15 إستراتيجيات لقائمة مهام فعالة

إحدى تقنيات الإنتاجية القديمة هي قائمة المهام الكلاسيكية والفعالة ، ولسبب وجيه. إنها إحدى أكثر الطرق إنتاجية بالنسبة لك وللآخرين لإنجاز أي شيء. سواء كانت قائمة ذهنية أو شيء تكتبه ، فإن قائمة المهام هي أداة إنتاجية أساسية.

في الوقت نفسه ، تعد واحدة من أكثر أدوات الإنتاجية إرباكًا. كثير من الناس يشوهون هذا لأسباب مختلفة ولا يعتقدون أن قائمة المهام مفيدة. لكن حجتي هي أنه ربما لا تقوم أنت والآخرون بعمل قائمة مهام فعالة ، لذلك سنستعرض هنا كيفية إنجاز واحدة بشكل صحيح.

لماذا تهتم بقائمة مهام فعالة؟

لقد كنت تستخدمها بشكل خاطئ

قبل القفز إلى الإستراتيجيات لإنشاء قائمة مهام فعالة ، من المفيد أن تعرف لماذا يجب أن تهتم بإعداد واحدة. النقطة الأولى المهمة هي أن العديد من الأشخاص يقومون بعمل قوائم خاطئة.

اثنان من أكثر الأخطاء شيوعًا هما:

يستخدم الناس القوائم كمقياس لما إذا كانوا منتجين أم لا.
لقد وضعوا الكثير من العناصر في القائمة.

ومع ذلك ، من المفهوم سبب قيامك أنت أو غيرك بذلك. قائمة المهام هي أداة إنتاجية ، لذلك من المنطقي تكديس المهام. ومع ذلك ، فإن الدماغ لا يعمل بهذه الطريقة. إذا كان لديك الكثير من المهام في قائمتك ، فهذا يبدو وكأنه تعذيب لأن القائمة لا تنتهي أبدًا.

في البداية ، قد يكون من الجيد أن يكون لديك دائمًا ما تفعله ، لكن ضع في اعتبارك أن لديك الكثير من الوقت فقط في اليوم. من المهم أن تعطي قيمة أكبر للعمل الجيد بدلاً من الكمية المطلقة.

في نفس الملاحظة ، إذا كنت شخصًا لديه ميل لطلب التحقق من الصحة ، فقد تكون قائمة المهام صعبة. ستكون هناك أيام لن تنجز فيها كل شيء بسبب أحداث الحياة. هذا يخلق ضغطًا غير ضروري ويرسل بك إلى زوبعة إجهاد.

يساعدك على البقاء مركزًا

عندما تقوم ببناء قائمة مهام فعالة ، فإن الهدف الرئيسي من هذه القوائم هو توفير الوضوح والتركيز. إذا كنت قد أخطأت في ارتكابها ، فربما لاحظت أنك تركز على مهمة في قائمة المهام الخاصة بك وإنجازها.

قد تطغى العناصر المتعددة في قائمتك على هذا ، لكنك تركز على مهمة خلال وقت معين. ترى حقًا هذا في العمل عندما تفكر في وجود قائمة مهام أقصر.

أدرك أن قائمة المهام ليست مخصصة لكل شخص ، ولكن هذا التركيز مفيد للأشخاص عند البدء. ما زلت غير متأكد من أهدافك أو المسار الذي تريد أن تسلكه. قد تكافح أيضًا لتحديد الخطوة التالية للعمل عليها.

قائمة المهام هي دليل يمكنك الرجوع إليه متى احتجت إليها. علاوة على ذلك ، فإن الأساليب التي سأذكرها أدناه ستجعل قوائم المهام أكثر فعالية بالنسبة لك.

15 إستراتيجيات لقائمة مهام فعالة

ستبدأ في معرفة مدى قوة قائمة المهام عندما تفكر في الاستراتيجيات المختلفة التي يمكنك دمجها في واحدة. هذا هو لك قائمة المهام ، لذا اختر من الاستراتيجيات أدناه للعثور على ما يناسبك. إذا لم تكن متأكدًا ، فلا تخف من تجربة عدة تركيبات ومزجها.

تذكر أن الطريق إلى النجاح هو طريق به العديد من المسارات المتفرعة ، لذا فإن الطرق التي تستخدمها هي اختيارك.دعاية

1. كسر القائمة إلى جزأين

الاستراتيجية الأولى هي تقسيم القائمة إلى قسمين. يسمى هذان الجزءان بالجرائد اليومية والمهام الواجبة.

الصحف اليومية هي المهام اليومية التي تريد تطويرها بشكل أكبر. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن تعتاد على ممارسة الرياضة في الصباح ، فقد تكون المهمة اليومية هي اتباع روتين تمرين مدته 15 دقيقة أو المشي لمدة ساعة.

مهامك هي مهام غير يومية تحتاج إلى إنجازها في مرحلة ما. ربما تحتاج إلى إعداد تقرير في العمل أو تقديم عرض تقديمي. يمكنك وضع ذلك في عمود المهام.

هذه إستراتيجية فعالة لأنها توفر كل الفوضى التي ينجذب إليها معظم الناس. كما ذكرنا سابقًا ، يقوم الأشخاص بحشو قوائمهم ، وعادة ما يكون الكثير منها عبارة عن مهام سيفعلونها على أي حال ، مثل الذهاب للتسوق من البقالة أو توصيل الأطفال إلى مكان صديق.

2. ضع حدًا على العناصر

إذا وجدت أن تقسيم قائمتك إلى قسمين أكثر من اللازم ، سأقترح أن يكون الإيجاز فضيلة عند إعداد هذه القوائم. يمكنك تعيين أي عدد من العناصر ، ولكن المفتاح هو أن لديك حدًا معينًا في الاعتبار. بعض الناس ليس لديهم أكثر من سبعة بينما البعض الآخر لا يزيد عن ثلاثة. افعل ما يجعلك تشعر بالراحة.

الفكرة من وراء ذلك هي تضييق نطاق المهام الأكثر أهمية التي تحتاج إلى إنجازها في ذلك اليوم. بالطبع ، هناك أشياء أخرى ستفعلها خلال اليوم ، ولا بأس بذلك ، لكنك تريد إعطاء الأولوية للعناصر الموجودة في قائمة المهام قبل انتهاء اليوم.

3. استخدام قوائم المراجعة للمهام المعقدة

إذا كنت تقوم بالفعل بإعداد قوائم ضيقة ولكنك تقوم بمهام أصعب ، فإن اقتراحي هو تقسيم هذه المهمة. سواء كانت خطوات كاملة تحتاج إلى اتخاذها أو تدوين التفاصيل المهمة التي يجب أن تكون موجودة ، فهذا أمر متروك لك.

في كلتا الحالتين ، يتيح لك ذلك ضمان تنفيذ كل شيء بالطريقة الصحيحة وعدم فقد أي تفاصيل أو خطوات أساسية.

4. معالجة MITs أولاً

MIT هو أهم مهمة. هناك طريقة أخرى للنظر إلى هذا وهي التعامل مع المهمة الأكبر والأكثر ترهيبًا أولاً^[1]. يعود سبب رغبتك في القيام بذلك إلى كيفية عمل عقولنا.

قد تشعر أنك مضطر للقيام بالمهام الأسهل أولاً قبل الشروع في المهمة الأكبر ، ولكن المشكلة هي أن هذه المهام - حتى المهام السهلة - تستنزف طاقتك. علاوة على ذلك ، إذا كان لديك مهمة كبيرة حقًا لإكمالها ، فمن المحتمل أن يكون ذلك في ذهنك على مدار اليوم. هذا يعني أنك تنفق المزيد من الطاقة بمجرد التفكير في الأمر.

كل ذلك لن يكون مشكلة إذا تم التعامل مع هذه المهمة الكبيرة المخيفة في الصباح الباكر.

5. إنشاء قائمة تم

هناك طريقة أخرى مثيرة للاهتمام يجب مراعاتها وهي الحصول على قائمة المهام. هذه قائمة بالمهام التي أكملتها من قائمة المهام. يجد العديد من الأشخاص أنه من المرضي مجرد شطب عنصر من قائمتهم والانتهاء منه ، ولكن اعتمادًا على ما تضعه في هذه القوائم ، قد تكون القائمة المنجزة ملهمة.

تخيل لو كنت شخصًا يضع مهامًا صعبة فوق المتوسط في قوائم المهام الخاصة بك ، وهي أنشطة تتطلب ساعة أو ساعتين لإكمالها بشكل صحيح. يمكن أن يلهمك هذا لفعل المزيد إذا لاحظت ، بعد يوم من العمل ، مقدار ما أنجزته على مدار اليوم عبر هذه القائمة.دعاية

6. اجعل قائمتك سهلة الفهم

من الورق الملون إلى نشره في مكان واضح ، فأنت تريد أن تكون قائمتك في مكان يمكنك اكتشافها فيه بسهولة. ضع في اعتبارك أنك لست بحاجة إلى وضع هذه القائمة أمامك طوال الوقت لأنها قد تخلق ضغوطًا غير ضرورية. لكن وضعه على جانب واحد هو فكرة جيدة - نظرة سريعة على الجانب وتعرف بالضبط ما يجب القيام به.

7. إضافة عناصر الألعاب إليها

إذا لم يكن القلم والورق مناسبًا لك عند إعداد قوائم المهام ، فهناك العديد من التطبيقات التي يمكن أن توجهك أيضًا. جمال لفعل قائمة التطبيقات هو أن هناك مساحة أكبر للإبداع ، ويقوم بعض المطورين بدمج الألعاب فيها.

على سبيل المثال ، لدى Todoist نظام إنجاز حيث يكسب الأفراد شارات أثناء إكمالهم المزيد من المهام. هناك أيضًا Bounty Tasker ، مما يجعلك تشعر أن مهامك مهام جانبية في لعبة فيديو.

8. أعط نفسك المواعيد النهائية

يمتد العمل لملء الوقت المخصص.

إنها فلسفة قديمة لا تزال صحيحة مع كيفية إنتاجنا. على سبيل المثال ، لنفترض أنه تم تكليفك بكتابة تقرير ، وتم منحك أسبوعًا للقيام بذلك. من المحتمل أن تعمل عليها بثبات على مدار الأسبوع. أو إذا كنت مسوفًا ، فستؤجله حتى الليلة السابقة وتنتهي منه.

ولكن ماذا لو أعطيت نفس المهمة ولم تخصص سوى ساعة لإكمالها؟ من المحتمل أن تنجز التقرير ، ولكنك ستعطي الأولوية للنقاط الرئيسية المهمة وتسليط الضوء عليها بدلاً من ملئها بزغب غير ضروري.

بيت القصيد من هذا هو أنه مع أهدافك والعناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك ، فأنت تريد ذلك لديها مواعيد نهائية . عندما يتعلق الأمر بعمل القوائم ، فإن اقتراحي هو أن تمنح نفسك يومًا لإكمال المهام هناك. هذا ضغط وحافز كافيين لك للعمل بجد عليهم.

9. أضف المهام عندما تكون جديدة

هناك إستراتيجية أخرى تتمثل في تعيين المهام لنفسك حتى عندما تعمل على شيء آخر. ضع في اعتبارك أنه ليس شيئًا عليك القيام به الآن ، ولكن هذا يمكن أن يساعد الأشخاص الذين يكافحون للتفكير فيما يجب التركيز عليه بعد ذلك.

هذا على غرار ما يحدث عندما تسمع شيئًا مثيرًا للاهتمام وتكتبه. من الحكمة أن تفعل ذلك لأنه يوفر عليك عناء الاضطرار إلى التفكير في هذه الفكرة بدلاً من التركيز على المهمة التي بين يديك. كما أنه يوفر عليك الاضطرار إلى تذكر المهمة إذا كنت من النوع الذي تكتب قائمة مهام اليوم التالي في نهاية اليوم.

10. كن مرتاحًا لمراجعة قائمة المهام

اعتمادًا على عقليتك العامة ، هناك إستراتيجية جيدة أخرى وهي النظر إلى قائمة المهام الخاصة بك وإجراء تغييرات عليها. إذا كنت تمارس الإستراتيجية السابقة ، فقد يكون هناك احتمال أن تكون قائمة المهام الخاصة بك مطولة وأنك تضع توقعات غير واقعية أنه يمكنك إنهاء كل شيء.

من خلال منح نفسك الفرصة لمراجعة قائمة المهام الخاصة بك ، فإنك تسمح لنفسك بتوزيع مهامك بدلاً من تجميعها. هذا يساعد عقلك لأنك لست غارقة في القائمة.

11. اكتب المهام وليس الأهداف

يجب أن يكون لديك قوائم منفصلة لمهامك وأهدافك. الفكرة هي عدم وضع أهداف في قائمة المهام الخاصة بك على الإطلاق.

بينما يمكن أن تساعدك المهام في الوصول إلى أهدافك ، فإن الأهداف هي رغبات أكبر وليست شيئًا يمكنك تحقيقه على مدار اليوم. على سبيل المثال ، تعلم التحدث بالفرنسية هو هدف ؛ ومع ذلك ، يمكنك تقسيم ذلك إلى مهمة بالقول قراءة محتوى فرنسي لمدة 15 دقيقة أو مشاهدة فيلم باللغة الفرنسية.دعاية

هذا يمتد أيضا إلى الأهداف ، جدا. يمكنك أن ترى هذه على أنها معالم. بالعودة إلى مثال التحدث بالفرنسية ، يمكن أن يكون الهدف هو مناقشة الأطعمة المفضلة لدي مع شخص باللغة الفرنسية. إنها النتيجة المرجوة التي تبحث عنها من ممارستك.

12. الاحتفاظ بقوائم المهام الموجزة

هنا ، يعني الاختصار أنه يمكن مسحه ضوئيًا حيث يمكنك إلقاء نظرة سريعة على القائمة ومعرفة ما يجب القيام به. كيف يمكنك القيام بذلك هو التركيز على الكلمات الرئيسية لمهام محددة وليس سحبها. على سبيل المثال ، لنفترض أن المرآب الخاص بك في حالة من الفوضى وتريد تنظيفه. بدلًا من كتابة جملة طويلة ، اجعلها قصيرة واكتب شيئًا مثل المرآب النظيف لمدة 30 دقيقة. أو ببساطة تنظيف المرآب.

باستخدام هذه الإستراتيجية ، تقضي وقتًا أقل في تدوين المهمة عند إعداد قائمة المهام. علاوة على ذلك ، فأنت تعتمد على الكلمات المحفزة لتجعل عقلك يتذكر تفاصيل محددة لهذه المهمة.

13. لديك قوائم متعددة

كما هو مذكور أعلاه ، من الجيد أن يكون لديك قوائم منفصلة لأشياء مختلفة ، مثل وجود قائمة منفصلة للأهداف والأهداف والمهام اليومية والمهام التي يجب القيام بها. هناك طريقة أخرى يمكنك النظر إليها وهي أن يكون لديك نظام تستشير فيه من ثلاث قوائم.

هذه القوائم هي:

قائمة رئيسية

هذا هو المكان الذي يوجد فيه أي من أهدافك طويلة المدى ، مثل الانتقال إلى منزل جديد أو الخروج من الديون أو بناء مشروع تجاري. هذه أشياء سيستغرق إنجازها عامًا أو أكثر.

قائمة المشروع الأسبوعية

هذه هي الأشياء التي تريد تحقيقها بنهاية الأسبوع. هذه هي الأشياء التي ستحرك الإبرة ببطء نحو بعض العناصر الموجودة في قائمتك الرئيسية. من المثال السابق ، يمكن أن تكون هذه الأبحاث حول الحصول على قرض تجاري ، أو البحث عن منزل ، أو إنشاء حساب توفير.

قائمة عالية التأثير

أخيرًا ، هذه مهام يجب إنجازها اليوم. لا يهم ما إذا كانت مرتبطة بالقائمتين السابقتين أم لا. هذا هو المكان الذي يتم فيه وضع المهام ذات الأولوية العالية. من الأمثلة على ذلك الاتصال بأشخاص محددين أو العمل في مشروع أو تقرير يحين موعده قريبًا.

من خلال وضع هذه القوائم في مكانها الصحيح ، ستشير في كثير من الأحيان إلى قائمة المشروع الأسبوعية والقائمة عالية التأثير وتحدد ما إذا كان يجب نقل مهمة أسبوعية إلى تلك القائمة.

أثناء قيامك بذلك ، ستبدأ في ملاحظة مدى تأثير حياتك اليومية على تلك الأهداف المكتوبة في تلك القائمة الرئيسية. يمكن أن يكون هذا مصدر إلهام لأن ما تفعله يجعلك أقرب إلى أهدافك.دعاية

14. لا تكثف الصعوبة حتى تكون جاهزًا

قد تبدو بعض الاستراتيجيات المذكورة سهلة على السطح ، لكنها تتطلب الكثير من الثبات الذهني. التحفيز هو أمر غير معتاد ، وأدمغتنا مصممة للتعامل بطريقة معينة. إذا كنت تبحث عن تغيير حقيقي وشيء ثابت ، فإن أفضل مبدأ هو إبقاء الأمور بسيطة وسهلة في البداية.

قد يكون الأمر بمثابة عائق ، لكنك لا تدرك في كثير من الأحيان كيف يمكن لهذه الخطوات الصغيرة أن تلعب دورًا حاسمًا في قدرتك على بدء الجري ومطاردة أحلامك. لا تخجل إذا كان عليك أن تبدأ بمهام بسيطة لنفسك. حتى العودة إلى المهام اليومية التي تقوم بها على أي حال مثل الاستحمام أو الغسيل أو التسوق لشراء الطعام هي طريقة جيدة للبدء.

إن وضع هذه العناصر في القائمة في البداية يجعلك تشعر وكأن يومك مثمر. من هناك ، يمكنك تحدي نفسك بمهام أكثر صعوبة. قم بدمج تمرين روتيني أو اقضِ نصف ساعة في مهمة تعني لك شيئًا.

الفكرة هي أن تريح نفسك في روتين حتى لا تشعر بالإرهاق.

15. قياس وقتك

آخر استراتيجية يمكن أن تساعدك هي قياس وقتك. كم من الوقت تستغرق لإنهاء مهمة معينة؟ لست بحاجة إلى البحث عن تفاصيل محددة ، ولكن حدد نقطة توقيت بنفسك على مدار أسبوع واحصل على متوسط الوقت الذي تقضيه في هذه المهمة.

لماذا هذا مهم؟ يمكن تقسيم هذه المعلومات بطريقتين.

الطريقة الأولى هي استخدامه كعلامة لتعزيز الكفاءة. اعتمادًا على المهمة ، يمكنك إيجاد طرق جديدة لتحقيق نفس النتائج في وقت أقصر.

كما يسمح لك بمعرفة ما يمكنك القيام به في يوم معين. إذا كنت تعلم أن الأمر يستغرق ساعة أو نحو ذلك لمتابعة روتينك الصباحي بالكامل ، فستكون أكثر وعيًا بكيفية تحركك خلال هذا الروتين.

علاوة على ذلك ، إذا كنت تعرف المهام التي ستؤديها في اليوم التالي ، يمكنك إدارة وقتك بشكل أفضل لأنك تعرف تقريبًا مقدار الوقت الذي ستستغرقه لإنجاز كل شيء.

افكار اخيرة

إن بناء قائمة مهام فعالة ليس بالسهولة التي يبدو عليها. هناك جميع أنواع الاستراتيجيات الفريدة التي يمكنك تجربتها ، بعضها أكثر تحديًا من البعض الآخر. ومع ذلك ، إذا كنت متحمسًا لاستخدام أداة الإنتاجية هذه لجعل حياتك أسهل ، فستصبح أسهل. كل ما عليك القيام به هو الاستمرار في بذل الجهد والتجربة وإعادة التقييم عند الضرورة. لذا ابدأ بقوائم المهام اليوم.