هل تشعر دائمًا بالإرهاق من حجم المهام التي يتعين عليك إكمالها في العمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد حان الوقت للنظر في بعض تقنيات التدريب على المهارات التنظيمية.

المهارات التنظيمية هي أحد الأصول. إنها تسمح لك بإضافة هيكل إلى يومك بحيث تفي بالمواعيد النهائية ، وتحضر كل اجتماع ، وحتى يكون لديك وقت كافٍ لأخذ فترات راحة (تخيل ذلك!). كمهارات قابلة للتحويل ، يمكنهم أيضًا إضافة قيمة إلى حياتك الشخصية.

لذا ، إذا كنت منظمًا وقادرًا على أداء أفضل ما لديك في العمل ، حتى عندما تكون غارقًا في الواجبات ، فهذا يبدو جذابًا لك ، ثم تابع القراءة.

جدول المحتويات

1. لماذا تحتاج التدريب على المهارات التنظيمية
2. فوائد المهارات التنظيمية
3. كيف تتعلم المهارات التنظيمية
4. 10 تقنيات التدريب على المهارات التنظيمية
5. الخط السفلي

لماذا تحتاج التدريب على المهارات التنظيمية

وفقًا لقاموس كامبردج ، تشير المهارات التنظيمية إلى:^[1]

القدرة على استخدام وقتك وطاقتك ومواردك وما إلى ذلك بطريقة فعالة حتى تتمكن من تحقيق الأشياء التي تريد تحقيقها.

عندما تشعر بالإرهاق في العمل (أو في أي مكان حقًا) ، فإن تحقيق أي شيء يبدو مستحيلًا. هذا هو السبب في أن التدريب على المهارات التنظيمية أمر بالغ الأهمية. يمكن أن تساعدك المهارات التي تتعلمها في التغلب على الشعور بالهزيمة حتى تتمكن من تولي مهامك مرة أخرى.

فوائد المهارات التنظيمية

لا تسمح لك امتلاك المهارات التنظيمية بأن تكون أكثر تنظيماً فحسب ، بل تتيح لك أيضًا أن تكون أكثر إنتاجية وفعالية. ستتمتع بقدر أكبر من التحكم في مهامك وستكون قادرًا على إنجاز المزيد من الأشياء. يمكن أن يقلل أيضًا من مستويات التوتر ، كما أن التعرض لضغط أقل يعني اتباع نمط حياة أكثر صحة.

تتضمن أمثلة المهارات التنظيمية ما يلي:دعاية

• تخطيط
• ترتيب الاولويات
• تفويض
• إدارة الوقت
• التركيز على التفاصيل

كما ذكرنا سابقًا ، في حين أنها تمثل فائدة كبيرة لمكان العمل ، إلا أنها كذلك قيمة في حياتك الشخصية .

فكر في الأمر ، حياتنا الشخصية مليئة أيضًا بالعديد من المهام والأنشطة. سواء كان الأمر يتعلق بالذهاب إلى البنك أو شراء البقالة ، أو القيام بواجبات منزلية مثل التنظيف بالمكنسة الكهربائية أو إخراج القمامة ، فإن كل مسؤولية هي في الأساس مهمة يجب إكمالها حتى تسير حياتنا المنزلية بسلاسة قدر الإمكان.

كيف تتعلم المهارات التنظيمية

توفر العديد من الشركات والمؤسسات تدريبًا على المهارات التنظيمية ، سواء كانت ورشة عمل أو عرضًا تقديميًا للشركة أو دورة تدريبية عبر الإنترنت أو مؤتمرًا شاملاً. يعد حضور هذه الأحداث بداية رائعة لتعلم المهارات التنظيمية. بعد ذلك ، بالطبع ، يمكنك تحديد أهدافك الخاصة.

بالنسبة لمعظم الناس ، لا تأتي المهارات التنظيمية بشكل طبيعي. ومع ذلك ، لحسن الحظ ، يمكن تعلمها تمامًا مثل أي مهارة أخرى. بمجرد أن تكتسب فهمًا لمهارة ما ، كلما مارستها أكثر ، كلما حصلت عليها بشكل أفضل.

إذا كنت جديدًا تمامًا على كل هذا ، فإن أفضل رهان لك هو أن تبدأ صغيرًا. حدد لنفسك هدفًا واحدًا ، وحدد شيئًا واحدًا ترغب في تحسينه ، وكرره بانتظام حتى يصبح عادة. بمجرد أن تثق في الحفاظ على هذه العادة ، يمكنك إضافة هدفك أو التوسع فيه.

يعد البدء صغيرًا والإضافة التدريجية أثناء تقدمك مسارًا جيدًا للعمل ، حيث يمكن أن يضمن أنك تحقق بالفعل ما تريد تحقيقه. إذا كنت تغوص مباشرة في النهاية العميقة ، فإنك تخاطر بأن تكون مرهقًا أكثر من ذي قبل وقد تفشل في تلبية التوقعات تمامًا.

يعد إحاطة نفسك بأشخاص لديهم سلوكيات معينة طريقة أخرى لتعلم المهارات التنظيمية. إن وجود قائد أو مدير أو رئيس فريق منظم للغاية يمكن أن يؤثر بشكل كبير على تصرفاتك وسلوكك.

10 تقنيات التدريب على المهارات التنظيمية

إذا لاحظت أنك تشعر بالإرهاق والتوتر في العمل مؤخرًا ، فربما يمكنك تجربة إحدى تقنيات التدريب على المهارات التنظيمية التالية. يمكنهم مساعدتك في استعادة السيطرة والتركيز على مهامك وتقليل مستويات التوتر.دعاية

1. قم بعمل قائمة

إذا كنت تشعر بأنك غارق في المهام ، فإن إنشاء ملفعمل قائمةيعد أمرًا رائعًا لاستعادة التحكم في الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها.

من خلال تدوين المهام الخاصة بك بالترتيب من حيث الأهمية (تأكد من إعطاء الأولوية لقائمتك!) ، سيكون لديك تصور لما يجب القيام به.

ستشعر أيضًا بإحساس كبير بالارتياح عندما تقوم بشطب مهمة من قائمة مهامك عند اكتمالها!

2. لا تعتمد على ذاكرتك

حتى لو كانت لديك ذاكرة خارقة ، فمن الجيد دائمًا كتابة كل شيء.

من المواعيد النهائية للمشروع ، إلى تفاصيل العميل ، إلى أسعار المنتجات ، يمكن أن يكون تدوين الأشياء بمثابة تذكير حتى لا تنسى الأشياء المهمة عندما تشعر بالإرهاق.

ولأن معظمنا يحمل الهواتف الذكية ، فأنت لست بعيدًا عن أداة يمكنك من خلالها كتابة شيء ما.

3. الجدول الزمني

جزء كبير من التنظيم هو معرفة كيفية التخطيط ، ويتضمن التخطيط الخبير الكثير من الجدولة.

تأخذ الجدولة خطوة أبعد من إنشاء قائمة مهام. ليس لديك فقط الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها مسجلة ، ولكن لديك جدول زمني لإكمالها. يساعدك هذا على تطوير مهاراتك في إدارة الوقت كما هو متوقع لتنسيق المهام والأنشطة بحيث يتم الوفاء بالمواعيد النهائية ويتم كل شيء في الوقت المحدد.دعاية

4. تعلم لتفويض

يعد تعلم تفويض المهام مهارة قيمة ستساعد في الحفاظ على تنظيمك. لن يخفف ذلك من عبء العمل فحسب ، بل سيصقل مهاراتك في التخطيط وتحديد الأولويات حيث سيتعين عليك معرفة المهام التي يجب عليك القيام بها والمهام التي لا بأس في إعطاؤها لشخص آخر.

5. تجنب تعدد المهام

في حين أن فكرة محاولة القيام بأكثر من مهمة واحدة في وقت واحد قد تبدو رائعة ، من الناحية العملية ، فهي عكس ذلك تمامًا. من المعروف أن تعدد المهام يقلل من إنتاجيتك لأنه يقلل من تركيزك واهتمامك وتصبح الأمور أكثر صعوبة وتستغرق وقتًا أطول لإكمالها.

6. تقليل الانقطاعات

من المستحيل التحكم في كل جانب من جوانب بيئتك ولكن لا يضر المحاولة. من خلال تقليل الانقطاعات أثناء العمل ، يمنحك فرصة أفضل لإكمالها بأكبر قدر ممكن من الفعالية والكفاءة.

يعد الاستثمار في سماعات إلغاء الضوضاء أو تثبيت كتلة وسائط اجتماعية على سطح المكتب أمثلة على الطرق التي يمكنك من خلالها تقليل عوامل التشتيت.

7. تقليل الفوضى

تتمثل إحدى تقنيات التدريب على المهارات التنظيمية البارزة في إنشاء نظام لحفظ المستندات الخاصة بك. سواء كان ذلك في العمل أو في المنزل ، فإننا جميعًا نجمع المستندات التي قد لا نحتاجها حاليًا ولكننا نخشى التخلص منها في حال احتجنا إليها في المستقبل.

يمكن أن يسمح لك وجود نظام منظم بتحديد المستندات الضرورية في أي وقت تحتاجها. كما أنها تحافظ على حمايتهم مما يقلل من فرصة فقدان شيء مهم. ينطبق نظام الملفات هذا على كل من الأعمال الورقية الفعلية والمستندات الرقمية.

8. تنظيم مساحة العمل الخاصة بك

يؤثر مكان عملنا بشكل كبير على كيفية عملنا. إذا كانت لديك مساحة عمل مزدحمة وفوضوية ، فإن فرص عملك بطريقة غير منظمة يمكن أن تكون عالية جدًا.

يضمن الاحتفاظ بمساحة عمل منظمة أنك قادر على الأداء بأكبر قدر من الإنتاجية. لن تضيع الوقت في البحث عن الأشياء التي تم وضعها في غير محلها والعمل في بيئة خالية من الفوضى يمكن أن يكون مهدئًا لعقلك.دعاية

9. تخلص من ما لا تحتاجه

من المعروف أن الفوضى تؤدي إلى التوتر والقلق.^[اثنين]إذا كنت تشعر بالفعل بالإرهاق ، فإن رؤية الفوضى يمكن أن تزيد من هذا الشعور.

التخلص من الأشياء التي لم تعد بحاجة إليها يزيل بيئتك ، ونأمل أن يزيل عقلك أيضًا.

انتهيت من ذلك ملاحظة خفيفة ؟ ارمها بعيدا! البريد الوارد مليء برسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة؟ إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية التي لم تعد تقرأها! كل ما لم تعد بحاجة إليه في حياتك المادية والرقمية ، تخلص منه.

إليك دليل لمساعدتك على التخلص من الفوضى: كيفية التخلص من الفوضى في حياتك وتقليل التوتر (الدليل النهائي)

10. رتب بانتظام

أثناء العمل ، قد يكون من السهل على مكتبك أن يصبح غير مرتب. أنت تركز على العمل ولذا فإن الحفاظ على كل شيء في مكتبك بالترتيب ربما يكون أولوية أقل. لكنه شيء يجب أن تدركه. يمكن أن يضمن القيام بالترتيب المنتظم عدم زيادة الفوضى على مكتبك.

سواء كان ذلك تنظيفًا سريعًا كل يوم ، أو تنظيف عميق كل شهر. إن إدراكك للتنظيم والتكيف مع روتينك سيساعدك على الحفاظ على تنظيمك وتقليل التوتر.

الخط السفلي

يمكّنك امتلاك المهارات التنظيمية من استعادة السيطرة على مهامك عندما تشعر بالإرهاق وتؤدي بشكل أفضل في العمل. يمكن أن تجعلك أكثر إنتاجية ، وأكثر كفاءة ، وبالطبع أكثر تنظيماً.

تذكر أنها ليست ذات قيمة في العمل فقط! بسبب قابليتها للنقل ، يمكن أن تكون مفيدة في مجالات أخرى من حياتك. وفي الحقيقة ، لا يضر أن تكون منظمًا في المنزل واجتماعيًا ، وكذلك في العمل.دعاية

رصيد الصورة المميز: جيف شيلدون عبر unplash.com

المرجعي