في رسالتي الأخيرة ، تحدثت عن ستة من أكثر عادات العمل شيوعًا التي تدمر إنتاجيتك. كان الجاني الأول في قائمتي هو عدد المرات التي تتحقق فيها من بريدك الإلكتروني. بينما كنت أكتب مقالتي الأخيرة ، وجدت أن هناك الكثير من المعلومات حول هذا الموضوع ، وكان يستحق حقًا مقالته المخصصة.

عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، يرى معظمنا أنه كرة وسلسلة. علينا أن نتحقق باستمرار من ذلك ، أو نخاطر بغضب الرؤساء وزملاء العمل الذين يحاولون التواصل معنا. إذا لم نرد على رسالة بريد إلكتروني في غضون 5 دقائق ، فسيتم اعتبارنا كسالى أو غير منتجين.

ولكن وفقًا لبعض الخبراء ، فإن التحقق من بريدك الإلكتروني بشكل متكرر هو في الواقع عامل رئيسي يمكن أن يساهم في تقليل الإنتاجية. إذا كنت واحدًا من هؤلاء في كل مرة يرن فيها هاتفي ، يجب أن أتحقق من بريدي الإلكتروني على الفور نوعًا من الأشخاص ، تابع القراءة لاكتشاف سبب كونك قد أصبحت أسوأ أعدائك.دعاية

كم مرة طبيعي؟

إذن ، كم مرة يتحقق الشخص العادي من بريده الإلكتروني في يوم معين؟ من الصعب تعقب الإحصائيات الموثوقة. بالنسبة الى استطلاع واحد ، حوالي 40٪ من الأشخاص الذين شملهم الاستطلاع يعتقدون أنهم قاموا بفحص بريدهم الإلكتروني بين 6 و 20 مرة في اليوم. بالطبع ، من الصعب تحديد مدى دقة الشخص عند قياس عادات البريد الإلكتروني الخاصة به.

اخر الدراسة الاستقصائية يقول أن 56.4٪ من الأشخاص يفحصون بريدهم الإلكتروني فقط بين 0-5 مرات في اليوم. ومع ذلك ، فإن هذه الدراسة تعود إلى عام 2009 ، ويمكن القول إنها قديمة تمامًا.

لا تتحقق أبدًا من بريدك الإلكتروني في الصباح

الخبيرة التنظيمية المفضلة لدى أوبرا هي امرأة تدعى جولي مورجنسترن ، مؤلفة كتاب 'عدم التحقق من البريد الإلكتروني في الصباح'. خمن ماذا تنصح؟

وفقًا لمورجنسترن ، فإن فحص بريدك الإلكتروني أول شيء عند دخولك إلى المكتب كل صباح يمثل مشكلة لأنه يمكن أن يكون بمثابة شعور زائف بالإنجاز. ترد على 40 رسالة بريد إلكتروني ، وتشعر وكأنك قد أنجزت الكثير من العمل ، ولكن في الواقع ربما لا يزال لديك أكوام من الأعمال الورقية والاجتماعات والمكالمات الهاتفية التي يتعين عليك إجراؤها. تعد الإجابة على البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا للقيام بعملك ، ولكنه ليس دائمًا أمرًا يحقق أرباحًا لك أو لشركتك.دعاية

خبير إنتاجية سيد سافارا يتفق أيضًا مع Morgenstern. عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني ، فإن الجهل هو نعمة. لهذا السبب إذا كان لديك شيء مهم تريد إحراز تقدم فيه ، فلدي هذه الكلمات الأربع لك: لا تتحقق من بريدك الإلكتروني. بمجرد أن تستيقظ ، اعمل على شيء مهم لمدة 30-45 دقيقة ، وبعد ذلك فقط تحقق منه. إذا كنت تستطيع تحمله ، فانتظر لفترة أطول. في بعض الأيام لا أتحقق من البريد الإلكتروني على الإطلاق إلا بعد الغداء ... قد تتسبب أي معلومات جديدة تحصل عليها في تشتيت انتباهك. لا أستطيع التحكم في كل شيء ، لكن يمكنني التحكم في المشتتات التي ابتكرتها بنفسي.

طريقة الـ 24 ساعة

يجادل أشخاص آخرون بأنه بدلاً من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وقت لاحق من اليوم ، يجب عليك فقط التحقق منها مرة واحدة يوميًا ، في الصباح. من بين أعضاء هذا المعسكر خبير إنتاجية إليزابيث جريس سوندرز . تقوم بشكل عام بمسح البريد الوارد الخاص بها خلال أول ساعة إلى ساعتين من يومها ، وتقوم بصياغة خطة لعبها لبقية اليوم بعد ذلك. بعد ذلك ، لم تنظر بشكل عام إلى بريدها الإلكتروني مرة أخرى لبقية اليوم ، مما يسمح لها بالتركيز بشكل كامل على تطوير الأعمال ومشاريع العملاء.

هذا صعب ، بالطبع ، إذا كنت في أسفل السلسلة الغذائية في شركتك. ولكن إذا كنت في الإدارة العليا أو تعمل لحسابك الخاص ، فإن إعداد هذا الروتين يمكن أن يكون طريقة رائعة لزيادة إنتاجيتك.

عندما تكون في شك ، تحقق من الرسم البياني

سكوت شيبر يتحقق من بريده الإلكتروني مرتين في اليوم ، وقد أنشأ مخططًا انسيابيًا مفيدًا لمساعدتك على تفريغ جميع الرسائل غير المقروءة في صندوق الوارد الخاص بك.دعاية

في كل مرة تفتح فيها بريدًا إلكترونيًا جديدًا ، اسأل نفسك 3 أسئلة أساسية:
1. هل هذا مناسب؟
2. هل يمكنني حل هذا؟
3. هل سيستغرق الأمر أقل من دقيقتين من وقتي للتعامل مع هذا الأمر؟

باتباع مخطط التدفق السهل الخاص به ، ستطور طريقة جديدة للتغلب على البريد الوارد بكفاءة أكبر.

5 في اليوم

وفي حال لم يكن لديك ما يكفي من آراء الخبراء المتضاربة ، فإليك رأي آخر. رود كورتز من Business Week أنه يجب عليك مراجعة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل خمس مرات في اليوم.دعاية

تحقق من بريدك الوارد خمس مرات فقط يوميًا - أول شيء في الصباح ومنتصف الصباح وبعد الغداء ومنتصف الظهيرة ونهاية اليوم. أو حتى أقل إذا كنت قادرًا. يعمل هذا عندما تقوم بإيقاف تشغيل وظيفة الإرسال / الاستقبال التلقائية ، مما يتيح لك ما يصل إلى ساعتين للتركيز على عملك ، بدلاً من المقاطعة باستمرار. يعمل عندما تقوم بفرز بريدك الإلكتروني في مجموعات ، مما يجعلك أكثر إنتاجية وفعالية في التعامل معه.

استنتاج

هناك فرق بين أن تكون مشغولًا وأن تكون منتجًا. تأكد من جدولة وقت بريدك الإلكتروني بطريقة تتجنب الخلط بين الاثنين. إذا تعاملت مع بريدك الإلكتروني بالطريقة الصحيحة ، يمكنك زيادة إنتاجيتك بسرعة فائقة.

على حد تعبير سكوت شيبر ، لن يجعلك يوم مليء بالتحدث مع الموظفين والإجابة على الأسئلة والتحديق في رسائل البريد الإلكتروني والتحقق من الشبكات الاجتماعية والدردشة مع الزملاء ثريًا. سوف تجعلك مشغولا.دعاية

ما هو روتين بريدك الإلكتروني اليومي؟ هل تخطط لتجربة أي من هذه النصائح؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه!