يكاد عالم الأعمال اليوم يعتمد بالكامل على المعلومات. سواء كنت تدير شركة صغيرة أو تشغل ركنًا صغيرًا من المخطط التنظيمي في شركة ضخمة متعددة الجنسيات ، فمن المحتمل أن الجزء الأكبر من عملك يتكون من التواصل مع الآخرين ، في أغلب الأحيان كتابة. بالطبع هناك بريد إلكتروني وخطاب عمل تقليدي ، ولكن معظم رجال الأعمال مدعوون أيضًا لكتابة العروض التقديمية والمذكرات والمقترحات ومتطلبات العمل والمواد التدريبية والنسخة الترويجية ومقترحات المنح ومجموعة واسعة من المستندات الأخرى.

ها هي المشكلة: معظم رجال الأعمال لديهم خبرة قليلة في الكتابة . في حين أن الحاصلين على درجات علمية في إدارة الأعمال ربما قاموا ببعض الكتابة في المدرسة ، إلا أنه نادرًا ما يتم التشديد عليها في برامج الأعمال ، وتعلم الكتابة بشكل جيد ليس هو القوة الدافعة وراء رغبة معظم الناس في الالتحاق بكلية إدارة الأعمال. أولئك الذين ليس لديهم خلفية جامعية ربما لم يتم دفعهم للكتابة على الإطلاق ، على الأقل منذ المدرسة العامة.

إذا كنت أحد الأشخاص العديدين في مجال الأعمال الذين لم تكن الكتابة بالنسبة لهم مصدر قلق كبير ، فيجب أن تعرف ذلك يعد الافتقار إلى مهارات الكتابة عائقًا أكبر وأكبر مع مرور كل عام . قد يؤدي قضاء بعض الوقت لتحسين كتابتك إلى تحسن ملحوظ في قدرتك على التوظيف وآفاقك الترويجية. ليس هناك بديل عن التدريب ، ولكن إليك بعض المؤشرات لوضعك على المسار الصحيح.دعاية

1. الأقل هو الأكثر.

في الكتابة التجارية كما هو الحال في أي نوع آخر من الكتابة تقريبًا ، فإن الإيجاز مهم. ومن المفارقات ، أنه نظرًا لأن المعلومات المكتوبة أصبحت أكثر أهمية من أجل حسن سير الأعمال ، يصبح الناس أقل استعدادًا للقراءة. على نحو متزايد ، المجلات والمنافذ الأخرى التي اعتادت تشغيل ميزات 2000 كلمة تختصر إلى 500 كلمة. استخدم الكلمات باعتدال ، واقطع النثر المزهر ، وتجنب الجمل الطويلة والمتعرجة. كما علم زورو ابنه ، ادخل ، اصنع Z ، واخرج! - انتقل مباشرة إلى صلب الموضوع ، قل ما تريد أن تقوله ، وانتهى من الأمر.

2. تجنب المصطلحات.

كل شخص في مجال الأعمال يكره الكتابة التجارية ، وكل تلك الحلول المتسارعة وأوجه التآزر الاستراتيجية التي لا تعني شيئًا في نهاية المطاف ؛ العصف الذهني وفرص العمل معًا أكثر جدوى دون أن تبدو سخيفة. في حين أن المصطلحات في بعض الأحيان أمر لا مفر منه - في مستند متطلبات العمل أو المواصفات الفنية ، على سبيل المثال - حاول استخدام لغة أبسط. حتى بالنسبة للأشخاص الذين يعملون في نفس المجال الذي تعمل فيه ، غالبًا ما تكون المصطلحات غير فعالة - تنزلق العين بعيدًا دون أن تلتقط المعنى حقًا. هناك سبب لاستخدام المصطلحات كثيرًا عندما يريد الكاتب ذلك ليس قل شيئا. دعاية

3. اكتب مرة واحدة ، تحقق مرتين.

قم بالتدقيق اللغوي مباشرة بعد الكتابة ، ثم مرة أخرى بعد ساعات أو ، الأفضل من ذلك ، بعد أيام. ليس هناك ما هو أكثر إحراجًا من خطأ مطبعي غبي في مستند جيد. هذا ليس عادلاً - الأخطاء المطبعية تحدث! - لكن الناس يحكمون عليك بسبب تلك الأخطاء على أي حال وبقسوة. باستثناء حالات الطوارئ المباشرة ، امنح نفسك دائمًا وقتًا لتنحي كتاباتك جانبًا والعودة إليها لاحقًا. الدماغ صعب وسيتجاهل الأخطاء التي ارتكبها للتو ؛ سيمنحك العمل على شيء آخر بعض الوقت الانفصال الذي تحتاجه للقبض على هذه الأخطاء قبل أن يقرأها أي شخص آخر.

4. اكتب مرة واحدة ، تحقق مرتين.

أعلم ، لقد قلت هذا للتو ، لكنني أعني شيئًا آخر هنا. بالإضافة إلى اكتشاف الأخطاء الإملائية والأخطاء الأخرى ، يمكن أن يساعدك تخصيص بعض الوقت بين كتابة عملك وإعادة قراءته في اكتشاف الأخطاء في النبرة التي قد تفلت منك وتسبب لك المتاعب . على سبيل المثال ، عندما نشعر بالضيق أو الغضب ، غالبًا ما نكتب أشياء لا نريد أن يقرأها أي شخص آخر. تأكد من أن عملك يقول ما تريد أن يقوله ، وكيف تريده أن يقوله ، قبل السماح له بالوصول إلى جمهوره.

5. إيلاء اهتمام خاص للأسماء والألقاب والجنس.

حسنًا ، هناك شيء واحد أكثر إحراجًا من الخطأ المطبعي: استدعاء السيد سميث الآنسة سميث باستمرار في جميع أنحاء المستند. إذا لم تكن متأكدًا من تهجئة اسم شخص ما ، أو المسمى الوظيفي (وما يعنيه) ، أو جنسه ، فإما أ) تحقق مع شخص يعرف (مثل مساعده) ، أو ب) في حالة الجنس ، استخدم لغة محايدة بين الجنسين. لقد أصبحوا هم ولهم ضمائرًا فردية مقبولة تمامًا محايدة جنسانياً ، على الرغم مما قد يقوله مدرس القواعد وقواعد اللغة النازية في أسفل القاعة.دعاية

6. حفظ القوالب.

عندما تكتب خطابًا جيدًا أو بريدًا إلكترونيًا أو مذكرة أو مستندًا آخر ، إذا كانت هناك أدنى فرصة لكتابة مستند مشابه في المستقبل ، فاحفظه كنموذج لاستخدامه في المستقبل. بما أن التسرع في الكتابة هو أحد الأسباب الرئيسية للأخطاء المطبعية والأخطاء الأخرى ، إن توفير الوقت باستخدام مستند مكتوب مسبقًا يمكن أن يوفر لك الإحراج من مثل هذه الأخطاء . فقط تأكد من إزالة أي معلومات محددة - الأسماء والشركات وما إلى ذلك - قبل إعادة استخدامها - فأنت لا تريد إرسال رسالة إلى السيد شريف موجهة إلى السيدة أوتول!

7. كن محترفًا وليس رسميًا بالضرورة.

هناك ميل للتفكير في جميع الاتصالات التجارية على أنها رسمية ، وهذا ليس ضروريًا أو حتى مثمرًا للغاية. اللغة الرسمية جيدة بالنسبة للمستندات القانونية وطلبات العمل ، ولكن مثل المصطلحات تصبح غالبًا غير مرئية ، مما يجعلها غامضة بدلاً من الكشف عن معناها. في نفس الوقت ، تذكر ذلك لا ينبغي أن تعني غير الرسمية أنها غير مهنية - احتفظ بالتعليقات الشخصية والنكات غير الملونة والشائعات السخيفة من اتصالات عملك. تذكر أن العديد من الشركات (ربما شركتك) ملزمة بموجب القانون بالاحتفاظ بنسخ من جميع المراسلات - لا ترسل بريدًا إلكترونيًا أو بريدًا أو توزع أي شيء لا تشعر بالراحة عند قراءته في السجل في محاكمة عامة.

8. تذكر 5 W's (و H)

تمامًا مثل قصة إخبارية الصحفي ، يجب أن تجيب اتصالاتك على جميع الأسئلة المتعلقة بجمهورك: من؟ لما؟ متى؟ أين؟ لماذا ا؟ وكيف؟ على سبيل المثال ، من هي هذه المذكرة ذات الصلة ، وما الذي يجب أن يعرفوه ، ومتى وأين سيتم تطبيقها ، ولماذا هي مهمة ، وكيف ينبغي عليهم استخدام هذه المعلومات؟ استخدم صيغة 5W + H لمحاولة توقع أي أسئلة قد يطرحها القراء أيضًا.دعاية

9. دعوة للعمل.

نادرًا ما يتم الاحتفاظ بمحتوى المستندات التي هي ببساطة إعلامية بشكل جيد للغاية. تهدف معظم الاتصالات التجارية إلى تحقيق غرض ما ، لذا تأكد من أنها تتضمن عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء - وهو أمر يتوقع من القارئ القيام به فعل . أفضل من ذلك ، شيء يجب على القارئ القيام به فى الحال . لا تترك الأمر للقراء ليقرروا ماذا يفعلون بأي معلومات قدمتها - معظمهم لن يزعجهم حتى ، وما يكفي ممن يفعلون ذلك سوف يخطئون بحيث ستلحق الفوضى بيديك قبل وقت طويل.

10. لا تعطي الكثير من الخيارات.

من الناحية المثالية ، لا تعطي أي شيء. إذا كنت تبحث عن تحديد موعد للاجتماع ، فامنح وقتًا واحدًا واطلب منهم التأكيد أو تقديم وقت مختلف. على الأكثر ، أعط خيارين واطلب منهم اختيار أحدهما. غالبًا ما يؤدي كثرة الخيارات إلى شلل القرار ، والذي لا يمثل عمومًا التأثير المطلوب.

11. ما الفائدة لقرائك؟

إن حجر الزاوية في الكتابة الفعالة هو وصف الفوائد وليس الميزات. لماذا يجب أن يهتم القارئ؟ على سبيل المثال ، لا أحد يهتم بأن Windows 7 يمكن أن يعمل في وضع 64 بت - ما يهمهم هو أنه يمكنه التعامل مع المزيد من الذاكرة وبالتالي يعمل بشكل أسرع من نظام التشغيل 32 بت. 64 بت هي ميزة ؛ إن السماح لي بإنجاز عملي بسرعة أكبر هو الفائدة. الفوائد تجذب القراء ، لأنهم بطبيعة الحال أكثر اهتمامًا بمعرفة كيف يمكنهم جعل حياتهم أسهل أو أفضل. دعاية

12. استعن بالعاملين بالقطعة.

ليس نصيحة كتابية في حد ذاته ، أعلم ، لكن مع ذلك نصيحة جيدة. الكتابة على الأرجح ليست هي خيارك القوي - إذا كانت مهمة ، فقم بتعيين شخص للكتابة من أجله هو بدلتهم القوية. قد تعتقد أن المترجمين المستقلين مخصصون فقط لمواد تسويقية ، لكن هذا ليس صحيحًا - يمكن للكاتب المستقل الجيد إنتاج مذكرات وأدلة تدريبية ورسائل داخلية ورسائل إخبارية للشركات ومنشورات مدونة وإدخالات wiki وأي نوع آخر من الكتابة يمكنك التفكير فيه . اعتمادًا على احتياجاتك ، يمكنك العمل في المزرعة حسب الحاجة أو نقل المستقل إلى حجرة في الموقع ، أو العمل على أي ترتيبات أخرى تناسب احتياجاتك بشكل أفضل. توقع أن تدفع ما لا يقل عن 30 دولارًا في الساعة ، وعلى الأرجح 50 دولارًا - 125 دولارًا للساعة ، للكتابة الجيدة - أي شخص يتقاضى رسومًا أقل هو إما ليس جيدًا جدًا ، أو ليس خبيرًا في العمل. (هذه الأسعار مخصصة للكتاب في مناطق المترو الأمريكية - قد تختلف الأسعار في أجزاء أخرى من العالم.)

قد تتطلب الكتابة الرائعة موهبة لا يمتلكها سوى القليل منا فعال الكتابة مهارة قابلة للتعلم. إذا لم تكن كتابة عملك على وشك الحدوث ، فاتبع النصائح المذكورة أعلاه وتحقق مما إذا كان لا يمكنك تحسينها. إذا كانت كتاباتك يفعل مرر حشد ، ماذا عن ترك إكرامية أو اثنتين في التعليقات أدناه؟