كيفية إنشاء قائمة المهام التي تعزز إنتاجيتك بشكل كبير

إنها السادسة صباحًا ، وقد استيقظت للتو. بعد الاستحمام ، حان وقت تناول الإفطار ، وتسجيل الأخبار من خلال قراءة الجريدة الصباحية ، ثم بدء عملك. أنت تشعر بالراحة والسعادة. لديك توقعات عالية جدًا لهذا اليوم ، وتريد أن تكون منتجًا مع قائمة مهامك قدر الإمكان.

تقدم سريعًا حتى الساعة 2 مساءً من نفس اليوم. أنت تعمل في عجلة من أمرك ، وبالكاد كانت لديك فرصة لأخذ استراحة غداء. تبدأ في الشعور بالتوتر والتعب قليلاً بسبب الجدول الزمني المزدحم. علاوة على ذلك ، يبدو أنه يجب عليك العودة إلى مهام معينة وإصلاحها لأنه لم يكن لديك الوقت للتركيز عليها بشكل صحيح.

كنت ترغب في العثور على زر إعادة تعيين حتى تتمكن من بدء يومك من كل مكان باستخدام إستراتيجية مختلفة.

ربما يكون ما مررت به هو هذا: لقد خططت ليومك في الليلة السابقة ، وشعرت أنك على رأس مهامك. ومع ذلك ، بدأت الأمور تسوء عندما واصلت إضافة المهام إلى قائمتك ، وأخيرًا كانت قائمة المهام الخاصة بك طويلة الأميال. تحتوي قائمة المهام الخاصة بك أيضًا على مهام كان من المستحيل جدًا إنجازها في يوم واحد.

النقطة الأخرى التي ساهمت في يومك المحموم والمرهق هي عدم فهم مقدار الوقت الذي يستغرقه إكمال مهمة معينة ومتى يتم تنفيذ المهمة. إذا كانت لديك هذه المعلومات ، فسيكون من الأسهل معرفة التوقيت المناسب لتنفيذ المهمة.

أخيرًا ، لم تكن هناك أي مرونة في خططك. لقد نسيت أن تضيف مساحة بين المهام وتفهم أن بعض المهام أكبر بكثير مما تبدو عليه بالخارج.

لكنك تعلم ماذا - لم تكن هذه الأسباب وحدها هي السبب الرئيسي لتوترك وانشغالك. استمر في القراءة لمعرفة ما كان ذلك.

ما يخطئ الناس بشأن قائمة المهام

هل تعرف حقًا ما يفترض أن تفعله؟

كم من الوقت قضيت في التخطيط ليومك - هل كانت 5 دقائق فقط بينما كان جهاز التلفزيون يصرف انتباهك؟

إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أن يكون هذا هو السبب الأكبر الذي جعل يومك مرهقًا للغاية.دعاية

عندما تخطط لأيامك ، يجب أن تفهم حقًا المهام التي أنت على وشك القيام بها وما يلزم لإنجازها. هذا ضروري ، خاصة مع المهام المهمة ، لأنك قادر على إحراز تقدم في المهام الأكثر أهمية.

سيظهر أيضًا قلة الوقت الذي تقضيه في التخطيط حيث يتم حشو العديد من المهام الكبيرة في قائمتك اليومية. إذا لم تقم بتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر ، فمن المحتمل أنك لن تقوم بإنجازها خلال اليوم. وهذا بدوره يجعلك تضغط على نفسك لعدم إكمال قائمة مهامك.

أخيرًا ، لا تتعامل مع إنشاء قائمة مهام على أنه شيء ثانوي تحاول القيام به في أسرع وقت ممكن. في الواقع ، عندما تولي مزيدًا من الاهتمام لقائمة مهام اليوم التالي ، تزداد احتمالية أن تكون القائمة واقعية وأقل إجهادًا لك.

مكونات قائمة المهام الرائعة

عندما أتحدث عن قائمة مهام جيدة ، فإنني أعتبر هذه الخصائص جزءًا منها:

متوازن

تحتوي قائمة المهام على مهام مهمة وأخرى أقل أهمية. دعنا نواجه الأمر: على الرغم من أننا جميعًا نرغب في العمل على مهام مهمة فقط (مثل المهام المتعلقة بالهدف) ، إلا أنه يتعين علينا الاهتمام بالمهام الأقل أهمية أيضًا (مثل أداء المهمات ، أو الاعتناء بأسرتك ، أو الأشياء اليومية الأخرى ).

مرونة كافية

ماذا يحدث عندما تخطط لمهمة ما ، لكنك غير قادر على القيام بها؟ هل لديك خطة بديلة جاهزة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فحاول اكتشاف الإجراء البديل الذي يمكنك اتخاذه في هذه السيناريوهات.

وقت التحولات

افهم أن الأوقات الانتقالية تأكل وقتك أيضًا. تأكد من أنه عند التخطيط لقائمة المهام الخاصة بك ، يتم تضمين هذه المرة أيضًا في خططك. ستؤدي إضافة بعض المساحة الإضافية بين المهام إلى جعل قائمتك أكثر مرونة وواقعية.

ليس الكثير من المهام ليوم واحد

من الصعب إعطائك رقمًا دقيقًا حول عدد المهام التي يجب أن تقوم بها في قائمتك اليومية. يعتمد ذلك على حالتك ، لكنني على استعداد للقول إن أي شيء يتراوح بين 5 إلى 10 مهام يجب أن يكون كافيًا ليوم واحد.

افهم أن بعض المهام تكون سريعة جدًا ، لذا من الأسهل تضمين المزيد وتنظيم مهامك في أيام معينة. فقط تأكد من وجود مهام مهمة في القائمة حتى تتمكن من المضي قدمًا في مشاريعك الأكبر.

درع الحماية

قم ببناء درع حماية حول قائمة المهام الخاصة بك بحيث يمكن لأقل عدد ممكن من المهام الوصول إلى قائمتك وعدم زيادة عدد العناصر في قائمتك خلال اليوم.دعاية

في الحالة الأولى ، حاول التخلص من مصادر مهامك. يتم ذلك عن طريق تقليل التزاماتك والحد من المشاريع التي لديك. الحقيقة هي أنه كلما زاد عدد الالتزامات (أو المشاريع) لديك ، زاد احتمال أن ينتهي بهم الأمر كمهام لقائمتك اليومية.

في الحالة الثانية ، اجعل قائمتك مغلقة. لقد تعلمت هذا المفهوم من خلال القراءة افعل ذلك غدًا وأسرار أخرى لإدارة الوقت بواسطة مارك فورستر. لإنشاء قائمة مهام مغلقة ، كل ما عليك فعله هو رسم خط أسفل المهمة الأخيرة في القائمة.

عند القيام بذلك ، لا يُسمح لك بإضافة أي مهام جديدة إلى قائمتك خلال اليوم. هذا يضمن أن عدد المهام يتناقص بالفعل مع مرور اليوم.

كيفية إنشاء قائمة مهام تعزز إنتاجيتك

لعمل قائمة يمكنك فعلاً أنجزه في اليوم التالي ، قم بما يلي:

1. القضاء على المهام غير الضرورية

تابع التزاماتك وقرر ما إذا كنت حقًا بحاجة إلى كل منها.

على سبيل المثال ، كنت عضوًا نشطًا في نادي الكمبيوتر المحلي في مسقط رأسي ، ولكن بعد ذلك أدركت أنه لم يعد لدي الوقت الكافي لهذا النشاط بعد الآن. على الرغم من أنني ما زلت عضوًا في النادي ، إلا أنني لم أشارك في أنشطته بعد الآن. وقد أدى هذا إلى إلغاء المهام المتعلقة بهذا الالتزام.

2. خذ وقتك في التخطيط للقائمة

لا تتسرع في إنشاء قائمة المهام - اقض بعض الوقت في مرحلة التخطيط. إذا لزم الأمر ، اعزل نفسك عن جزء التخطيط بالذهاب إلى غرفة منفصلة في منزلك (أو حتى الخروج). بهذه الطريقة ، يمكنك بالفعل التفكير في المهام قبل وضعها في قائمة المهام الخاصة بك.

حاول قضاء 15 دقيقة على الأقل مع قائمتك عندما تخطط لذلك.

3. نقل المهام الهامة إلى البداية

عند التخطيط ليومك ، تأكد من أن المهام المهمة موجودة في بداية القائمة. يضمن ذلك إتمام هذه المهام في أسرع وقت ممكن.

على سبيل المثال ، بصفتي مدونًا ، أتأكد من أن لدي مهام إنشاء المحتوى في بداية القائمة. بمجرد أن أستيقظ ، أهاجم هذه المهام على الفور ، ويتم إنجازها قبل أن أذهب إلى العمل.دعاية

4. تعقب المهام المتكررة

قد يكون لديك مهام متكررة في قائمتك ، لكن هل تعرف مقدار الوقت الذي تستغرقه لإنجازها؟

إذا لم تقم بذلك ، فتأكد من إجراء بعض الوقت للتتبع لمعرفة ذلك. يساعدك هذا في التخطيط ليومك بشكل أفضل ، حيث تعرف مقدار الوقت الذي تستغرقه المهمة وما إذا كان هناك فترة زمنية معينة في الجدول الزمني الخاص بك يمكن فيها تنفيذ المهمة.

5. مهام مماثلة دفعة واحدة

انظر إلى قائمتك ، واكتشف ما إذا كانت هناك مهام مماثلة يمكنك معالجتها على دفعات. بهذه الطريقة ، يمكنك إزالة بعض المهام من قائمتك بشكل أسرع وأسهل.

6. تحديد المهام بمزيد من التفاصيل

لا تقم فقط بتضمين مهمة مثل إنشاء موقع ويب في قائمتك ؛ تأكد من تقسيم المهمة إلى أجزاء أصغر. كلما كانت المهام أصغر ، كان من الأسهل إنجازها قبل تاريخ الاستحقاق.

7. القيام ببعض الأعمال التحضيرية مقدما

تأكد من الاستعداد لمهام معينة مسبقًا.

على سبيل المثال ، أكتب الخطوط العريضة لمشاركات ضيفي يوم الأحد بحيث يكون من الأسهل (والأسرع) بالنسبة لي أن أبدأ في كتابة المشاركات الفعلية عندما أستيقظ. مع القليل من العمل التحضيري ، أقوم بتسريع الأمور وأتأكد من إنجاز المهام في الوقت المناسب.

8. أتمتة الصيانة

بطبيعة الحال ، يمكنك استخدام أسلوب القلم والورقة في قائمة مهامك الشخصية ، ولكن حاول الاستفادة من التكنولوجيا أيضًا. في الواقع ، حاول العثور على أداة تهتم بصيانة قائمة مهامك نيابة عنك. أداتي المفضلة هي نوزبي ، ولكن هناك تطبيقات إدارة المهام الأخرى يمكنك تجربتها أيضًا.

9. تعرف على أنواع المهام الخاصة بك وجدولك الزمني

أخيرًا ، عندما تخطط ليومك ، اسأل نفسك هذه الأسئلة:

ماذا لدي في الجدول الزمني الخاص بي؟

يشير هذا السؤال إلى جدولك الشخصي. على سبيل المثال ، إذا كنت مسافرًا ، فتأكد من أن قائمتك تعكس هذه الحقيقة. لا تحاول إغراق قائمتك بالعديد من المهام ، لأنه من المرجح أنك ستنجز جزءًا بسيطًا منها فقط.

هل المهمة حارس البوابة؟

يسأل هذا السؤال عما إذا كانت المهمة تمنع المهام الأخرى التي يجب تنفيذها.دعاية

بين الحين والآخر ، قد تكون لدينا مهمة يجب الاهتمام بها أولاً. بعد القيام بذلك ، عندها فقط يمكنك القيام بالمهام التالية.

عندما تركز على إنشاء قائمة مهامك بطريقة مركزة ، ستتمكن من تحديد حراس البوابة بسهولة.

هل لدي جبل جليدي في قائمتي؟

يسألك هذا السؤال عما إذا كانت مهمتك أكبر بكثير مما تبدو عليه. في بعض الأحيان ، عندما تبدأ في العمل على مهمة ما ، ستدرك قريبًا أنها أكبر بكثير مما كنت تعتقده في البداية (قارنها بالجبال الجليدية ، حيث لا يوجد سوى طرف الجبل الجليدي فوق الماء ، ولكن يوجد الجزء الأكبر من الجليد أدناه) .

مرة أخرى ، عندما تركز بشكل كافٍ على قائمة مهامك أثناء مرحلة الإنشاء ، يكون من الأسهل تحديد هذه الجبال الجليدية وتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة.

هل المهمة غير قابلة للإلهاء؟

لم يتم إنشاء جميع المهام على قدم المساواة: فبعضها يتحمل المزيد من الإلهاء ، بينما يتطلب البعض الآخر انتباهك الكامل.

على سبيل المثال ، يمكنني التحقق من تدفق Twitter أو إجراء صيانة بسيطة للمدونة حتى عندما أكون بالقرب من عائلتي. هذه المهام مقاومة للإلهاء ، ويمكنني الاعتناء بها ، حتى لو لم أكن أهتم بها تمامًا.

الخط السفلي

إذا كنت لا تزال تواجه صعوبة في إنجاز مهامك اليومية في قائمة مهامك ، فتأكد من تحليل أسباب حدوث ذلك. إذا كان هناك أي شيء ، فلا تضغط على نفسك لعدم إنهاء قائمة مهامك.

لا يوجد أحد كامل ، ويمكننا التعلم من أخطائنا.

يستغرق الأمر قليلًا من الممارسة لإنشاء قائمة مهام رائعة. ومع ذلك ، بمجرد أن تتعلم تجميع كل الأجزاء معًا ، ستبدو الأمور أفضل بكثير ، وستكون أكثر إنتاجية بشكل عام.