة في اجتماعات غير منتجة على مدار شهر متوسط ​​، حيث يكون 91 في المائة من الموظفين مذنبين بأحلام اليقظة ، بينما اعترف 39 في المائة بأنهم ناموا.^[7]

كيف تحافظ على تركيزك وتقلل من المشتتات

لكي تكون الاجتماعات مثمرة وجديرة بالاهتمام ، من الضروري أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال وقائد واضح.

لقد كتبت المزيد حول كيفية الحصول على اجتماع مثمر في المقالة: كيف تقود اجتماعات الفريق بالطريقة الأكثر إنتاجية

7. تعدد المهام

علينا جميعًا القيام بمهام متعددة في بعض الأحيان ، ولكن كلما قلنا كان ذلك أفضل.

تعدد المهام يقلل من الإنتاجية والإبداع. في مقال لمجلة هارفارد بيزنس ريفيو ، يلاحظ بيتر بريغمان أن إنتاجيتنا تنخفض بنسبة 40٪ عندما نحاول التركيز على عدة أشياء في وقت واحد.^[8].

يستغرق الأمر في المتوسط ​​حوالي 25 دقيقة (23 دقيقة و 15 ثانية ، على وجه الدقة) للعودة إلى المهمة الأصلية بعد انقطاع ، وفقًا لجلوريا مارك.^[9]

تعدد المهام يبطئنا ، ويقلل من التركيز والطاقة والإنتاجية. لا تستطيع أدمغتنا ببساطة التعامل بفعالية مع المهام في وقت واحد.

كيف تحافظ على تركيزك وتقلل من الإلهاء

العمل في فترات زمنية. إنه يقلل من مقدار الإلهاء الذي يحدث في حياتنا المتصلة بشكل متزايد. فهو لا يحمينا من انحرافات الآخرين فحسب ، بل يحمينا أيضًا من مشتتاتنا الذاتية.

حظر الوقت هو تخصيص قدر متعمد من الوقت لمشاريع أو مهام محددة وبذل جهد متعمد لعدم السماح لإلهاءات أو تدخلات الآخرين بقطع هذا التركيز.

بعد انتهاء هذه الفترة الزمنية ، خذ استراحة مخططة ، ثم ابدأ المجموعة التالية من الوقت المركّز. يتم تخصيص كل كتلة من الوقت المركّز لمهمة / مشروع واحد أو مجموعة من المهام المماثلة.

أستخدم طريقة 60-60-30 لحجب الوقت:

اعمل لمدة 50 دقيقة وخذ استراحة لمدة 10 دقائق. اعمل لمدة 50 دقيقة أخرى وخذ استراحة أخرى لمدة 10 دقائق. ثم خذ 30 دقيقة في الخارج لإعادة الشحن ، مما قد يعني تناول الغداء ، والذهاب في نزهة على الأقدام ، وما إلى ذلك.

استخدم ال تقنية الطماطم لمساعدتك على العمل في فترات زمنية.

الحد الأدنى

الإلهاءات في مكان العمل لن تختفي أبدًا. من أجل استخدام وقتنا بشكل فعال وزيادة الإنتاجية والإبداع ، من الضروري أن نفهم ما الذي يشتت انتباهنا وأن ننشئ أنظمة لإيقافه.

أنا متأكد من أنه يمكنك التعرف على واحدة على الأقل من عوامل التشتيت الموضحة في هذه المقالة.

نأمل أن تساعدك بعض الفرق في التغلب على عوامل التشتيت في العمل وتجعلك أكثر فاعلية وإنتاجية.

المزيد عن التركيز على البقاء

• كيف تتوقف عن تعدد المهام وتصبح أكثر إنتاجية
• كيف تكون منتجًا في العمل: 9 قواعد أساسية
• 10 أذكى برامج إنتاجية لتحسين أداء عملك
• أفضل 30 كتابًا عن الإنتاجية يجب أن تقرأها لزيادة إنتاجيتك

رصيد الصورة المميز: نظام إدارة الزوار Proxyclick عبر unsplash.com

المرجعي