يعتبر الاجتماع الفردي أداة إدارة حاسمة وغالبًا ما يتم التقليل من شأنها.

إنها ليست فقط طريقة صادقة للتواصل مع الموظفين ومشاركة المعلومات الضرورية معهم ، ولكنها أيضًا طريقة رائعة لسماع تعليقاتهم.

والأهم من ذلك - أن الاجتماع الفردي هو فرصة لتشكيل تجربة موظفك وتصورك لك كرئيس. في كثير من الحالات ، سينعكس رأيهم فيك وعن أسلوب إدارتك أيضًا في رأيهم حول الشركة أو المؤسسة بأكملها التي تمثلها.

يجب أن يكون إجراء اجتماعات فردية فعالة أولوية بالنسبة لك كمدير أو قائد فريق. ستساعدك النصائح الإحدى عشرة الموضحة في هذه المقالة على تحقيق أقصى استفادة من هذا الوقت الحاسم.

1. احصل على العقلية الصحيحة

تبدأ الجلسة المناسبة في جلسة واحدة بالفعل قبل الاجتماع حيث تقوم بإعداد ملاحظاتك وموقفك تجاهها.

إن رؤية الاجتماع الفردي على أنه إلهاء غير مرحب به في يومك الحافل لن يصل بك بعيدًا.

بدلًا من ذلك ، خذ بضع لحظات لتصفية ذهنك والتركيز على الشخص الذي توشك على مقابلته.

ابدأ بمراجعة ملاحظاتك من الاجتماع السابق وجهًا لوجه مع هذا الموظف ، أو ألق نظرة على أحدث إحصائيات أدائه ، أو ضع علامة على أي شكاوى أو مدح تلقيتها بشأنه.

2. اجعل الاجتماعات الفردية شيئًا عاديًا

يعتمد تكرار المحادثات الفردية إلى حد كبير على حجم شركتك وأسلوب إدارتك. تقول بعض المصادر أن مثل هذه الاجتماعات يجب أن تكون أسبوعية ، بينما يقول البعض الآخر أن الجدول الزمني نصف الأسبوعي أو الشهري سيفي بالغرض.

فكرة جيدة هي تعيين الاجتماع المتكرر التالي في نهاية كل اجتماع حالي حتى يتمكن الطرفان من التخطيط مسبقًا لذلك.

فكر في التكرار والطول اللذين قد لا يبدوان كثيرًا بالنسبة لك أو لموظفيك ، لكنهما سيظلان كافيين لإبقاء الجميع في الحلقة والحفاظ على اتصال مستمر.دعاية

يجب أن يكون الموظفون الجدد على اتصال فردي أكثر ، مرة واحدة على الأقل كل أسبوع أو أسبوعين.

الجلسات المتكررة الفردية تجعل مشاركة الملاحظات روتينًا وتشجع ثقافة الصدق. إلى جانب ذلك ، تجعل المحادثات الشخصية المنتظمة الموظفين يشعرون بالفهم والثقة والتقدير في الشركة - وبالتالي تعزيز دوافعهم الذاتية.

3. تعيين حد زمني للاجتماعات

حدد وقتًا كافيًا لهذه المحادثات ، ولكن لا تجعلها طويلة جدًا أيضًا.لن يتطلع أحد إلى اجتماعات تفقد التركيز وتستمر إلى الأبد.

يعتمد الطول الأمثل لكل جلسة أيضًا على تكرار هذه الاجتماعات - على سبيل المثال ، إذا كنت تجتمع كل أسبوع ، فقد تكون الجلسة لمدة 30 دقيقة كافية. إذا كنت تلتقي مرة كل أسبوعين أو شهرًا ، فقد تكون 60 دقيقة أكثر فعالية.

نصح المديرون الناجحون مثل Andy Grove ، الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي السابق لشركة Intel ، بإجراء محادثات فردية تستمر لمدة ساعة واحدة على الأقل:

أي شيء أقل من ذلك ، في تجربتي ، يميل إلى جعل المرؤوس يحصر نفسه في الأشياء البسيطة التي يمكن التعامل معها بسرعة.

4. قم بعمل قائمة بالموضوعات التي تريد مناقشتها

قد تساعد الخطة العامة أو الهيكلية للاجتماع في بدء المحادثة - خاصة في الاجتماعات القليلة الأولى. ومع ذلك ، لا يتعين عليك الالتزام بالخطة مهما حدث. انظر إليه بدلاً من ذلك كمرجع يمكن أن يساعد في حالة تعثر المحادثة أو انحرافها بعيدًا عن الموضوع.

يمكن أن يكون جدول أعمال الاجتماع مفيدًا أيضًا إذا كان الموظف انطوائيًا ولن يكون من المحتمل أن يتحدث بمفرده.

على سبيل المثال ، يمكنك إعداد ثلاثة إلى خمسة مواضيع تهتم بمعرفتها أكثر. أو يمكنك الاحتفاظ بقائمة من الأسئلة أمامك ، ولكن تذكر أن تكون مرنًا - ليس عليك أن تسألها جميعًا إذا كانت المحادثة تتدفق بشكل طبيعي.

بعض الأفكار للأسئلة التي من المحتمل أن تولد إجابات شاملة:

• في أي جزء من اليوم تشعر أنك أكثر إنتاجية؟ هل تشعر أنك بحاجة إلى جدول عمل مختلف لتحسين رفاهيتك وإنتاجيتك؟
• ما هي آخر إنجازاتك التي تجعلك فخوراً؟
• هل لديك أي اقتراحات يمكن أن تساعدنا في العمل بشكل أفضل كفريق؟
• هل هناك أي شخص في الفريق تجد صعوبة في العمل معه؟ هل يمكن ان توضح لماذا؟
• أي من مهامك تجعلك منشغلاً ومُلهمًا؟ هل هناك طريقة لجعل مهامك اليومية أكثر جاذبية؟
• ما هي المعوقات الرئيسية في مشروعك الحالي؟ هل يمكنني المساعدة بأي طريقة لتحريكها؟
• ما هي الأشياء التي تقلقك في عملك أو بيئة المكتب بشكل عام؟ هل شعرت من قبل بأقل من قيمتها هنا؟
• هل تشعر أنك تتعلم بشكل كافٍ في العمل؟ ما هي المجالات التي ترغب في معرفة المزيد عنها؟
• ما الذي يمكنني فعله لتحسين أسلوب الإدارة الخاص بي أو لدعمك بشكل أفضل؟
• ما هي المشاريع أو المهام التي قد تكون مهتمًا بالعمل عليها بعد ذلك؟

نوع Pro: دعاية

اعتاد إريك شميدت ، الرئيس التنفيذي السابق لشركة Google ، أن يبدأ عمله الفردي من خلال مقارنة قوائمه مع القوائم التي طُلب من موظفيه إعدادها قبل الاجتماع.^[1]تم ترتيب العناصر الموجودة في كلتا القائمتين حسب الأولوية لأنها من المحتمل أن تكون أكثر المشكلات إلحاحًا.

5. احتفظ بها غير رسمية وقم بتغيير الإعداد

إذا كنت تهدف إلى إجراء محادثة صادقة ومرتاحة وصادقة مع موظفك ، فلا تفكر فقط في كلماتك ولغة جسدك ولكن أيضًا في جو الاجتماع.

هدفك هو أن تكون محترفًا ومنتجًا ، ولكن ليس بالضرورة محرجًا أو قديمًا.

أولاً ، ابحث عن مكان مريح لإجراء محادثة خاصة. الأثاث المريح والألوان الدافئة والنباتات المكتبية أو حتى المنظر المختلف من النافذة لديه القدرة على إثارة أفكار واقتراحات جديدة. لكن لا يتعين عليك حتى التمسك بغرفة اجتماعات - فلماذا لا تذهب في نزهة على الأقدام أو تتناول القهوة في مقهى قريب؟

الرئيس التنفيذي لبرامج تتبع الإنتاجية وقت المكتب ، يعتقد Artis Rozentals أن الاجتماعات الفردية يجب أن تتم خارج القيود المعتادة للمكتب:

أجد فرصة للذهاب في وجبة غداء أطول مع كل من أعضاء فريقي لمناقشة كل شيء في جو غير رسمي.

ويضيف أن الطابع غير الرسمي لا يعني أن الاجتماع يتم دون تحضير.

قبل الاجتماع ، أقوم برسم الأسئلة والبيانات الموضوعية ، ومشاركتها مع الموظف المعني ، حتى نتمكن من الاستعداد لإجراء محادثة مثمرة.

6. التركيز على الموظف

يجب أن يكون الموظف هو التركيز الرئيسي لمحادثات فردية. رجل الأعمال والكاتب الأمريكي الشهير يوصي بن هورويتز بأن يتكلم المدير لمدة 10٪ فقط من الوقت ، وترك باقي الحديث مع عضو الفريق.

تذكر - بصفتك الشخص في موقع السلطة ، يجب أن تنحي غرورك جانبًا وتدعم موظفك بقدر ما تستطيع.

من الناحية المثالية ، ستتدفق المحادثة بشكل طبيعي حول كل ما يهمه أو يهمها. إذا لم يحدث ذلك ، اطرح أسئلة مفتوحة يمكن أن تساعدهم في توضيح موقفهم والتعبير عن ملاحظاتهم (انظر النصيحة رقم 4).دعاية

7. استمع كأنك تعني ذلك

مهمتك ليست فقط السماح لموظفك بالتحدث. إنه أيضًا للاستماع - بنشاط. هذا يعني أنك لا تستمع لمجرد أن تكون مهذبًا. أنت تحاول في الواقع فهم وتذكر كل ما تتم مشاركته.

بعض تقنيات الاستماع الفعال:

• ابق متفتح الذهن وواثقًا واستمع إلى الشخص دون استخلاص استنتاجات من جانب واحد.
• أظهر للموظف أنك منتبه له ولخص ما يقوله من حين لآخر.
• تحقق مرة أخرى مما إذا كنت قد فهمت بعض العبارات بشكل صحيح لتجنب سوء الفهم (على سبيل المثال ، 'هل فهمت جيدًا أنك ترغب في انضمام فريق التسويق إلى هذا المشروع لتجنب المزيد من التأخير؟').
• كن متقبلًا لكل ما تسمعه - حتى النقد الموجه لشركتك أو أدائك.

8. تبادل المعلومات ذات الصلة

لقد ذكرنا بالفعل أن صاحب العمل يجب أن يتحدث أقل ويستمع أكثر. ومع ذلك ، إذا كان لديك شيء مهم لتقوله ، وكان يؤثر على هذا الموظف شخصيًا أو مهنيًا ، فإن الاجتماع في اجتماع واحد هو الوقت المناسب لقول ذلك.

هل تقوم بإعداد مشروع أو استراتيجية جديدة يجب أن يعرفها الموظف؟ هل تختبر بعض أساليب الإدارة الجديدة وترغب في أن تكون على متنها؟ هل التغييرات الجديدة على وشك التأثير على الشركة أو فريقك بشكل خاص؟

تأكد من إبقاء كل موظف في الحلقة لتجنب انتشار الثرثرة والمعلومات المضللة في المكتب. إذا أخبرتهم بالأخبار شخصيًا ، فسيشعرون أيضًا بالتقدير والتقدير.

9. اكتب الملاحظات

على الأرجح ، أنت مسؤول عن أكثر من موظف واحد أو اثنين ، لذلك لا يجب أن تعتمد على ذاكرتك لتدوين جميع النقاط المهمة التي يثيرها كل عضو في الفريق.

ومع ذلك ، لا يوصى بكتابة ملاحظات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أثناء الاجتماع. لماذا ا؟

يمكن تفسير فتح جهاز كمبيوتر محمول بسهولة على أنه مشتت وغير مهتم جدًا بالمحادثة.

لذلك سوف تضطر إلى ذلك تدوين الملاحظات بالطريقة القديمة - عن طريق تدوينها في دفتر ملاحظات أو مجلة أو قطعة من الورق.

يتيح تدوين الملاحظات لأعضاء فريقك رؤية أنك منخرط بنشاط في الاجتماع وأن النقاط الموضحة ستؤخذ في الاعتبار. بعبارة أخرى - أن هذا ليس مجرد مضيعة لوقتهم.

10. اترك مهمة أو الوجبات الجاهزة

تمامًا مثل كل شيء آخر متعلق بالأعمال ، يجب أن يكون للاجتماعات الفردية هدف ونتائج قابلة للتنفيذ. بعبارة أخرى ، تأكد من أنك أو موظفك أو بشكل مثالي كلاكما تغادر مع عنصر عمل أو مهمة يتعين إكمالها.دعاية

لتوطيد هذا ، أرسل بريدًا إلكترونيًا سريعًا بعد الاجتماع في اجتماع واحد ، مع إعادة صياغة الأشياء الرئيسية التي مررت بها. سيضمن هذا أن كلاكما على نفس الصفحة وعلى دراية بالخطوات التالية التي يجب أن يتخذها كل جانب.

ستستغرق رسالة التلخيص عبر البريد الإلكتروني بضع دقائق أخرى من وقتك ولكنها بلا شك ستثبت أنها جديرة بالاهتمام على المدى الطويل.

11. لا تهمل اللقاءات الفردية مع العاملين عن بُعد

اليوم ، يعمل المزيد من المديرين بشكل متزايد مع فريق يتكون جزئيًا (أو كليًا) من عمال عن بُعد. إذا كنت أحدهم ، فاعلم هذا:

تعتبر الاجتماعات الفردية أكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بفريقك البعيد.

لماذا ا؟ لأنه يمكنك أن تشعر بمشاعر فريقك الداخلي كل يوم في المكتب. في الوقت نفسه ، قد لا يكون لديك أي فكرة عن شعور الموظفين الخارجيين أو العاملين عن بُعد.

الرئيس التنفيذي لبدء تشغيل الطباعة عند الطلب طباعة ، Davis Siksnans ، يدير شركة تضم 500 موظف موزعين على قارتين. إلى جانب عقد اجتماعات ربع سنوية لجميع الموظفين ، فإنه يطلب من المديرين عقد اجتماعات فردية منتظمة مع كل من أعضاء فريقهم ،^[2]بالإضافة إلى مراجعات الأداء نصف السنوية.

انه يشيرإلى:

إنها طريقة رائعة لإظهار اهتمام المديرين بأداء ورفاهية الموظف. تظهر الموضوعات التي لولا ذلك لم تكن في نقاش منتظم ، مثل نوع الموسيقى التي يتم تشغيلها في المكتب ، على سبيل المثال.

يتفق سانتا ليس-كروز ، مدير الموارد البشرية في برنتفول لاتفيا ، مع ديفيس والإعلانات:

يجب أن تبنى المحادثات على أساس من الشفافية والثقة المتبادلة. هذا هو الوقت المناسب لتسأل عن أداء الشخص ، وعن التوازن بين العمل والحياة ، والصحة ، والأنشطة خارج العمل ، وما إلى ذلك. عليك بالتأكيد أن تسأل عما إذا كان يمكنك المساعدة في أي شيء وكيف.

انظر وجهاً لوجه مع موظفيك

بصفتك مديرًا ، يجب أن تكون متسقًا في كل ما تفعله - والاجتماعات الفردية ليست استثناءً. ليس من الضروري أن تتم كل يوم أو حتى كل أسبوع ، ولكن عليك الالتزام بها في كل مرة.دعاية

تذكر - هدفك الأساسي هو دعم أداء موظفك. سيساعدك إجراء محادثة شخصية منتظمة مع كل شخص من الأشخاص الذين يقدمون تقارير إليك على رؤية زيادة في تفاعل الموظفين. ومن المرجح أن يؤدي هذا إلى تحسين ثقافة الشركة وزيادة الإنتاجية للشركة بأكملها.

المزيد من نصائح القيادة

• 5 أنواع للقيادة تساعدك على بناء فريق عالي الأداء
• إتقان هذه المهارات الإدارية العشر لتصبح قائدًا قويًا
• القيادة مقابل الإدارة: هل أحدهما أفضل من الآخر؟
• أفضل 15 كتابًا عن القيادة يجب على كل قائد قراءتها لتحقيق النجاح

رصيد الصورة المميز: Rawpixel عبر unplash.com

المرجعي