لماذا لا تعمل قوائم المهام (وكيفية تغيير ذلك)

كم مرة تشعر بالارتباك وعدم التنظيم في الحياة ، سواء في العمل أو المنزل؟ يبدو أننا جميعًا نكافح مع إدارة الوقت في بعض مجالات حياتنا ؛ إحدى العبارات الأكثر شيوعًا إلى جانب أحبك هي أنه ليس لدي وقت. يقترح الجميع العمل من قائمة مهام لبدء تنظيم حياتك بشكل أكبر ، ولكن لماذا تحتوي هذه القوائم أيضًا على دلالة سلبية بالنسبة لهم؟

لنفترض أن لديك رغبة قوية لتغيير هذا الوضع بكل نواياك الحسنة - يمكنك بعد ذلك إخراج قطعة من الورق والقلم لبدء معالجة هذه الفوضى غير الملموسة بقائمة مهام. ما يحدث عادةً هو أنك إما تشعر بالارتباك الشديد عند رؤية كل شيء في قائمتك ، مما يجعلك تشعر بأنك أسوأ مما كنت عليه من قبل ، أو أنك تضع القائمة ولكنك عالق تمامًا في كيفية تنفيذها بفعالية.

يمكن أن تعمل قوائم المهام من أجلك ، ولكن إذا لم تستخدمها بشكل فعال ، فيمكن أن تجعلك تشعر بخيبة أمل وتوتر أكثر مما كنت تفعل من قبل. فكر في نظام حفظ الملفات: المفهوم جيد ، ولكن إذا قمت فقط بإرسال أوراق بعيدًا بدون بنية أو نظام ، فسيكون لنظام الملفات تأثير سلبي. إنه نفس الشيء مع قوائم المهام - يمكنك وضع واحدة معًا ، ولكن إذا لم تفعل ذلك بشكل صحيح ، فهذا تمرين غير مجدي.

لماذا يجد بعض الأشخاص أن قوائم المهام العامة لا تعمل؟

يجد معظم الناس أن قوائم المهام العامة لا تعمل للأسباب التالية:دعاية

إنهم يشعرون بالارتباك الشديد بمجرد النظر إلى كل الأشياء التي يحتاجون إلى القيام بها.
إنهم لا يعرفون كيفية تحديد أولويات العناصر في القائمة.
يشعرون أنهم يضيفون باستمرار إلى قائمتهم ولكن لا يقللونها.
هناك شعور بالارتباك عند رؤية مهام المنزل ممزوجة بمهام العمل.

فوائد استخدام قائمة المهام

ومع ذلك ، هناك العديد من المزايا التي تعمل من خلال قائمة المهام:

لديك وضوح بشأن ما تحتاج إلى إنجازه.
ستشعر بتوتر أقل لأن كل ما عليك فعله هو على الورق وفقدان عقلك.
يساعدك على تحديد أولويات أفعالك.
أنت لا تغفل عن الكثير من المهام وتنسى أي شيء.
تشعر أنك أكثر تنظيماً.
يساعدك في التخطيط.

4 قواعد ذهبية لعمل قائمة مهام

فيما يلي القواعد الذهبية لعمل قائمة المهام:

1. تصنيف

أظهرت الدراسات أن عقلك ينغمس عندما يرى قائمة من 7 أو 8 خيارات ؛ انها تريد اغلاق.^[1]لهذا السبب ، تحتاج إلى العمل من قوائم مختلفة. افصلهم إلى فئات مختلفة وليس لديك أكثر من 7 أو 8 مهام في كل واحدة.

قد يكون من المفيد أن يكون لديك قائمة بالمشروع ، وقائمة متابعة ، وقائمة لا تنسى ؛ ستعرف ما هو الأفضل بالنسبة لك ، حيث ستكون هذه العناوين مختلفة من شخص لآخر.دعاية

اثنين. أضف تقديرات

لا تحتاج فقط إلى معرفة ما يجب القيام به ، ولكن كم من الوقت سيستغرق أيضًا من أجل التخطيط بفعالية.

تخيل أن لديك في قائمتك مهمة واحدة ستستغرق 30 دقيقة ، وأخرى قد تستغرق ساعة واحدة ، وأخرى قد تستغرق 4 ساعات. أنت بحاجة إلى معرفة اللحظة التي تنظر فيها إلى المهمة ، وإلا فإنك تقوض تخطيطك ، لذا أضف عمودًا إضافيًا إلى قائمتك وقم بتضمين تقديرك للمدة التي تعتقد أن المهمة ستستغرقها ، وكن واقعيًا!

نصيحة: إذا وجدت صعوبة في التقدير بدقة ، فابدأ ببناء هذه المهارة على أساس يومي. قدّر الوقت الذي ستستغرقه للاستعداد ، وطهي العشاء ، والذهاب في نزهة ، وما إلى ذلك ، ثم قارن ذلك بالوقت الفعلي الذي استغرقته. ستبدأ في الحصول على مزيد من الدقة في تقديراتك.

3. تحديد الأولويات

لتحديد ما يجب أن تعمل عليه بشكل فعال ، يجب أن تأخذ في الاعتبار: الأولوية والتسلسل والوقت المقدر. أضف عمودًا آخر إلى قائمتك للأولوية. قسّم مهامك إلى أربع فئات:دعاية

مهم وعاجل
ليست عاجلة ولكنها مهمة
ليست مهمة ولكنها عاجلة
غير مهم أو عاجل

تريد العمل على مهام عاجلة ومهمة بالطبع ، ولكن أيضًا ، حدد بعض المهام المهمة وغير العاجلة. لماذا ا؟ نظرًا لأن هذه المهام ترتبط عادةً بأهداف طويلة المدى ، وعندما تعمل فقط على المهام العاجلة والمهمة ، ستشعر وكأن يومك قد قضى في إخماد الحرائق. سينتهي بك الأمر إلى إهمال المجالات المهمة الأخرى والتي غالبًا ما تنتهي بنتائج سلبية.

يجب أن تقضي معظم وقتك في الفئتين الأوليين.

4. المراجعة

لجعل هذه القائمة تعمل بشكل فعال بالنسبة لك ، يجب أن تصبح أداة يومية تستخدمها لإدارة وقتك ومراجعتها بانتظام. ليس هناك فائدة من امتلاك القائمة فقط لتسجيل كل ما تحتاج إلى القيام به ، لكنك لا تستخدمها كجزء من خطتك الأكبر لإدارة الوقت.

على سبيل المثال: في نهاية كل أسبوع ، راجع القائمة واستخدمها للتخطيط للأسبوع المقبل. حدد ما تريد العمل عليه مع مراعاة الأولوية والوقت والتسلسل ثم قم بجدولة هذه العناصر في التقويم الخاص بك. القاعدة الذهبية في التخطيط: لا تضع جدولًا لأكثر من 75٪ من وقتك.دعاية

الحد الأدنى

لذا احصل على قلم وورقة وامنح نفسك عقلًا هادئًا وواضحًا عن طريق تفريغ كل شيء هناك وعلى قائمة كما هو الحال الآن ، لديك كل الأدوات التي تحتاجها للعمل. المعرفة غير مجدية ما لم يتم تطبيقها - إلى أي مدى تريد المزيد من الوقت؟

لنجاحك!