غالبًا ما يؤدي الفشل في التنظيم إلى حدوث فوضى أو ، على الأقل ، زيادة في مستويات التوتر. يحدث هذا عندما تحاول فهم كل ما يحيط بك من أجل جعل الحياة أسهل. هذا هو السبب في أن المهارات التنظيمية القوية هي مفتاح أن تكون قائدًا ذكيًا.

تصبح الحاجة إلى امتلاك قدرات تنظيمية أكثر أهمية عندما تكون رئيسًا أو مديرًا. بعد كل شيء ، يلجأ الناس إليك للحصول على الإلهام ، ولن يكون ملهمًا إذا رأوك خائفًا.

ما هي المهارات التنظيمية وكيف يمكنك تطويرها؟ سنوجهك عبر 11 مهارة تنظيمية أساسية يحتاج كل قائد إلى معرفتها. في النهاية ، سيعني ذلك أنك في وضع أفضل لتكون قائدًا أكثر فاعلية.

1. إدارة الوقت

يعد ضعف إدارة الوقت سببًا للعديد من المشكلات داخل الشركة. كقائد ، تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن الأمور تسير كالساعة. هذا ممكن فقط من خلال وجود فهم راسخ لما يجب تنظيمه.

سيؤدي الفشل في هذا المجال إلى عدم قدرتك على البقاء في المهمة التي أمامك. فجأة ، تتضاءل قدرتك على التوفيق بين كل شيء مرة واحدة أمامك. لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً قبل أن ينهار كل شيء ، مما يؤدي إلى ظهورك على أنك غير موثوق إلى حد ما.

كن على علم بما يلي: مهام الإنجاز ، والمواعيد النهائية لها ، وكمية العمل المطلوب ، وأي شيء لا يمكن تأجيله أو تجنبه بأي ثمن^[1].

أيضا ، ألق نظرة على هذه 7 نصائح فعالة لإدارة الوقت لزيادة إنتاجيتك .

2. التخطيط

يجعل التخطيط التنظيم أسهل ، لكن غالبًا ما نفتقر إليه عندما يتعلق الأمر بالقدرة على التخطيط مسبقًا. مرة أخرى ، يؤدي سوء التخطيط إلى عدم التنظيم ومزيد من الضغط عليك.دعاية

تذكر ذلك التخطيط يأخذ أشكالاً مختلفة ، بما في ذلك التعامل مع الوقت وكيف يجب أن يستمر المشروع. ومع ذلك ، يجب على القائد الذكي أن يأخذ الأمور خطوة أخرى إلى الأمام لإحداث فرق. يجب أيضًا أن تكون على دراية بخطط الآخرين وكيف تتناسب مع نهجك الخاص إذا أرادوا إحداث فرق.

يصبح هذا أكثر أهمية عند التعامل مع فريق متعدد التخصصات حيث يمكن أن يكون التنسيق مشكلة دون التخطيط الكافي. الغياب التام للتخطيط لن يؤدي إلا إلى مشاكل.

3. الجدولة

على الرغم من أن هذه المهارة تتداخل مع تلك المذكورة سابقًا ، إلا أنها لا تزال مهمة بما يكفي لاستحقاق وجهة نظرها الفردية. من المعروف أن وجود جدول زمني والالتزام به أداة فعالة لتنظيم حياتك.

تشير الجدولة للآخرين إلى أن لديك وعيًا بما يفعلونه. كما يُظهر أن لديك قبضة قوية على ما يتم القيام به وأنه لا توجد مشاكل في موازنة عدد من المشاريع.

بفضل الجدولة ، يتحسن فهمك للوقت المستغرق في الجوانب المختلفة. يساعدك هذا في الحفاظ على التحكم في المشروع ، وكذلك التعامل مع المشكلات بفضل فهم الأحداث.

تعد جدولة الكتل الزمنية أيضًا أسلوبًا رائعًا لمساعدتك على التنظيم: احصل على ما تم إنجازه من خلال جدولة الكتل الزمنية

4. تخصيص الموارد

من المهم تحقيق أقصى استفادة من مواردك ، وهذا يتطلب أيضًا تنظيمًا. حتى معرفة متى تستخدم هذه الموارد أمر مهم لمنع استنفادها أو استخدامها في أوقات غير صحيحة.

تعني المهارات التنظيمية ، بهذا المعنى ، أن تكون على دراية تامة بالموارد المتاحة وتلك التي قد تطلبها في مشروع ما. يجب أن تكمن قوتك أيضًا في ربط المورد الصحيح بالمتطلب الصحيح للتأكد من أنه يتناسب مع قدراتهم الخاصة. عدم القيام بذلك يعني إهدار الموارد ، وهذا لن ينعكس عليك بشكل جيد.

لكي تكون على يقين من التنظيم بهذا المعنى ، يجب عليك أولاً تحديد الموارد التي قد تكون ذات صلة قبل البدء في مشروع جديد. هذا يمنعك من التدافع والبحث عن المساعدة عندما تكون في أمس الحاجة إليها.دعاية

5. التفويض

التفويض هو شكل من أشكال الفن وأحد أهم المهارات التنظيمية ، ولم يتقنه الجميع. يدرك القائد الفعال أيضًا أهميته لكي يعمل المشروع بسلاسة.

من المستحيل التعامل مع كل جانب من جوانب المشروع بنفسك ، وهذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه تفويض المهام لأعضاء الفريق. إن إدراك من هو الأفضل لمهمة معينة يمنع الشعور بالإرهاق ، مما سيتيح لك الإشراف على كل جانب من جوانب المشروع.

سيعرف القائد المنظم فريقهم ويكون على دراية بنقاط القوة والضعف لديهم.^[اثنين]أن تكون مدركًا مسبقًا يعني أنك لن تشدد عند ظهور مشكلة ، كما تعلم من الذي تطلب المساعدة.

بفضل التنظيم ، سيعمل فريقك بكفاءة أكبر ويكمل كل مهمة بأقل ضغط على أكتافك.

ألق نظرة على هذا الدليل وتعلم كيفية التفويض بفاعلية: كيفية تفويض العمل (الدليل النهائي للقادة الناجحين)

6. تحديد الأولويات

القدرة على تحديد أولويات المهام سيجعل حياتك أسهل. يؤدي إنشاء قائمة مهام وفهم المواعيد النهائية التي تأتي أولاً إلى تخطيط أفضل بالإضافة إلى تقليل الضغط. كلما زادت خبرتك ، أصبحت أكثر ثقة في معرفة المهام الأكثر أهمية.

يميل الأفراد غير المنظمين إلى التعامل بطريقة عشوائية والتعامل مع الأشياء عند ظهورها. هذا يؤدي إلى وضع الطاقة في المناطق الخاطئة ، والأشياء الأكثر أهمية تقع على جانب الطريق. تحديد الأولويات يبقيك على المسار الصحيح مع الترتيب الذي تحتاج إلى إكمال الأشياء به.

لهذا ، يجب أن تكون على دراية بالمهام المطروحة والعملية الخاصة بكل منها. تحقق من المواعيد النهائية والتفاصيل الملحة الأخرى مسبقًا للسماح لك بالتنظيم بشكل أفضل.

7. التعاون

التعاون هو إحدى المهارات التنظيمية التي تجعل الحياة أسهل في كل مكان. المشكلة الوحيدة هي أنها تتطلب تنظيمًا من جانبك. القائد المنظم على دراية بهؤلاء الأفراد الذين قد يكونون أفضل شخص لمهمة معينة. عدم التنظيم يتركك في وضع يسمح لك بالبحث عن المساعدة عندما يكون الأمر بسيطًا.دعاية

هذا أكثر من مجرد تفويض. بدلاً من ذلك ، تكمن المهارة في معرفة من يمكنك الاتصال به مسبقًا لجعل المشروع يعمل بسلاسة قدر الإمكان. قد يشمل هذا أيضًا قادة آخرين من مختلف الإدارات ، لذا فإن العمل في انسجام أمر أساسي.

بهذه المهارة ، يجب أن تكون على دراية بمن قد تحتاج إلى التعاون معه قبل ظهور الحاجة. قم ببحثك واعرف من تتصل به في أي وقت. يتيح لك ذلك التعامل مع أي مشكلة بطريقة رائعة وفعالة.

8. تحديد الأهداف

سيجد الفرد المنظم أنه من الأسهل تحديد الأهداف وتحقيقها. القائد الذكي قادر على أن يُظهر للآخرين أنه يمكنهم تحديد أهداف قصيرة وطويلة المدى ، والعمل على تحقيقها ، وتحقيقها في نهاية المطاف. الطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي من خلال المهارات التنظيمية القوية.

سيكون من المستحيل الوصول إلى الهدف إذا لم تكن على دراية بالطريق الذي يجب اتباعه. يجب أن تفهم الإجراءات والأهداف ، وإلا فلن تحقق أي شيء أبدًا. تساعدك المهارات التنظيمية أيضًا على تحديد كل خطوة وأي مشاكل مرتبطة بها.

هنا ، يجب عليك تحديد الهدف أو الهدف في أقرب فرصة ثم طرح المهارات التنظيمية الأخرى التي ذكرتها.

9. الحفاظ على الكفاءة

التنظيم والكفاءة يسيران جنبا إلى جنب. الكفاءة تؤدي إلى الحاجة إلى التخطيط كلما كان الشيء أكثر سلاسة ، كلما قلت المشاكل التي تواجهها.

يسمح لك كونك فعالًا أيضًا بمعرفة مكانك في المشروع في أي لحظة. هذا يرجع إلى أنك قمت بتنظيم الأشياء إلى الحد الذي يجعلك قادرًا على مواجهة المشكلات قبل حدوثها. تذكر أن الكفاءة وقدرتك على تحديد القضايا يعملان في انسجام تام. إذا فشلت في أن تكون منظمًا ، فمن المستحيل أن يحدث هذا.

لتعلم هذه المهارة ، يجب عليك تخصيص وقت لكل مشروع وتقسيمه إلى أجزاء فردية. افهم كيف يجب أن تتقدم كل خطوة ومن سيكون مسؤولاً عن كل جزء. تحديد المشاكل وكيفية حلها للسماح بطريقة تجعل كل شيء يعمل كالساعة.

كفاءة هي مهارة تتطور بمرور الوقت ، لذا استمر في العمل عليها وكيفية تحسين مجالات المشاكل لتصبح قائدًا أقوى.دعاية

10. اتصال واضح

يحتاج القائد القوي إلى القدرة على التواصل بوضوح في جميع الأوقات.^[3]من خلال مهاراتك التنظيمية ، ستجد أن القيام بذلك أسهل.

بفضل هذه المهارات ، تعرف دائمًا ما يحدث ويمكنك توضيح أي مشكلات. أنت أيضًا قادر على إيصال ما تحتاجه بالضبط لأنك منظم وتعرف الوضع الراهن في تلك المرحلة. ستجد أنه من الأسهل بدء الأمور نظرًا لقدرتك على إيصال الأمور بوضوح ودقة^[4].

للحصول على تواصل جيد ، يجب أن تكون واثقًا من قدراتك كقائد. إذا استخدمت المهارات المختلفة التي تمت مناقشتها أعلاه ، فستلاحظ ثقة أكبر في صوتك ، مما يؤثر بشكل إيجابي على باقي أعضاء الفريق.

إذا كنت تريد أن تكون أكثر ثقة في مهارات الاتصال لديك ، فراجع هذا المقال: كيفية إتقان مهارات الاتصال الفعال في العمل والمنزل

11. العناية الذاتية

لا شيء مذكور أعلاه ممكن إذا لم تكن منظمًا في حياتك ، على الصعيدين المهني والشخصي. القدرة على الاعتناء بنفسك هي الغراء الذي يجمع كل شيء معًا.

تحتاج إلى تناول الطعام والنوم جيدًا ، إلى جانب الاهتمام بصحتك العامة. يعد التنظيم في كل جانب من جوانب حياتك أمرًا ضروريًا لضمان حصولك على توازن صحي. إن الشعور بالطقس أو التعب أو الإجهاد أو أي شيء آخر سلبي سيكون له تأثير عميق على قدراتك كقائد.

انظر إلى ما يتوقعه الناس منك في كل جزء من حياتك ، واعتمد نفس الاستراتيجيات لكل جانب. يمكنك بعد ذلك توقع حدوث تآزر معين بين المناطق المختلفة ، مما يسمح لها بالعمل مع سيولة معينة.

سيكون هذا الدليل البسيط مفيدًا لك في الاعتناء بنفسك بشكل أفضل: 13 نصيحة أساسية للعناية الذاتية للأشخاص المشغوليندعاية

الخط السفلي

هذه المهارات التنظيمية الـ 11 ضرورية لأي قائد ذكي يرغب في أن يكون أكثر تنظيماً في كل ما يفعله. من خلال تحسين نفسك وفقًا لهذه الخطوط ، لن يؤدي ذلك فقط إلى شعور أكبر بالثقة في نفسك ، ولكن أيضًا تجاه أولئك الذين يتطلعون إليك للحصول على التوجيه والإلهام.

المزيد من المهارات لزيادة الإنتاجية

• 35 كتابًا عن الإنتاجية والمهارات التنظيمية من أجل حياة فعالة
• كيف تنظم حياتك: 10 عادات للأشخاص المنظمين حقًا
• 10 طرق عملية لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت

رصيد الصورة المميز: إيما ماثيوز عبر unplash.com

المرجعي