إذا قمت بزيارة Lifehack بانتظام ، فأنا متأكد من أنك لاحظت سلسلة Getting Things Done التي تم عرضها هنا مؤخرًا. في الأسابيع الأخيرة ، كنت أناقش المنهجية نفسها ، وكيفية استخدامها في جهودك اليومية (سواء في مشاريع العمل أو المشاريع الشخصية).

لكن ما لم أفعله هو توجيهك نحو أدوات محددة يمكنك استخدامها لجعل حياتك أسهل. حسنًا ، هذا بالضبط ما سأفعله اليوم.

اسمحوا لي فقط أن أذكرك أن هناك 7 عناصر رئيسية من GTD: قائمة المشاريع ، قائمة المهام التالية ، قائمة المستقبل / ربما ، التقويم ، انتظار القائمة ، ملفات الموارد ، والعنصر غير الملموس - الثقة.

يمكن التعامل مع كل منها باستخدام أبسط الأدوات الممكنة - القلم والورق. ولكن نظرًا لأننا نعيش في القرن الحادي والعشرين ، فمن المحتمل ألا تكون الطريقة الأكثر فاعلية بالنسبة لبعض الناس.

فيما يلي قائمة بالأدوات الرائعة التي تكون إما متوافقة مع GTD منذ البداية ، أو يمكن تعديلها بسهولة لتلائم طريقة عمل GTD.

بريدك الوارد

كما قلت في إحدى المنشورات في سلسلة GTD (الرسم البياني اليومي للنشاط الخاص بك) ، يبدأ معظم الأشخاص عادةً عملهم في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم.

لا يجب أن تكون صناديق البريد هذه صناديق بريد وارد فعلية (بريد إلكتروني أو صناديق بريد تقليدية). كما هو محدد في GTD ، فإن البريد الوارد هو ببساطة المكان الذي تهبط فيه كل الأشياء الواردة. يمنحنا هذا العديد من الاحتمالات فيما يتعلق بالأدوات أو البرامج الفعلية التي نريد استخدامها لصناديق البريد الوارد الخاصة بنا.

بعض الأدوات والبرامج التي تعمل بشكل أفضل هي:دعاية

1. كل برنامج بريد إلكتروني

هذا واضح ، لكن الحلول الأبسط هي الأفضل غالبًا. تم إعداد برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك (بغض النظر عن ما تستخدمه) بشكل جيد لاستخدامه كبريد وارد لبعض الأشياء الواردة لأنه ... حسنًا ، يحتوي ببساطة على صندوق وارد بداخله - وكل بريد إلكتروني تحصل عليه في انتظارك لقراءته .

ومع ذلك ، فإن الشيء المهم الذي يجب تذكره هو أنه عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة ، يجب عليك اتخاذ إجراء بشأنها على الفور.

ولكن ماذا تفعل عندما تواجه طلبًا جديدًا لم يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني؟ هذا هو المكان الذي تلعب فيه الأدوات الأخرى.

2. تذكر الحليب

تذكر الحليب(أو RTM) هي أداة رائعة ولديها تطبيقات GTD أكثر بكثير من مجرد التصرف كصندوق وارد.

بادئ ذي بدء ، RTM هو في الأساس تطبيق قائمة مهام. إنه متاح عبر الإنترنت (لجميع أنظمة التشغيل) ، ولديه أيضًا الكثير من الإصدارات للأنظمة الأساسية الأخرى (iPhone و iPad و Android).

ومع ذلك ، فإن تسميته في الواقع ببساطة تطبيق قائمة المهام هو أمر بخس. يمكن استخدامه لأي نوع من الأنشطة حيث تكون قوائم الأشياء في متناول اليد.

على سبيل المثال ، نظرًا لوجود إصدار iPhone ، يمكنك استخدامه كقائمة البقالة أثناء التسوق أو كمفكرة بسيطة يمكنك استخدامها أثناء التنقل حتى لا تفلت من عقلك أي أفكار رائعة. أو يمكنك استخدامه كبريد وارد إضافي. عندما تتعثر في طلب جديد لم يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك وضعه في قائمة منفصلة داخل RTM (ويفضل أن يكون البريد الوارد مسمى).دعاية

العودة إلى RTM نفسها. الأداة سهلة الاستخدام للغاية. وهو يدعم قوائم متعددة ، وأربعة مستويات من الأولويات ، وعلامات ، والعديد اختصارات لوحة المفاتيح (إنهم يجعلون العمل مع RTM سريعًا بمجرد أن تتعطل) ، وموجزات RSS ، وموجزات iCal ، والتذكيرات ، والمزيد.

قائمة المشاريع

غالبًا ما تكون قائمة المشاريع جزءًا كبيرًا من ملكية GTD ... إذا جاز التعبير. يجب أن يكون منظمًا بشكل مثالي بحيث يسهل فهم كل مشروع والعمل معه.

بالنسبة لي ، هناك طريقة واحدة فقط للقيام بذلك بشكل صحيح - باستخدام الخرائط الذهنية.

فقط لتذكيرك (بإذن من ويكيبيديا) ، أ الخريطة الذهنية هي رسم تخطيطي يستخدم لتمثيل الكلمات أو الأفكار أو المهام أو العناصر الأخرى المرتبطة بكلمة أو فكرة رئيسية ومرتبة حولها. أو بلغة إنجليزية بسيطة - إنها أفضل طريقة لإعطاء أفكارك شكلًا ماديًا (في هذه الحالة ، إنشاء تمثيل رقمي لأفكارك).

معظم المشاريع شبه منظمة فقط حول العديد من الأفكار المختلفة التي لها معنى معًا ، ولكن يصعب وضعها في قائمة تقليدية أو مستند نصي. ومع ذلك ، يمكن للخرائط الذهنية التعامل مع مثل هذا الموقف بشكل جيد للغاية. هذا هو السبب في أن الخرائط الذهنية مثالية للتعامل مع قائمة المشاريع الخاصة بك.

3. فري مايند

عندما يتعلق الأمر برسم الخرائط رقميًا (على الكمبيوتر) ، فهناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تجعل ذلك ممكنًا. ومع ذلك ، هناك واحد يستحق المراجعة حقًا. تسمى العقل الحر .

يعطي الاسم تلميحًا جيدًا إلى أن الأداة مجانية - وهذا أمر جيد. ولكن هناك المزيد من الأخبار الجيدة - هناك إصدارات متاحة لمعظم الأنظمة الأساسية وأنظمة التشغيل الشائعة. ليس ذلك فحسب ، بل يمكنك أيضًا تنزيل الثنائيات (FreeMind هو مشروع حقيقي مفتوح المصدر).

لكن أفضل الأخبار على الإطلاق هي: FreeMind هي الأداة الأسهل استخدامًا والأسرع والأصغر (من حيث الذاكرة ومساحة القرص المستخدمة) المتاحة. في جوهرها ، هذه هي أفضل أداة متاحة لرسم الخرائط الذهنية.دعاية

( إذا كنت تفضل الأدوات عبر الإنترنت للتعامل مع الملفات المحلية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فيمكنك التحقق من ذلك MindMeister . يبدو رائعا جدا أيضا. يوفر جميع الوظائف المهمة لرسم الخرائط الذهنية ، ويحتوي على الكثير من الأشياء الإضافية ، مثل القدرة على تضمين المرفقات والصور وملفات PDF والملفات الأخرى. لكنها ليست مجانية. الخطة الأقل تكلفة المتاحة هي 4.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر.)

قائمة المهام التالية ، قائمة المستقبل / القائمة المحتملة ، في انتظار القائمة

قوائمك ، مع قائمة المهام التالية التي تقود الطريق ، هي المكان الذي تقضي فيه معظم وقتك عند العمل مع GTD. لذلك ، يجب أن تكون سهلة الوصول إليها والعمل معها. أن تكون قادرًا على الوصول إليها عبر الإنترنت من كل جهاز كمبيوتر ونظام تشغيل أمر جيد أيضًا.

هذا هو المكان تذكر الحليب يأتي للعب مرة أخرى. لقد وصفت RTM بالتفصيل سابقًا في هذا المنشور ، لذلك أنا متأكد من أنك ترى قيمتها عندما يتعلق الأمر بالعمل مع جميع أنواع القوائم.

هناك فائدة إضافية لاستخدام أداة واحدة فقط لجميع قوائمك وهي أنك لست مضطرًا للعب مع عدد لا يحصى من أسماء تسجيل الدخول والملفات المحلية المختلفة. الطريقة الأكثر فاعلية هي التركيز دائمًا على الحد الأدنى من الأدوات وتناسبها مع عادات عملك.

تقويم

هذا بسيط ، وأنا متأكد من أنه يمكنك رؤيته قادمًا ...

4. تقويم Google

لا أعتقد أن علي إقناعك بالسبب تقويم جوجل عظيم. أنا متأكد من أنك قد اشتركت فيه بالفعل (أو لأداة / حل مشابه).

أهم خصائص أداة تقويم GTD هي:

• متاح من أي جهاز كمبيوتر (مع الوصول إلى الإنترنت)
• يدعم التذكيرات
• يدعم تقويمات متعددة لمستخدم واحد
• يدعم مشاركة الأحداث مع مستخدمين آخرين
• يدعم الأحداث الجارية

وتقويم Google يغطيها جميعًا. أيضًا ، هناك الكثير من التطبيقات المتاحة لكل منصة متنقلة.دعاية

ملفات الموارد / المرجع

تكمن الصعوبة الوحيدة في ملفات الموارد في أنها يجب أن تكون منظمة جيدًا ويمكن الوصول إليها ويفضل أن تكون متاحة من أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت.

يمكن القيام بذلك عن طريق تنفيذ شيئين.

1. أولاً ، أنشئ دليلًا / مجلدًا في مكان ما على محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر. سيحتوي هذا الدليل على جميع مواردك - الأشياء التي قد تكون في متناول اليد كمرجع عند العمل في مشاريعك. إن مهمتك هي تنظيم هذا الدليل بشكل جيد ، وجعله سهل الفهم قدر الإمكان.
2. بعد ذلك ، قم بتوصيله بـ Dropbox.

5. دروب بوكس

بصندوق الإسقاط هي أداة تتيح لك مزامنة بياناتك بين الأجهزة المتعددة التي تستخدمها ، ولكنها أيضًا رائعة للوصول إلى المحتوى الخاص بك عبر الإنترنت مباشرة من خلال موقع Dropbox على الويب.

كل هذا يجعلها مثالية للعمل كقاعدة ملفات مرجعية لـ GTD. لا يمكنك مزامنة ملفاتك على كل جهاز تستخدمه فحسب ، بل يمكنك أيضًا الحصول على نسخة احتياطية عبر الإنترنت حتى تتمكن من التوقف عن القلق بشأن اختفاء الأشياء الخاصة بك بين عشية وضحاها بعد عطل في محرك الأقراص الثابتة.

إذا كنت تستخدم Dropbox فقط لتخزين البيانات الأساسية ، فيمكنك استخدام خطتهم المجانية (ما يصل إلى 2 جيجابايت من مساحة القرص المتوفرة ، على الرغم من أنه يمكنك الحصول على مساحة كبيرة من خلال دعوة الآخرين إلى الخدمة). يمكنك لاحقًا ترقية حسابك بسهولة إلى 50 ديسمبر ، حيث تحصل على 50 جيجابايت مقابل دفعة متواضعة قدرها 9.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر.

استنتاج

كما ترى ، فأنت تحتاج فقط إلى 5 أدوات لتطبيق إنهاء الأشياء بالكامل في حياتك. (بالمناسبة ، يعتبر كل برنامج بريد إلكتروني واحدًا). وهذا أمر جيد لأنه كلما قل استخدامك للأدوات ، كان من الأسهل الحفاظ على تماسك لعبتك وجعلها تعمل من أجلك. إذا بدأت في استخدام الكثير من الأدوات ، فإنها تصبح عبئًا بدلاً من تعزيز الفعالية والإنتاجية.

ما هي الأدوات التي تستخدمها كجزء من منهج إنهاء الأشياء؟ يرجى مشاركتها في التعليقات أدناه.

(رصيد الصورة: مجموعة قذرة من الأدوات اليدوية عبر شترستوك) دعاية