أفضل 15 نصيحة تنظيمية لتنظيم المكتب وإنجاز المزيد

قد تعتقد أنه ليس لديك وقت لتنظيم المكتب ، ولكن إذا كنت تعرف حقًا مقدار الوقت الذي يكلفك هذا الفوضى ، فيمكنك إعادة النظر.

لا يتم احتساب إعادة ترتيب ونقل الأكوام من حين لآخر. لا تقوم أيضًا بتنظيف مكتبك ، إذا قمت بتمرير الفوضى في سلة المهملات ، أو درج المكتب.

مساحة مكتبية مرتبة ومنظمة نسبيًا تمهد الطريق لزيادة الإنتاجية وتقليل الوقت الضائع.

لا يجب أن يستغرق تنظيم مكتبك أيامًا ، بل يمكن القيام به قليلاً في كل مرة. في الواقع ، يكون الحفاظ على مكتب منظم أكثر فاعلية إذا تعاملت معه كمشروع مستمر ، بدلاً من اعتداء هائل.

لذلك ، إذا كنت مستعدًا للبدء ، فإن النصائح التنظيمية التالية ستساعدك على تحويل مكتبك إلى مساحة عمل فعالة.

1. تطهير مكتبك

تخلص من الفوضى ، فارغة ، اجاد ، تخلص من كل ما لا تحتاجه أو تريده. انظر حولك. ما الذي لم تستخدمه منذ فترة؟

خذ منطقة واحدة في كل مرة. إذا لم يفلح ، أرسله للإصلاح أو ارميه. إذا لم تكن قد استخدمته منذ شهور ولا يمكنك التفكير في الوقت الذي ستحتاج إليه بالفعل ، فسيتم التخلص منه. ينطبق هذا على الأثاث والمعدات والإمدادات وما إلى ذلك.دعاية

لا تنسَ المواهب والنباتات (الحقيقية أو الاصطناعية) والديكورات - إذا كانت مغطاة بالغبار وجعل مكتبك يبدو رثًا ، فهي لعبة عادلة.

2. جمع وإعادة التوزيع

اجمع كل عنصر ليس في المكان الذي ينتمي إليه وضعه في مكانه.

3. إنشاء مناطق العمل

حدد نوع النشاط الذي يحدث في كل مجال من مجالات مكتبك. من المحتمل أن يكون لديك مساحة عمل رئيسية (على الأرجح مكتبك) ومنطقة مرجعية (خزانة ملفات ، أرفف ، أغلفة) ومنطقة إمداد (خزانة ، أرفف أو أدراج).

ضع المعدات والإمدادات المناسبة الموجودة في المنطقة المناسبة قدر الإمكان.

4. إغلاق القرب

ضع المعدات والإمدادات التي تستخدمها في متناول اليد. الأشياء التي نادرًا ما تستخدمها يمكن تخزينها أو وضعها بعيدًا.

5. احصل على ملصق جيد

اختر صانع ملصقات سهل الاستخدام. خذ الوقت الكافي لتسمية الرفوف والصناديق والسلال والأدراج. لن يذكرك فقط أين تذهب الأشياء ، ولكنه سيساعد أيضًا الآخرين الذين قد يحتاجون إلى العثور على أي شيء أو استخدامه أو التخلص منه في مكان عملك.

6. مراجعة نظام الملفات

مع انتقالنا بالكامل إلى العصر الرقمي ، تقلصت الحاجة إلى تخزين الملفات الورقية.دعاية

ماذا يمكن لمتجرك رقميا؟ هل تقوم بتكرار الملفات؟ قد تتمكن من حذف بعض الملفات والمجلدات التي استخدمتها في الماضي. إذا كنت تقوم بتخزين الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فتأكد من عمل نسخ احتياطية بشكل منتظم.

إليك بعض أفكار التخزين لإنشاء نظام حفظ سلس:

قم بإنشاء مجلد الاجتماع - ضع جميع العناصر التي ستتم مناقشتها هناك جنبًا إلى جنب مع العناصر التي يجب تسليمها ، والتقارير التي يجب تقديمها ، وما إلى ذلك. سيساعدك ذلك على الاستعداد للاجتماعات ويوفر لك التوتر في حالة تحريك الاجتماع .
قم بإنشاء مجلد WOR - الكثير من أوراقنا الفوضوية هي أشياء معلقة حتى يرد أو يتصرف شخص آخر. ضعهم في مجلد WOR (في انتظار الاستجابة). تحقق من ذلك كل بضعة أيام لمعرفة الإجراءات البارزة التي قد تحتاج إلى متابعتها.
صناديق تخزين - استخدم صناديق التخزين غير المكلفة للاحتفاظ بالملفات المؤرشفة وإخراجها من مساحة الملفات الحالية.
صناديق المجلات - استخدم صناديق المجلات أو المجلدات لتخزين المجلات والكتالوجات التي تريد تخزينها حقًا. يرجى التأكد من أنك في حاجة إليها حقًا للرجوع إليها أو للبحث عنها ، أو إعادة تدويرها أو التخلي عنها.
مجلد القراءة - عيّن ملفًا للمقالات والمستندات المطبوعة التي تريد قراءتها والتي ليست عاجلة.
أرشفة الملفات - عند اكتمال المشروع ، ضع كل المواد معًا في ملف. حافظ على مجلدات العمل الخاصة بك للمشاريع قيد التقدم.
ملف أسبوعيًا - لا تدع ملفاتك تتراكم. ضع أوراقك في مجلد To File وقم بحفظ كل شيء مرة واحدة في الأسبوع.

تعرف على المزيد من النصائح حول تنظيم ملفاتك هنا: كيفية تنظيم ملفاتك من أجل إنتاجية أفضل

7. امسح مكتبك

أزل كل شيء ونظفه جيدًا وأعد فقط العناصر الضرورية للاستخدام اليومي.

إذا كنت تواجه صعوبة في تفكيك الأشياء ، هذه الصيغة Declutter سيساعدك على التخلص من الأشياء دون أن تندم لاحقًا.

8. تنظيم سطح المكتب الخاص بك

الآن بعد أن انتهيت من تنظيم سطح المكتب لديك ، فمن الجيد تنظيمه.

استخدم منظمات سطح المكتب أو الحاويات لتنظيم العناصر على مكتبك. استخدم الأدراج للأوراق والحاويات للأشياء الصغيرة.دعاية

لا تنس سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك! تأكد من أن الملفات أو الصور كلها في مجلدات منظمة. أوصيك بمسح سطح مكتب الكمبيوتر كل يوم قبل مغادرة العمل.

9. تنظيم الأدراج الخاصة بك

ضع العناصر المستخدمة معًا في نفس مساحة الدرج ، والطوابع مع الأظرف ، والوسادات اللاصقة مع دفاتر الملاحظات ، وما إلى ذلك.

استخدم منظمات الأدراج للأشياء الصغيرة - مشابك الورق ، والمسامير ، إلخ. استخدم درجًا منفصلاً للأغراض الشخصية.

10. صناديق بريد منفصلة

إذا كنت تعمل بانتظام مع أشخاص آخرين ، فأنشئ مجلدًا أو درجًا أو صندوق بريد لكل منهم.

11. امسح أكوامك

نأمل مع مكتبك المنظم الجديد ، ألا تقوم بإنشاء أكوام من الورق بعد الآن ، ولكن لا يزال يتعين عليك فرز الأكوام القديمة.

قم بالمرور عبر الكومة (قليلاً في كل مرة إذا لزم الأمر) وضعها في المكان المناسب أو قم بإفراغها.

12. فرز الرسائل

لا تلصق البريد في كومة ليتم ترتيبه أو حمله بالبندقية وإخراج القطع التي تحتاجها الآن. قم بفرزها بمجرد الحصول عليها - للعمل ، للقراءة ، لتقديم ملف ، للتفويض أو التسليم. .دعاية