عندما تحدث تغييرات أو اضطرابات كبيرة في الحياة ، فإن إدارة الوقت هي أول الأشياء التي يجب أن تخرج من النافذة. في تلك الحالات ، يمكن أن يفقد الوقت كل التعريفات. من المفهوم أن المصطلحات العاجلة والمهمة تأخذ معاني جديدة.

في كتابه، 7 عادات للناس الأكثر فعالية ، نشر ستيفن كوفي مفهومًا يسميه مصفوفة إدارة الوقت. يقسم كوفي الوقت الذي نقضيه أثناء الاستيقاظ إلى أربعة أجزاء:

• الربع 1 : عاجل ومهم. أمثلة: الحصول على المساعدة في حالة الطوارئ الطبية ، أو منع طفل صغير من الاصطدام بحركة المرور.
• الربع 2 : ليست عاجلة ، لكنها مهمة. أمثلة: تغيير الزيت في سيارتك بانتظام ، أو تحقيق هدف داخلي للشركة للاستجابة بشكل هادف إلى كل اتصال مع العملاء في غضون ساعة.
• الربع 3 : عاجل ، لكن غير مهم. أمثلة: زميل عمل يتوقف ليسأل عن نزهة الشركة ، أو يستجيب لعروض محدودة الوقت.
• الربع 4 : لا عاجل ولا هام. أمثلة: التمرير عبر خلاصات الوسائط الاجتماعية ، أو الرد على تعليقات موقع الويب التي نشرها أشخاص لا تعرفهم ، أو جلسات الشراهة التلفزيونية.

إليك مخطط المصفوفة الذي تم توضيحه بواسطة Sage Automation:^[1]

لتحقيق أفضل استخدام ممكن لهذه الأرباع الأربعة ، نحتاج إلى أن نتحلى بالصدق الشديد بشأن كيفية - وماذا - نحدد شروط كوفي. إليك كيفية القيام بذلك:

1. ضع شكل الدولار على وقتك

أذا أردت القضاء على مضيعات الوقت في حياتك ، ابدأ في التعامل مع وقتك كما لو كان المال. إن اعتبار الوقت أحد الأصول يمكن أن يبدو مفهومًا غامضًا إلى حد ما. سيؤدي إلصاق علامات الدولار بساعاتك إلى الوضوح بسرعة.

يقترح الخبير المالي ديف رامزي تتبع كل قرش تكسبه عن طريق تخصيص كل أموالك لفئة. على سبيل المثال ، قد يندرج 1000 دولار من راتبك التالي في فئة الإيجار ، وقد يذهب 400 دولار إلى محلات البقالة ، وما إلى ذلك.دعاية

حتى تبدأ في تسمية وقتك وتتبعه ، لن تكون إدارة الوقت أكثر من مجرد تخمين ومشاعر حدسية. يعد الجمع بين مصفوفة إدارة الوقت Covey وتقنية Ramsey الخطوة الأولى نحو وضع نفسك في مقعد إدارة الوقت. ربما قررت أن وقتك يحمل قيمة نقدية قدرها 30 دولارًا في الساعة. في نهاية حفلة Netflix ، على سبيل المثال ، تجد أنك قضيت 4.5 ساعات. هذا يصل إلى صافي قيمة 135 دولارًا. سجل هذا في سجل يومي تحت الترفيه.

إذا كنت مثل معظم الأشخاص ، فمن المرجح أن تصل لحظة الوضوح في نهاية الشهر عندما تقوم بإجمالي قيم الدولار التي قمت بتعيينها لفئات حياتك المختلفة.

على الرغم من أنك قد تتجاهل مبلغ 135 دولارًا الذي تم إنفاقه على حفلة تلفزيون واحدة ، كيف ستشعر عندما تكتشف أنه في شهر واحد أنفقت 1485 دولارًا في تلك الفئة؟ كنقطة مرجعية ، فإن مخزونك المتاح من الوقت لشهر مدته 31 يومًا ، بافتراض 16 ساعة استيقاظ في اليوم ، يصل إلى 14،880 دولارًا. ساعات العمل وحدها ربما استوعبت شيئًا في نطاق يتراوح بين 4500 و 6000 دولار.

الآن لديك القدرة على تحقيق الوضوح الحقيقي لإدارة أولوياتك. هل كانت مشاهدة التلفزيون تستحق حقاً ما يقرب من 10٪ من إجمالي ساعات يقظتك؟ أنت فقط يمكن الإجابة على هذا السؤال.

2. جهز نفسك لنجاح مصفوفة إدارة الوقت

ابدأ بكتابة كل مهمة

في هذه المرحلة ، كل ما تحاول القيام به هو إفراغ عقلك. لا تهدر أي جهد في التفكير في الإلحاح أو الأهمية أو الموعد النهائي. سيأتي هذا الجزء لاحقًا. في الوقت الحالي ، ما عليك سوى بذل قصارى جهدك لتحويل جميع المهام التي تدور حولك داخل عقلك إلى جدول بيانات أو على الورق.

استخدم الأدوات التي تناسبك بشكل أفضل حتى تتمكن من تفريغ أفكارك في أسرع وقت ممكن. لا تتوقف حتى تكون واثقًا من أنك استولت على كل شيء.

بعد ذلك ، قم بتعيين موعد نهائي لكل مهمة

ابدأ بملء تلك المواعيد النهائية التي تعرف أنها ثابتة. للحفاظ على علاقات صحية ، ستحتاج إلى إعطاء الأولوية للالتزامات التي قطعتها بالفعل على الآخرين. إذا أمكن ، حدد مواعيدك النهائية قبل ما وعدت به - فقد تحتاج إلى هذا الوقت المرن في المستقبل. ابدأ بهدف إدارة الوقت المتمثل في أن تكون معروفًا بنوع الشخص الذي يقلّل من الوعود ويسيطر عليها.دعاية

سلط الضوء على المهام التي تعرف أنها عاجلة. كن حذرًا في تطبيقك للمصطلح عاجل. ما يبدو لك عاجلاً قد لا يكون ذا عواقب على عائلتك وأصدقائك وعملائك. يحتاج كل شخص إلى التوصل إلى تعريف عملي شخصي ولكن للبدء ، استخدم هذا التصنيف باعتدال.

رتب الالتزامات السابقة حسب الأولوية حسب تصنيفك. يمكنك دائمًا الرجوع وترقية مهمة معينة إلى هذه الحالة ، ولكن ابدأ بإظهار بعض ضبط النفس. بعد كل شيء ، إذا كان كل شيء عاجلاً ، فلا شيء يمكن أن يكون عاجلاً حقًا.

أعد ترتيب قائمتك حسب الأهمية

هذا هو المكان الذي يمكن أن يؤتي ثماره حقًا باستخدام جدول بيانات بدلاً من الورق. أدخل عمود الأهمية في جدول البيانات ، أو اختر قلمًا أو قلم تحديد ملون مختلف إذا كنت تستخدم الورق أو بطاقات الفهرسة. امنح كل مهمة تصنيفًا للأهمية من 1 (ليس مهمًا على الإطلاق) إلى 100 (للأهمية القصوى).

أنا شخصياً أحب استخدام مقياس من 1 إلى 100 بسبب الدقة التي يوفرها. على سبيل المثال ، قد تقوم مهمتان بتقييم 8 على مقياس من 1 إلى 10 ، لكن يمكنك التمييز بين 82 و 88 عند الفرز.

3. أدخل حياتك في مصفوفة إدارة الوقت

الآن ، تراجع خطوة إلى الوراء وانظر إلى ما لديك. إذا كنت قد أنجزت واجبك المنزلي ، فيجب أن ترى الآن كل مهمة من مهامك جنبًا إلى جنب مع تصنيفاتها من حيث الأهمية والإلحاح.

ابدأ بنقل كل مهمة إلى أحد الأرباع الأربعة لمصفوفة إدارة الوقت. ابدأ بالمواضع الواضحة. بمجرد أن يكونوا على الشبكة ، يمكنك تقييم المكالمات القريبة التي قد تنتهي بشكل شرعي في أي من الربعين. يمكنك البدء في إعادة تصنيف العناصر من حيث الأهمية أو الاستعجال ، ولا بأس بذلك. قد تدرك أن بعض المهام ليست مهمة أو عاجلة كما كنت تعتقد في البداية.

Q1: حافظ على قطاع هبوط مفتوح

حاول إبعاد أكبر عدد ممكن من الأشياء عن الربع العاجل والمهم. قد لا يكون ذلك ممكنًا في محاولتك الأولى في إدارة الوقت ، ولكن حدد هدفًا بعيد المدى للحفاظ على مساحة مفتوحة في Q1. يمكنك تحقيق ذلك من خلال التعامل مع المهام التي تظهر في الأرباع الثلاثة الأخرى بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والفعالية.دعاية

على سبيل المثال ، سيظل مؤسس شركة ناشئة مشغولًا يرغب في الحفاظ على لياقته البدنية ولكن ليس لديه ساعات ليقضيها في صالة الألعاب الرياضية. يوصي مؤلف وول ستريت جورنال الأكثر مبيعًا الدكتور جون جاكيش بتدريب المقاومة المتغير على تدريب الوزن الثقيل. تم إثبات أن تمارين المقاومة المتغيرة أثبتت علميًا أنها تعطي نتائج أفضل للياقة البدنية في وقت أقل بكثير ، كما يقول الدكتور جاكويش. هذا ، جنبًا إلى جنب مع نظام غذائي عالي البروتين يمكن أن يمنح رواد الأعمال النتائج التي يريدونها دون التضحية بساعات ثمينة من يومهم.

من الواضح أنه يمكنك الحصول على مكالمة عميل بعد 10 دقائق من الآن تضع شيئًا ما على الفور في Q1. لا يوجد تخطيط أو استعداد من جانبك يمكن أن يمنعه من الهبوط هناك ، لذا فهذا ليس خطأك. مهمتك هي إبقاء شريط الهبوط متاحًا لهذا الاحتمال.

س 2: استبعد هذه المهام بفترات زمنية مخصصة

إذا كان هناك شيء مهم ، فإنه يتمتع بفرصة جيدة ليصبح عاجلاً في النهاية. باستخدام مثال تغيير الزيت ، من الواضح أنك تريد معالجة هذه المهمة قبل أن يتعطل محرك سيارتك. إذا لم تقم بذلك ، فيجب إعادة تصنيف مهمة Q2 فجأة في الربع الأول ، وسيكون لديك Q1 جديد تمامًا للحفاظ على الشركة: احصل على سيارة مستأجرة.

قد لا تصبح مهام الربع الثاني الأخرى ملحة أبدًا ، لكن هذا لا يقلل من أهمية عناصر الصورة الأكبر هذه. ربما تكون قد التزمت بتعلم المزيد للمساعدة في تعزيز مناهضة العنصرية في مكان العمل ، كما تقول دانا براونلي ، مؤلفة الملاحظات والمساهمة في فوربس. على الأرجح لن يتحقق هذا الهدف إلا إذا قمت بحجب الوقت في التقويم بشكل استباقي للتأكد من أنك تخصص الوقت اللازم لتحقيق هذا الهدف.^[2]

بدون جهد واع لجدولة هذه المهام ، فإنها ستبقى إلى الأبد.

س 3: اطرح بضعة أسئلة على العناصر العاجلة

مشكلة واحدة على الأقل في هذه الفئة هي أن المهام العاجلة غالبًا ما تتنكر على أنها مهمة. من الشائع الخلط بين الاثنين ، لذلك من الضروري تعلم كيفية التمييز بين الاثنين. يعتبر إرسال رسالة نصية من عميل محتمل تأمل في الوصول إليه أمرًا عاجلاً بينما قد تنتظر رسالة بريد إلكتروني من وكيل التأمين لديك والتي تريد تحديد موعد لمراجعة السياسة السنوية حتى يوم الجمعة.

تحمل رسائل البريد الإلكتروني والبريد الصوتي والرسائل النصية وغيرها من أشكال الاتصال الفوري دائمًا شعورًا بالإلحاح ، ولكنها قد لا تكون مهمة. عندما تنظر إلى الأشياء التي وصلت إلى الربع الثالث ، اسأل نفسك عما إذا كنت تشارك إحساس المرسل بالإلحاح أم لا. قد يكون الوقت قد حان لإلغاء الاشتراك في بعض المجموعات أو الأفراد أو الرسائل الإخبارية لتقليل الفوضى في الربع الثالث.دعاية

س 4: استفد من أنشطتك غير العاجلة وغير المهمة

Q4 هو الربع الذي يرغب كل مدير محتمل في التخلص منه ، لكن لا تتسرع في ذلك. بينما تريد بالتأكيد التخلص من الوقت الضائع ، فإن هذا أيضًا هو الربع الذي تعيش فيه فترة التوقف. بدلاً من التعهد بإلغاء جميع أنشطة الربع الرابع بالكامل ، حقق أقصى استفادة مما تشارك فيه.

أولاً ، ابدأ بإلغاء المهام التي لا تمثل أفضل استخدام لوقتك أو تفويضها. بالتأكيد ، يجب إعادة تنسيق هذا التقرير ، ولكن من المحتمل أن يقوم المتدرب بذلك نيابة عنك. استخدم برامج المبيعات لأتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتنقيب حتى لا تضطر إلى إرسالها جميعًا بنفسك.

عندما يتعلق الأمر بأخذ قسط من الراحة ، كن على دراية بالأنشطة التي تجعلك تشعر بالانتعاش وتلك التي تجعلك تشعر بالإرهاق. قل نعم لهذا السير في الغابة ولا للتجادل مع الغرباء على وسائل التواصل الاجتماعي. باختيار الأنشطة الترفيهية الخاصة بك بحكمة ، ستحصل على أقصى استفادة من أرباحك في الربع الرابع.

افكار اخيرة

تعد مصفوفة إدارة الوقت الخاصة بـ Covey أداة هائلة يمكنك اعتمادها عندما تشعر كما لو أن جدولك يتحكم فيك بدلاً من العكس. من المحتمل أن يتلخص نجاحك في مدى صدقك مع نفسك عند تعيين العلامات.

لا تخف من أن تسأل نفسك ، هل هذا أمر ملح حقًا؟ ستحتاج أيضًا إلى التمييز بدقة بين ما هو مهم بالنسبة لك وما هو مهم لشخص آخر. من السهل جدًا قبول تصنيف شخص آخر كمهم أو عاجل دون تمحيص.

هناك نقطة جيدة لإدارة الوقت تمنحك تحكمًا كاملاً في جدولك الزمني دون الانحراف إلى التفكير الجامد. سيحتاج رواد الأعمال ، على وجه الخصوص ، إلى مراعاة بعض المرونة في جداولهم الزمنية حتى يتمكنوا من الاستفادة من فرص الربع الأول التي تظهر دون سابق إنذار. مع ذلك ، فهي مرنة للغاية ، وسينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت. أثناء قيامك بتخصيص تقنيات Covey و Ramsey لتناسب حياتك ، امنح نفسك بعض النعمة لارتكاب الأخطاء والتعديل حسب الحاجة. ستحصل هناك.

مزيد من النصائح لإدارة الوقت بشكل فعال

• 10 طرق عملية لتحسين مهارات إدارة الوقت
• 10 مهارات مثبتة في إدارة الوقت يجب أن تتعلمها اليوم
• كيفية زيادة إنتاجية العمل: 9 قواعد أساسية

رصيد الصورة المميز: الاستكشاف # عبر unsplash.com دعاية

المرجعي