بغض النظر عن عملك التجاري ، من المرجح أنك تقضي بعض الوقت على الأقل في المواعيد. قد تكون مواعيدك اجتماعات جماعية كبيرة أو فردية أو حتى مقابلات عمل. حتى أنك قد تتخطى جانب الاجتماع وجهًا لوجه وتجري مكالمات جماعية أو تستخدم سكايب. بغض النظر عن نوع الاجتماع الذي حددته ، يمكن أن تساعدك هذه النصائح في تحسين مهارات تحديد المواعيد.

1. ضع جداول الأعمال في وقت مبكر. يمكن أن تساعدك معرفة ما تخطط لإنجازه في الاجتماع على تحديد المدة التي يجب أن تخطط للبقاء فيها في ذلك الموعد - بافتراض أنه يمكنك الالتزام بجدول أعمالك. قد يكون من الصعب إقناع الآخرين بالبقاء على المسار الصحيح ، لكن لا أحد يريد حقًا قضاء اليوم كله في موعد واحد. علاوة على ذلك ، فإن استكمال جدول الأعمال المتفق عليه هو في الحقيقة الطريقة الوحيدة للتأكد من انتهاء اجتماعك.
2. عرض خيارات الوقت والتاريخ للمواعيد. بدلاً من المرور ذهابًا وإيابًا طويلاً ، إما عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني ، اختر موعدين أو ثلاثة مواعيد تناسبك وقدمها إلى النصف الآخر من موعدك. إذا كنت تتعامل مع مجموعة أكبر ، فمن شبه المؤكد أن خيارًا واحدًا على الأقل لن يعمل مع شخص ما ، وأن وجود خيارات متعددة هو وسيلة أسرع بكثير للوصول إلى توافق في الآراء.
3. تجنب تطبيقات البرمجيات الفاخرة. على الرغم من وجود بعض برامج إعداد المواعيد المبهجة للغاية ، حاول تجنب استخدام أي شيء خارج عن المألوف. الاستثناء من هذه القاعدة هو الأحزاب أو الاجتماعات الكبيرة جدًا. بشكل عام ، يستغرق استخدام هذه التطبيقات وقتًا أطول مما تستحقه - فهناك منحنى تعليمي للمستخدمين الجدد ، كما أن الاضطرار إلى زيارة موقع للرد يمكن أن يستغرق ضعف وقت الرد على رسالة بريد إلكتروني. ومع ذلك ، عندما تحاول التنسيق بين مجموعات كبيرة من الأشخاص ، يمكن أن يوفر استخدام أحد التطبيقات موقعًا مركزيًا بدلاً من إرسال مجموعات ضخمة من رسائل البريد الإلكتروني.
4. تأكد من أنك حقا بحاجة إلى اجتماع. تم تعيين الكثير من المواعيد لأشياء بسيطة مثل تسليم مستند للموافقة عليه. ما لم يكن هذا المستند قصيرًا بما يكفي ليتم فحصه بالكامل أثناء الاجتماع ، فقد يكون من الأفضل ترك المستند والعودة لاحقًا للإجابة على الأسئلة والتعامل مع عملية الموافقة. قبل تحديد موعدك فعليًا ، فكر في إمكانية التعامل مع الأمر بطريقة أسرع.
5. تقليل وقت السفر. ضرورة السفر من أحد الأسباب التي تجعل المواعيد تستهلك الكثير من الوقت في التقويمات لدينا. علينا السفر إلى مكاتب العملاء أو المقاهي أو أي مكان نلتقي فيه. يمكننا تقليل هذا الالتزام من خلال اقتراح أن نلتقي في مواقعنا الخاصة ، أو نلتقي في منتصف الطريق ، أو نتخطى الاجتماع شخصيًا تمامًا. يمكن لخيارات مثل المكالمات الهاتفية أو مؤتمرات الفيديو أن تتعامل في كثير من الأحيان مع جميع متطلبات ذلك الموعد الذي كنت تنوي قيادته في جميع أنحاء المدينة.
6. حدد وقتًا لكل من التحضير واستخلاص المعلومات. عند تحديد موعدك ، فكر فيما قد تحتاج إلى القيام به للاستعداد لذلك - مراجعة تقرير ، وإعداد عرض تقديمي أو كي قميصك - وتحديد موعد لكل من هذه الأنشطة قبل موعدك الفعلي. من المفيد أيضًا تحديد موعد لجلسة تحضيرية مدتها خمس عشرة دقيقة قبل موعدك مباشرةً للحصول على أي تفاصيل في اللحظة الأخيرة. الأمر نفسه ينطبق بعد ذلك: قد يكون لديك مهام متابعة معينة للتعامل معها بعد اجتماعك. تضمن الجدولة بعد بضع دقائق على الأقل من الموعد أنه سيكون لديك الوقت للتأكد من اكتمال ملاحظاتك وأي نوع من الإجراءات الإضافية على الأقل ستدخل التقويم الخاص بك (إذا لم تتمكن من القيام بذلك بعد ذلك).
7. المواعيد الشخصية والتجارية المنفصلة. يحاول الكثير منا تحميل جميع المواعيد خارج المكتب في يوم واحد. تجاهل مشكلة ما يحدث إذا تأخر أحدهم عن العمل ، فستواجه مشكلة محاولة تبديل التروس بين العرض التقديمي الذي قدمته للتو إلى العميل وبين اللقطة التي ينتظرها الطبيب لتقديمها لك. هذا النوع من التبديل العقلي يمكن أن يجعل من الصعب التعامل مع مواعيدك اللاحقة. حاول جدولة مواعيدك الشخصية والتجارية في أيام مختلفة.
8. حافظ على جدولة مواعيدك محدثة. إذا لم تكن الشخص الوحيد الذي يقوم بجدولة مواعيدك ، فمن الضروري إبقاء الآخرين على اطلاع. خلاف ذلك ، قد يتوقع منك شريكك الآخر تناول عشاء عائلي في نفس الوقت الذي تنهي فيه مشروعًا كبيرًا. أحب التقاويم المشتركة ، مثل تقويم Google لهذا السبب بالذات ، ولكن هناك طرقًا لمشاركة كل نوع من أنواع التقويم تقريبًا ، إذا كنت تعتمد على نظامك الخاص. يمكن أن تشمل جدولة المواعيد مديرك ، وشخصيتك المهمة ، ومساعد إداري (مديرك أو الأقسام) ومجموعة كاملة من الأشخاص الآخرين.
9. الحد من المدعوين. قد لا تحتاج إلى حضور الشركة بأكملها للحصول على تقرير مرحلي. بدلاً من ذلك ، حدد من الذي يجب أن يكون موجودًا بالفعل في موعدك - يمكنك دائمًا إرسال بريد إلكتروني جماعي لاحقًا إذا شعر الناس بالإهمال. لقد كنت في مواقف من قبل حيث شعرت كبار المسؤولين بأنهم مهملون إذا لم تحضرهم في كل موعد كنت تقوم بإعداده. يبدو أن أفضل رهان هو تقديم الاجتماع على أنه شيء لن يكون مفيدًا لوقتهم.
10. أكد كل شيء! قم بتأكيد موعد ومكان الاجتماع ، وما يغطي جدول الأعمال ، وحتى كيفية الوصول إلى هناك. كل ما تحتاجه حقًا هو رسالة بريد إلكتروني قصيرة قبل يوم أو يومين من الموعد تحدد الموعد وتطلب الإجابة بنعم إذا كان كل شيء صحيحًا.