5 تقنيات للتعامل مع جدول مشغول (وتوفير المزيد من الوقت)

الجداول الزمنية المزدحمة ليست غير معتادة بالنسبة لأولئك الذين يعملون بدوام كامل في المكاتب. لدرجة أن عبارة أكره العمل قد تكون شيئًا شائعًا يدور في ذهنك إذا وجدت أن العمل يستهلك حياتك ، ولا يوجد لديك وقت لأي شيء آخر.

لكن ماذا لو أخبرتك أن هناك طريقة لكسب المزيد من الوقت؟

يعيش عمال العصر الحديث في عالم يتم فيه وضع الانشغال على قاعدة التمثال. هناك فكرة خاطئة شائعة مفادها أنه كلما زاد العمل الذي توافق على القيام به ، وكلما زادت انشغالك بالمهام ، زاد ذلك من إظهار مديرك وزملائك كم أنت عامل متفاني.

ومع ذلك ، في معظم الأحيان ، يكون مجرد فكرة خاطئة. فقط لأن جدولك مشغول ، فهذا لا يعني بالضرورة أنك منتج . وما مقدار القيمة التي تجلبها إذا لم تكن منتجًا؟

معرفة الفرق بين الانشغال والإنتاجية هو أساس القدرة على معالجة جدول عملك المزدحم لتوفير المزيد من الوقت.

أثناء الانشغال يشير إلى وجود الكثير على طبقك ، كونها منتجة يعني تحقيق نتائج فعالة في أقل وقت ممكن. يمكن أن يقودك هذا الأخير إلى فرصة أكبر لمزيد من الوقت للاستمتاع بحرية.

إن وجود جدول مزدحم لا يجعلك تشعر بالإرهاق والتوتر فحسب ، بل يمكن أن يتركك أيضًا تشعر بالهزيمة وبدون الدافع للاستمرار في مهامك وإكمالها بأفضل ما لديك.دعاية

في حين أن معظمكم قد لا يكون قادرًا على التحكم في مقدار المهام المخصصة لك ، إلا أن هناك طرقًا يمكن أن تساعدك في إدارة تلك المهام بحيث لا تقضي كل وقتك مشغولاً بها.

لا يتطلب خلق المزيد من الوقت جنيًا سحريًا أو آلة زمن. إنه أسهل من ذلك. كل ما تحتاجه هو تقنيات يمكنك تطبيقها ، فبدلاً من أن تغمرها المهام وتغمرها ، يمكنك معالجة جدولك بشكل منتج.

بالإضافة إلى التقنيات أدناه ، توفر لك Lifehack دليل من 4 خطوات لتوفير المزيد من الوقت خارج جدول مشغول . إنه دليل مجاني لمساعدتك في تحديد أولويات مطالبك اليومية والتوقف عن الانشغال الشديد!احصل على الدليل المجاني.

الآن ، دعنا نتعمق في 5 تقنيات للتعامل مع جدول أعمال مزدحم.

1. تحديد الأولويات

إذا لم تكن قد حددت أولويات مهامك بالفعل ، فأنت تفعل كل شيء بشكل خاطئ!

يعد تحديد أولويات المهام في جدولك طريقة جيدة للتعامل معها حيث إنه يسلط الضوء على ما يجب القيام به أولاً. ومعرفة هذه المعلومات يمكن أن تساعدك في إدارة وقتك والتأكد من الوفاء بجميع المواعيد النهائية الخاصة بك.

نهج تحديد الأولويات الذي يمكنك تجربته هو يأكل الضفدع . طريقة صاغها براين تريسي شعبيا في كتابه ، أكل هذا الضفدع! 21 طريقة رائعة لوقف المماطلة وإنجاز المزيد في وقت أقل ، لا يتطلب منك استهلاك البرمائيات ، بل يشجعك على معالجة أكبر مهامك أولاً.دعاية

تكمن الفكرة وراء ذلك في أنه بمجرد إنجازك لأكبر مهمة بعيدًا عن الطريق ، سيكون الشعور بالإنجاز رائعًا للغاية بحيث يكون لديك الدافع لإكمال بقية مهامك لليوم دون أي عوائق ، مما يخلق نوعًا من تأثير الدومينو. .

2. لا تبالغ في الالتزام

إذا كنت من النوع الذي يقول نعم لكل طلب يتم طرحه عليك ، فلا عجب أن يكون لديك جدول أعمال مزدحم. إن العثور على نفسك تقوم بمهام والتزامات أكثر مما يمكنك تقديمه يمكن أن يقودك إلى أنني أكره عقلية العمل.

في حين أن قول 'لا' قد لا يأتي بشكل طبيعي لبعض الأشخاص ، إلا أنها مهارة يجب تطويرها إذا كنت تريد التأكد من أنك تعمل ضمن حدودك. قد يؤدي الإفراط في الالتزام بالأشياء إلى تمددك وتسبب ضغطًا وتوترًا إضافيًا.

قد تجد صعوبة في قول لا لرئيسك في العمل ، لكن صدقني ، فإن قول لا في البداية سيخيب آمالهم بشكل أقل مما لو كنت تأخذ شيئًا ما ولا تقدمه إلى أقصى إمكاناته.

على الرغم من أن رفض المهام والالتزامات سيوفر لك المزيد من الوقت ، فمن الجيد دائمًا أن تضع في اعتبارك أنه قبل أن تقول لا تلقائيًا لكل طلب ، يجب عليك أولاً تقييم ما يُطلب منك. أنت لا تعرف أبدًا ، قد تكون هناك بعض الأشياء التي لن تستغرق الكثير من وقتك والتي تستحق وقتك.

تعرف على نصيحة ليو بابوتا بشأن الفن اللطيف لقول لا .

3. ابق منظمًا

يعد التخطيط والتنسيق ووجود نظام في مكان محوريًا لمعالجة الجدول الزمني المزدحم بشكل مثمر.دعاية

إن الطريقة التي تظل بها منظمًا ، بالطبع ، أمر متروك لك تمامًا. سواء كان هذا يعني وجود نظام إدارة مهام شامل أو قائمة مهام يومية بسيطة مكتوبة على قطعة من الورق ، فإن تصور جدولك الزمني يمكن أن يساعدك على البقاء منظمًا ومواكبة كل شيء.

يمكن أن يضمن أيضًا عدم نسيان مهمة مهمة. يمكن أن يعني الانشغال بجدول مزدحم أنك قد تتجاهل الأشياء عن طريق الخطأ. يمكن أن يساعدك أيضًا في الاستعداد لمفاجآت غير متوقعة أو أي تغييرات في اللحظة الأخيرة حتى لا يبطئ سير عملك.

تذكر أن ما قد يصلح لزميلك قد لا يناسبك. لذلك ، لمجرد أنك لا تمتلك أحدث نظام جدولة ، فإنه لا يجعل طريقتك في التنظيم أقل صحة.

4. مندوب

إذا كانت لديك القدرة على القيام بذلك ، فإن تفويض المهام هو طريقة أخرى لإدارة جدول مزدحم. تعرف كيف تفويض فعال هي مهارة أساسية يجب أن يمتلكها كل شخص في أي منصب قيادي. لن يخفف عبء عملك فحسب ، بل سيوفر أيضًا وقتك حتى تتمكن من إنفاقه على شيء تستمتع به.

هناك ما هو أكثر من التفويض الفعال غير الصراخ بالأوامر. على سبيل المثال ، يجب عليك تحديد نوع المهارات اللازمة لإكمال المهمة ثم تحديد الأفضل للقيام بها. هذا يتطلب منك معرفة موظفيك و / أو زملائك. يجب عليك أيضًا التأكد من إعطاء تعليمات واضحة حتى تتجنب الاضطرار إلى إعادة المهمة لأنه لم يتم تنفيذها بشكل صحيح في المرة الأولى.

تفويض المهمة لا يفيدك فقط. يمكن أن تساعد شخصًا آخر على اكتساب مهارات جديدة يمكن أن تكون مفيدة لهم في المستقبل. ولكن قبل أن تبدأ في التفويض ، انظر دائمًا لمعرفة ما إذا كانت هناك مهام يمكنك التخلص منها تمامًا. لا فائدة من إعطاء المسؤولية لشخص آخر إذا لم يكن من الضروري فعل ذلك في المقام الأول. تريد توفير المزيد من الوقت للجميع في الشركة ، وليس لنفسك فقط!

5. خذ فترات راحة

تكمن مخاطر الجدول المزدحم في أنه يمكن أن يؤدي إلى الإجهاد والإرهاق وانخفاض الإنتاجية ؛ وهذا هو سبب أهمية تضمين فترات الراحة في جدولك الزمني. يشير هذا بشكل خاص إلى الأشخاص الذين يعملون أمام أجهزة الكمبيوتر لأنهم معرضون لخطر قيادة أنماط الحياة المستقرة.دعاية

أخذ فترات راحة منتظمة أمر بالغ الأهمية للحفاظ على صحتك وعافيتك. يمكن أن يؤدي الكثير من الإجهاد والإرهاق إلى مشاكل صحية خطيرة مثل المعاناة من الإرهاق المهني ،^[1]الذي يُعترف به الآن على أنه متلازمة شرعية تحدث فقط داخل مكان العمل.

تتمثل فوائد أخذ فترات راحة منتظمة أثناء العمل في أنه بينما قد يبدو أنك تؤدي إلى نتائج عكسية في محاولة توفير المزيد من الوقت ، إلا أنك من خلال الحفاظ على صحتك وعافيتك ، فإنك في الواقع تزيد من مستويات الطاقة والإنتاجية لديك.

يستغرق الأمر أقل من 30 ثانية فقط لتحسين الحدة الذهنية بنسبة 13٪! بالإضافة إلى ذلك ، فإنك تقلل أيضًا من فرص الإصابة بمرض يمكن أن يؤدي إلى قضاء قدر كبير من الوقت بعيدًا عن المكتب.

الخط السفلي

يمكن لجدول أعمال مزدحم أن يسهل عليك الانغماس في العمل ونسيان الأشياء الأخرى في حياتك. عندما يشير الانشغال إلى كمية الأشياء التي تقوم بها ، فإن الإنتاجية تتعلق بمدى إجادتك لمهامك بحيث يمكنك تحقيق أكبر قدر ممكن في أقل وقت ممكن.

من خلال تطبيق الأساليب الخمسة المذكورة أعلاه ، يمكنك إدارة جدولك بشكل أكثر إنتاجية ؛ أنت أيضًا على بعد خطوة واحدة من القضاء على فكرة أنني أكره العمل تمامًا من عقلك حيث ستلاحظ تحرير جدولك الزمني.

ستكون قادرًا على قضاء الوقت الذي تم إنشاؤه على الأشياء التي تهمك أكثر من غيرها.