إدارة الوقت هي المهارة التي تفتح جميع المهارات الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في المضي قدمًا بشكل أفضل ، فستساعدك إدارة الوقت. إذا كنت تريد توازنًا أفضل بين العمل أو الحياة ، فإن إدارة الوقت هي الحل. إذا كنت تريد أن تشعر بقدر أقل من الإرهاق والمزيد من التحكم ، فإن إدارة وقتك بشكل أفضل هو الحل. في قلب إدارة الوقت بشكل أكثر فاعلية يوجد نظام إدارة الوقت ودعم مجموعة من القوائم. يمكن أن تساعدك قوالب إدارة الوقت هذه في إنشاء تلك القوائم.

إذا كان صديقك المقرب يستخدم نظام إدارة الوقت الخاص بك ، فماذا سيقول؟

عند قراءة هذا المقال ، من المحتمل أن تندرج في واحدة من 3 مجموعات ؛

• أولئك الموجودون في حالة إنكار - 'أنا مشغول جدًا ولا توجد طريقة لديّ وقت لتحسين إدارة وقتي.'
• أولئك الذين يعانون من الجهل - 'نظام إدارة وقتي يعمل بشكل جيد لمدة 15 عامًا.'
• المحتاجون - 'إذا كان هذا يمكن أن يساعدني فسأجربه لأنني متأكد من أنه يمكنني إجراء بعض التحسينات.'

من خلال مناشدة مجموعة 'المحتاجين' ، ستساعدك نماذج إدارة الوقت هذه. إنها بسيطة وعملية ويمكنك استخدامها على الفور. إذا كان لديك الوقت الذي كنت ستنشئ فيه قوالب مماثلة. إنه صعب عندما تكون في الخنادق.

شغفي هو مساعدة الآخرين وكوني طالبًا ومدربًا متحمسًا لإدارة الوقت لمدة 14 عامًا كنت أرغب في مشاركة بعض ما تعلمته. تعلمت بالطريقة الصعبة حتى لا تحتاج إلى ذلك.

كيفية استخدام كل من قوالب إدارة الوقت الـ 14

تم تصميم القوالب بالترتيب حسب كيفية استخدامها. الأول هو الأصعب ، مجالات النتائج الرئيسية (KRA) ومن ثم تصبح أسهل تدريجيًا. على سبيل المثال ، 'قائمة المهام اليومية' و 'قائمة المشاريع' و 'التقييم الأسبوعي'.

1. مجالات النتائج الرئيسية قالب إدارة الوقت

تخيل فريق كرة القدم الذي تشجعه ، أو إذا لم يكن لديك فريق ، أو فريق يدعمه أحد الأصدقاء ، أو مجرد فريق سمعت عنه. ملكي هو أكسفورد يونايتد (جديلة الإساءة اللطيفة!). من المرجح أن يفوز فريق Oxford United KPI (مؤشر الأداء الرئيسي) بالدوري. هذا هدف الفريق الذي يهدف كل فرد في الفريق إلى تحقيقه. هذا الهدف ليس لفرد. أوكسفورد يونايتد قد يفوز بالدوري ، لكن هل كل لاعب 'رفع وزنه'؟ هذا هو المكان الذي تكون فيه KRA مهمة. أ منطقة النتائج الرئيسية (KRA) هو هدف فردي. الفكرة هي أنه إذا كان كل شخص يعمل على تحقيق KRA الخاص به ، فيجب على الفريق تحقيق KPI. بالعودة إلى فريق كرة القدم لدينا ، قد يكون KRA الخاص بحارس المرمى 'شباكًا نظيفة'. KRA للمهاجم هو تسجيل هدف واحد في كل لعبة ، و KRA الخاص بالمدافع هو الفوز بنسبة 80٪ من تدخلاته. ما هو KRA الخاص بك؟

عمل: أكمل KRA الخاص بك باستخدام نموذج إدارة الوقت رقم 1 حتى تعرف الآن سبب وجودك في كشوف المرتبات - KRA’s. دعاية

2. قائمة المهام اليومية قالب إدارة الوقت

قالب إدارة الوقت هذا هو الأسهل للفهم لأنه يتطلب فقط قائمة بما ستفعله كل يوم. التحدي هو أن العديد من الأشخاص يكتبون قائمة مهام مستمرة وليس قائمة مهام لكل يوم. وجود قائمة مهام كل يوم يركز على العقل. إذا لم يكن لديك قائمة مهام كل يوم ، فإن شيئين يحدثان. أولاً ، ستظل عالقًا في صندوق بريدك الإلكتروني لأن ذلك يجعلنا نعتقد أننا نعمل بجد وبالتالي 'مشغولون'. ثانيًا ، سيملأ شخص آخر يومك بالمهام إذا لم تختر المهام بنفسك. قد تأتي هذه المهام في شكل رسائل بريد إلكتروني ، أو طلب الرؤساء ، أو الإجراءات التي تتلقاها في الاجتماع. 'لديك خطة كل يوم أو شخص ما سيكون لديك واحدة لك'. قائمة المهام اليومية هي أساس كل نظام إدارة الوقت. استخدم هذا النموذج كل يوم.

عمل: أكمل قائمة بما ستفعله غدًا باستخدام نموذج إدارة الوقت رقم 2 بحيث يكون لديك خطتك - قائمة المهام اليومية.

3. قائمة المشاريع قالب إدارة الوقت

قلة قليلة من الناس لديهم قائمة مشاريع 'حية وتتنفس'. البعض لديه واحد ، لكن تمت كتابته مرة واحدة ولم يتم تحديثه منذ ذلك الحين. قائمة المشاريع هي وسيلة لمعرفة الأشياء الكبيرة. تلك الأشياء التي سيكون لها أكبر تأثير إيجابي على KRA لدينا. إنها الصلة بين قائمة المهام اليومية وسبب وجودك في كشوف المرتبات ، وهي مجالات النتائج الرئيسية. من خلال الحصول على قائمة المشاريع لديك شفافية في الأشياء الكبيرة والمهمة. يخبرنا البحث أن كل شخص لديه ما بين 50 و 70 مشروعًا أثناء التنقل في أي وقت (المنزل والعمل). هذا النموذج يطلب 14 فقط.

عمل: أكمل قائمة المشاريع التي تعمل عليها باستخدام نموذج إدارة الوقت رقم 3 لتتبع 'الأشياء الكبيرة' - قائمة المشاريع.

4. إجراءات الاجتماع قالب إدارة الوقت

الاجتماعات هي الشر الضروري لأي عامل معرفة. لا يمكننا الابتعاد عنهم. يبدو أنها المكان الذي تضيع فيه الساعات ولا يتحقق أي شيء. أحد الأسباب الرئيسية لذلك هو أن الإجراءات إما لم يتم التقاطها أو لم يتم التقاطها بشكل جيد بما يكفي لتحقيق أي شيء جوهري. بالطبع أهداف الاجتماع ، الحضور المناسب ، التركيز ، وما إلى ذلك ، كلها أسباب وجيهة أيضًا. يبدأ هذا القالب بالحصول على الإجراءات التي تم التقاطها. هذا لأنه من خلال تسجيل الإجراءات الواضحة ، لن يكون لدى الأشخاص مجال للتلوي بالقول ، 'اعتقدت أنه كان يفعل ذلك' ، 'أو ماذا يعني هذا الإجراء؟' ، أو 'تلقيت الإجراءات بالأمس فقط. الاجتماع قبل أسبوعين.

عمل: أكمل قالب إدارة الوقت رقم 4 بحيث يمكنك زيادة احتمالية إتمام الإجراءات - إجراءات الاجتماع.

5. في انتظار القائمة قالب إدارة الوقت

أنت تفوض إلى الناس. الناس أعلاه. الناس أدناه. الناس إلى الجانب. كيف يمكنك تتبع من طلبت أن تفعل وماذا ومتى؟ قائمة انتظار تساعدك على تتبع ما يحدث. يوفر هذا النموذج مكانًا لإيقاف ما طلبت القيام به حتى لا تستمر في مطاردة الشخص بحيث يكون واضحًا عندما تريد إكمال المهمة. ولذا ، بالطبع ، لا تنسى. المفتاح إلى قائمة انتظار ناجحة هو تقييمها. قد يكون هذا كل يوم بينما هو جزء جديد في نظام إدارة الوقت الخاص بك. 'بعد ذلك على الطريق' ، قد يكون ذلك في بداية الأسبوع ونهايته فقط عندما تشعر بالراحة عند استخدام هذا النموذج.دعاية

عمل: أكمل انتظار استخدام قالب إدارة الوقت رقم 5 حتى تتحكم في ما قمت بتفويضه - قائمة انتظار.

6. قائمة الهاء قالب إدارة الوقت

أحد أكبر تحديات إدارة الوقت ، وخاصة في المكتب المفتوح ، هو بدء مهمة وإكمالها. المتعلمين على موقعنا دورة تدريبية في إدارة الوقت أخبرنا أن هذا هو سبب شعورهم بأنهم لم يفعلوا شيئًا. جزء من السبب في ذلك هو أن العاملين في مجال المعرفة يجب عليهم التوفيق بين العديد من الكرات. يرجع ذلك جزئيًا إلى أننا يماطل لأننا لا 'نحب المهمة'. يرجع ذلك أساسًا إلى عدم وجود طريقة منظمة للتعامل مع الأفكار الشاردة. 'قائمة الإلهاء' هي نموذج بسيط يمكنك الاحتفاظ به على مكتبك. بعد ذلك ، بينما تركز على مهمة واحدة ثم تتبادر إلى ذهنك الأفكار ، تقوم بتدوينها ، وإخراجها من رأسك ، مما يتيح لك العودة إلى المهمة التي بين يديك. تتم إضافة أكثر من 50٪ من الوقت إلى مهمة بعدم بدئها وإكمالها دفعة واحدة. اطبع هذا القالب واحتفظ به على مكتبك أو اتركه مفتوحًا على شاشتك.

عمل: أكمل قالب إدارة وقت قائمة الإلهاء رقم 6 بحيث يمكنك الاستمرار في التركيز على إكمال مهمة واحدة من البداية إلى النهاية - قائمة الإلهاء.

7. الأهداف الأسبوعية قالب إدارة الوقت

تخيل فريق مبيعات ليس لديه هدف مبيعات ، أو فريق كرة القدم التابع لـ Oxford United يخرج للعب كل يوم سبت 'فقط من أجل ركلة جزاء'. الأمر نفسه مع إدارة الوقت. من المحتمل أن يكون لديك أهداف (KPI و KRA’s) للسنة أو الربع. تتحدى هذه القوالب أن يكون لديك أهداف للأسبوع. في بداية الأسبوع ، تسأل هذه النماذج ، 'إذا كنت ستلقي نظرة على هذا الأسبوع ، ما الذي يسعدك تحقيقه؟'. من خلال تدوين أهدافنا لهذا الأسبوع ، يساعدنا ذلك في التركيز على ما هو مهم لأننا 'عالقون في خنادق' رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات. من الناحية المثالية ، من شأن الأهداف الأسبوعية أن يكون لها تأثير إيجابي على المشاريع ذات الأولوية ، والتي بدورها لها تأثير على KRA الخاصة بك ، والتي تؤثر على مؤشرات الأداء الرئيسية. إذا حدث هذا ، فلديك سلسلة من الروابط الفولاذية تعمل مباشرة من خلال إدارة وقتك مما يجعلها متصلة وقوية.

عمل: أكمل أهدافك الأسبوعية لهذا الأسبوع بحيث تكون قد حددت ما تريد تحقيقه باستخدام نموذج إدارة الوقت # 7 - الأهداف الأسبوعية.

8. التقييم الأسبوعي قالب إدارة الوقت

في بداية الأسبوع ، أكملت نموذج 'الأهداف الأسبوعية' بالأشياء السبعة التي تريد تحقيقها في ذلك الأسبوع. في نهاية الأسبوع ، من المنطقي أن ترى كيف فعلت. يسألك نموذج التقييم الأسبوعي عما إذا كنت قد حققت تلك الأهداف الأسبوعية باستخدام أداة بسيطة تسمى 'PMI' - إيجابي وناقص ومثير للاهتمام. في نهاية الأسبوع ، تكتب 3 أشياء كانت إيجابية عن الأسبوع ، و 3 أشياء كانت ناقصة ، أو ليست جيدة جدًا في الأسبوع ، و 3 أشياء مثيرة للاهتمام حول الأسبوع. على سبيل المثال ، 'P: لقاء رائع مع عميل جديد ABC' ، 'M: حققت 4 أهداف فقط من أصل 7' ، و 'أنا: اثنان من فريقي في حالة مرضية' يطلب منك المربع الأخير بعد ذلك اتخاذ إجراء إداري لمرة واحدة بعد تقييم الأسبوع الخاص بك ، على سبيل المثال 'انا سوف الجدول الزمني في يومياتي ساعة واحدة في الأسبوع لمشروع XYZ.

عمل: أكمل التقييم الأسبوعي حتى تعرف ما إذا كنت قد حققت أهدافك الأسبوعية باستخدام نموذج إدارة الوقت رقم 8 - التقييم الأسبوعي. دعاية

9. الأهداف الشهرية قالب إدارة الوقت

على غرار 'الأهداف الأسبوعية'. يطالبك هذا القالب بكتابة الأشياء الكبيرة التي تريد تحقيقها في ذلك الشهر.

10. التقييم الشهري قالب إدارة الوقت

يطلب منك نموذج إدارة الوقت 'التقييم الشهري' تقييم الأهداف التي كتبتها في نموذج 'الأهداف الشهرية'.

11. الأهداف السنوية قالب إدارة الوقت

نموذج 'الأهداف السنوية' يكمل سلسلة الأهداف ؛ أسبوعيًا ، شهريًا ، ثم سنويًا. يتمثل التحدي في تحديد الأهداف السنوية في جعلها كبيرة بما يكفي لتبرير كونها هدفًا سنويًا ، ولكن ليست كبيرة جدًا لدرجة أنها قد تكون 'أهدافًا للحياة'. لم تتم مناقشة أهداف الحياة ضمن هذه القوالب.

12. التقييم السنوي قالب إدارة الوقت

تم الانتهاء من 'التقييم السنوي' في يناير ، وهو يدور حول إعادة النظر في العام الماضي. تحديد ما نجح ، وما لم ينجح ، والدرس المستفاد لكتابة الأهداف السنوية للعام المقبل.

13. يوم ما قائمة ربما قالب إدارة الوقت

هذا القالب ضروري لتحقيق واحدة من العقليات الرئيسية لمدير الوقت الفعال. تتلخص العقلية بشكل أفضل من خلال عبارة 'أنجح الأشخاص هم أصحاب رؤوس الفراغ'. تعد قائمة المهام اليومية وقائمة المشاريع نماذج رائعة لإدارة مهامنا الفورية والكبيرة. The Some Day May Be List هي مكان لوضع كل تلك الأشياء التي تريد القيام بها ، لكنها ليست عاجلة أو مهمة الآن. قد تكون بعض الأمثلة ، 'ملء جميع مستندات المنزل' ، 'الحصول على معاش' ، 'كتابة أ خطة الخلافة من اجل الشركة'.

عمل: أكمل قائمة ربما يومًا ما بحيث يكون لديك مكان لوضع 'كل شيء آخر' باستخدام نموذج إدارة الوقت رقم 13 - قائمة ربما يومًا ما.

14. إدارة وقت المشروع نموذج

يدير عامل المعرفة المتوسط ​​المشاريع ، وإذا كانوا صادقين مع أنفسهم ، فإن خبرتهم في إدارة المشاريع هي فقط ما تعلموه بأنفسهم. ربما سمعوا عن مشاريع تكنولوجيا المعلومات الكبيرة التي تتم إدارتها باستخدام مخططات غانت أو مؤهلات مثل الأمير 2 . ومع ذلك ، فإنهم يتوقون إلى شيء بسيط يمنحهم التحكم دون أن يكون استخدامه مرهقًا للغاية. يساعدك هذا القالب المكون من صفحة واحدة على إدارة مشاريعك المهمة بشكل أفضل من خلال التحضير بشكل أفضل و تجنب الأسباب الرئيسية لفشل المشاريع .دعاية

عمل: أكمل نموذج إدارة وقت المشروع رقم 14 للاستعداد بشكل أفضل للمشاريع المهمة ولإبقائها في المسار الصحيح - نموذج المشروع.

قم بتنزيل واستخدام قوالب إدارة الوقت هذه

قم بتنزيل 14 نموذجًا لإدارة الوقت لاستخدامها مع قلم وورقة .

قم بتنزيل 14 نموذجًا لإدارة الوقت لإكمالها على الشاشة.

ابدأ بدمج أحد هذه القوالب في نظام إدارة الوقت لديك. ثم بعد أسبوع آخر ، حتى تستخدم القالب بشكل معتاد. يستغرق الأمر 21 مرة لتكوين عادة. يمكنك الآن أن تصبح أكثر تنظيماً. حظا سعيدا!

رصيد الصورة المميز: لقد كنت عبر موقع sonovate.com